2017年會計從業(yè)資格《會計電算化》第四章Excel文件的管理
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Excel文件的管理
Excel文件的管理主要包括新建、保存、關閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。(環(huán)球網(wǎng)校提供Excel文件的管理)
一、Excel文件的新建與保存
1.Excel文件的新建
單擊開始菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務欄中Excel的快捷方式圖標或者通過運行對話框等方式啟動Excel軟件的，系統(tǒng)將自動建立一個新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標題欄中顯示默認的文件名。以打開現(xiàn)成Excel文件方式啟動Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個新的空白工作簿：
(1)按擊快捷鍵Ctr1+N鍵;
(2)打開文件菜單，點擊新建菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;
(3)點擊工具欄中的新建按鈕(Excel 2003為常用工具欄，Excel 2013為快速訪問工具欄)。
2.Excel文件的保存
Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應進行保存。常用方法包括：(1)快捷鍵：另存為F12，彈出另存為對話框。保存Ctr1+S。對于之前已經(jīng)保存過的文件，快捷鍵Ctr1+S鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出另存為對話框。
(2)常用工具欄(適用于Excel 2003)中的保存或另存為;快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)。
(3)文件菜單或選項卡打開保存或另存為。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。
Excel 2003：工具—選項—保存—保存自動恢復信息;
Excel 2013：文件—選項—保存—保存自動恢復信息時間間隔。
二、Excel文件的關閉與打開
1.Excel文件的關閉
可以采用Excel軟件的退出方法來關閉處于打開狀態(tài)的文件。
此外，還可采用以下方法來關閉Excel 文件：
(1)快捷鍵Ctrl+F4關閉當前文件。
(2)文件菜單或選項卡—關閉。
(3)常用工具欄—關閉(Excel 2003);
快速訪問工具欄中—關閉(Excel 2013)。
注意：(1)上述三種方法關閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運行，并可通過按擊Ctr1+N鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。(2)Ctrl+F4和Alt+F4的區(qū)別。
2.Excel文件的打開
打開Excel文件的方法主要有：
(1)直接點擊Excel文件打開。
(2)快捷菜單中打開命令打開。
(3)文件菜單/選項卡—打開。
(4)常用工具欄(適用于Excel 2003)—打開;快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)—打開。
(5)快捷鍵Ctr1+O(字母O)。
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三、Excel文件的保密與備份
1.Excel文件的保密
設置打開權限密碼：輸入正確的密碼才能打開。設置了修改權限密碼：輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。加密方法：文件—另存為—工具—常規(guī)選項—輸入打開密碼和修改密碼。Excel 2013中還可以通過文件—信息—保護工作薄—用密碼進行加密來設置打開權限密碼。
2.Excel文件的備份
Excel軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同，保存位置與原文件保存位置相同，與默認的自動保存文件路徑不同。
文件—另存為—工具—常規(guī)選項—勾選生成備份文件
四、Excel文件的修改與刪除
1.Excel文件的修改
Excel文件的修改通常在已打開的Excel文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。
(1)選擇和新增工作表
鼠標左鍵單擊工作表標簽即可選擇，如果需要同時選擇多個工作表組合，可以使用“Ctrl”或“Shift”進行不連續(xù)多選或連續(xù)多選。
增加工作的方法：①鼠標左鍵單擊追加工作表標簽按鈕(Excel 2013)。②快捷鍵：Shift+F11。③右擊工作表標簽—插入(如工作簿被保護則不能插入)。④菜單欄插入—工作表(Excel 2003);
開始選項卡—單元格—插入—插入工作表(Excel 2013)。
(2)刪除、移動、復制工作表①移動：鼠標拖動工作表標簽。②復制：按住“Ctrl”鍵同時用鼠標拖動。③在不同工作簿中復制或移動工作表：右鍵單擊工作表標簽—移動或復制—選擇目標工作簿。勾選“建立副本”則為復制，不勾選，則為移動。④刪除：右鍵單擊想要刪除的工作表標簽—刪除。注意：工作表一旦被刪除是無法恢復的。
(3)隱藏、顯示工作表
隱藏：右鍵單擊想要隱藏的工作表標簽—隱藏。
顯示：右鍵單擊任意一個工作表標簽—取消隱藏—選擇需要顯示的隱藏工作表。
(4)重命名工作表
?、匐p擊工作表標簽;
②右鍵單擊工作表標簽—重命名。
(5)設置工作表標簽顏色
右鍵單擊工作表標簽—工作表標簽顏色。
Excel 2003還可通過格式—工作表實現(xiàn)重命名、隱藏和顯示、設置工作表標簽顏色。
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(6)選擇單元格
每一個單元格都有一個固定的地址，一個地址只表示一個單元格。如：
“B2”表示位于第B列和第2行交匯處的單元格;
“B2:F9”表示從單元格“B2”到單元格“F9”的整個矩形區(qū)域;
“Sheet1!B6”表示工作表名為“Sheet1”中的“B6”單元格。
注意：單元格名稱框中只顯示活動單元格的地址。
活動單元格是當前正在使用的單元格，在屏幕上用黑色粗框線表示(Excel 2013框線顏色默認為綠色)，活動單元格的地址會在地址欄中顯示，此時輸入的數(shù)據(jù)會被保存在該單元格中，每次只能有一個單元格是活動的。
多個連續(xù)的單元格區(qū)域中，該區(qū)域左上方第一個以白色顯示的單元格為當前活動單元格，多個不連續(xù)的單元格區(qū)域中，最后一個被選中的以白色顯示的單元格為當前活動單元格。
選擇單元格的方法主要有以下幾種：
?、僮箧I單擊目標單元格。
?、诎醋∈髽俗箧I拖動可連續(xù)選擇單元格區(qū)域。
?、圻x擇某個單元格，按住“Shift”鍵同時選擇另一個單元格，即可選擇這兩個單元格為對角線的矩形區(qū)域;按住“Ctrl”鍵同時選擇另一個單元格可以同時選中不連續(xù)的單元格或區(qū)域。
?、軉螕粜刑柣蛄袠?，可選擇該行或該列上的所有單元格。
⑤單擊全選按鈕或按“Ctrl+A”，可選中該工作表中所有單元格，
(7)修改單元格
單個單元格數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當前單元格或其對應的編輯欄中進行。
(8)合并、刪除單元格
合并：選擇多個需要合并的單元格(至少兩個，且連續(xù))，選中的單元格將在合并后的單元格中居中顯示，但只保留合并前左上角單元格中的數(shù)據(jù)。
取消合并：與合并操作相同;Excel只允許對合并后的單元格進行取消合并。
刪除：選中需要刪除的單元格
?、匍_始—單元格—刪除，可選擇刪除單元格、刪除工作表行、刪除工作表列、刪除工作表，
②右鍵單擊單元格—刪除，在彈出的對話框中，選擇單元格刪除范圍(右側(cè)單元格左移、下方單元格上移、整行、整列)即可。
注意：選中單元格后，按“Delete”鍵表示刪除單元格中輸入的內(nèi)容，單元格仍未刪除。
(8)隱藏、顯示單元格
如不想將表格中某行或某列的重要數(shù)據(jù)信息外泄，可以將數(shù)據(jù)所在的行或列隱藏起來，待需要時再將其重新顯示。
隱藏：右鍵單擊需要隱藏的行號或列標—隱藏。
顯示：右鍵單擊任意行號或列號—取消隱藏。
Excel中只能隱藏整行或整列單元格，不能隱藏單個單元格。
2.Excel文件的刪除
Excel文件的刪除方法包括：
(1)快捷鍵：De1ete;
(2)右鍵點擊要刪除的Excel文件—刪除。
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