2013年咨詢工程師《項(xiàng)目組織與管理》要點(diǎn)(62)

　　(二)與管理層和顧客進(jìn)行溝通$lesson$

　　成功的項(xiàng)目管理人員可以滿足利害關(guān)系者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害關(guān)系者中，管理層和顧客應(yīng)排在名單的最前面。項(xiàng)目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

　　(1)誰需要哪些信息，原因是什么;

　　(2)他們需要信息的詳細(xì)程度如何，需要的頻率是多少;

　　(3)當(dāng)與管理層和顧客溝通時(shí)，你的目標(biāo)是什么，達(dá)成目標(biāo)的最好媒介是什么。

　　對(duì)上述問題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通，從他們那里獲得及時(shí)的決策和支持。與管理層和顧客就困難進(jìn)行溝通的最好方式就是，把事實(shí)呈現(xiàn)給他們。當(dāng)項(xiàng)目延期或超出預(yù)算時(shí)，問題發(fā)現(xiàn)得越早就越容易解決。

　　二、工程項(xiàng)目溝通管理的特征

　　1.復(fù)雜性

　　在工程項(xiàng)目建設(shè)周期的各階段中，項(xiàng)目的各相關(guān)方在所建立的組織模式下不僅要進(jìn)行組織間的相互溝通，還要與政府有關(guān)機(jī)構(gòu)、公司、企業(yè)、居民等進(jìn)行有效的溝通，同時(shí)由于項(xiàng)目各相關(guān)方的利益和角色不同，溝通的途徑、方式方法與技巧也千差萬別。另外，由于工程項(xiàng)目一次性的本質(zhì)特點(diǎn)，使項(xiàng)目所建立的管理組織也具有臨時(shí)性，所有這些都注定了工程項(xiàng)目溝通的復(fù)雜性。

　　2.系統(tǒng)性

　　工程項(xiàng)目建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，工程項(xiàng)目建設(shè)的各階段將會(huì)全部或局部地涉及社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多方面，對(duì)生態(tài)環(huán)境、能源將產(chǎn)生或大或小的影響，這就決定了工程項(xiàng)目溝通管理應(yīng)從整體利益出發(fā)，運(yùn)用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進(jìn)行有效的管理。

　　三、工程項(xiàng)目溝通的重要性

　　有效的溝通對(duì)工程項(xiàng)目的成功極為重要。要科學(xué)地實(shí)施對(duì)工程項(xiàng)目的組織、計(jì)劃、控制和協(xié)調(diào)，就需要有效的溝通。溝通的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　(1)為項(xiàng)目的決策和計(jì)劃提供信息。項(xiàng)目的相關(guān)各方通過工程項(xiàng)目內(nèi)外部環(huán)境之間有關(guān)信息的溝通，獲得對(duì)自己有價(jià)值的信息，并依據(jù)這些有價(jià)值的信息進(jìn)行項(xiàng)目的決策和計(jì)劃。

　　(2)作為組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。在工程項(xiàng)目管理組織內(nèi)部，沒有好的信息溝通，情況不明就無法實(shí)施科學(xué)的管理。只有通過信息溝通，掌握工程項(xiàng)目組織內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高工程項(xiàng)目組織的效能。

　　(3)是改善人際關(guān)系，構(gòu)建項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必不可少的條件。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人之間的沖突，改善人與人、人與組織之間的關(guān)系。

　　(4)是項(xiàng)目管理人員成功進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段。項(xiàng)目管理人員通過各種途徑將意圖傳遞給下級(jí)人員并使下級(jí)人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級(jí)人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，工程項(xiàng)目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致工程項(xiàng)目混亂甚至工程項(xiàng)目失敗。因此，工程項(xiàng)目管理人員的溝通能力與領(lǐng)導(dǎo)過程的成功性關(guān)系極大。

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