2013年咨詢工程師《項(xiàng)目組織與管理》要點(diǎn)(60)

　　四、項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)的基本做琺$lesson$

　　1.對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施效果進(jìn)行檢查，收集測(cè)量數(shù)據(jù)

　　績(jī)效目標(biāo)一旦建立，所有項(xiàng)目管理人員應(yīng)了解這些目標(biāo)，并按要求定期進(jìn)行績(jī)效測(cè)量和整理，對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行檢查。項(xiàng)目檢查主要包括狀態(tài)檢查和工作過(guò)程檢查兩方面內(nèi)容。項(xiàng)目的狀態(tài)檢查，主要檢查項(xiàng)目的績(jī)效是否達(dá)到要求，項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)，以及項(xiàng)目管理的范圍是否正確;項(xiàng)目的工作過(guò)程檢查，重點(diǎn)在于檢查項(xiàng)目管理工作開(kāi)展得如何，現(xiàn)在做得是否滿足要求，有哪些問(wèn)題需要改進(jìn)。

　　2.對(duì)檢查結(jié)果和測(cè)量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析和預(yù)測(cè)，制訂必要的改進(jìn)措施

　　分析和預(yù)測(cè)要緊緊圍繞項(xiàng)目總體目標(biāo)要求進(jìn)行。例如，某單項(xiàng)工程計(jì)劃年底完成，施工高峰期在2―11月，5月底按計(jì)劃完成工作量40%，費(fèi)用應(yīng)開(kāi)支40%，但實(shí)測(cè)結(jié)果，到5月底工作量只完成35%，費(fèi)用開(kāi)支達(dá)到40%。這種情況說(shuō)明，工期拖了半個(gè)月，費(fèi)用額度沒(méi)有超過(guò)規(guī)定，但由于工作量少完成5%，實(shí)際上預(yù)算超支5%。根據(jù)檢查結(jié)果，管理人員就應(yīng)認(rèn)真分析拖期和超支的原因，研究采取哪些措施，可否通過(guò)今后6個(gè)月的努力把半個(gè)月時(shí)間搶回來(lái)，超支的5%費(fèi)用能否節(jié)約下來(lái)。如果經(jīng)過(guò)采取措施，預(yù)計(jì)工期可以搶回10天，費(fèi)用可以節(jié)省2%，就需進(jìn)一步研究拖期5天對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度是否會(huì)產(chǎn)生影響，影響有多大，還有3%的費(fèi)用能否在不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)中得到解決。

　　3.編寫工程項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告

　　工程項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告是對(duì)工程項(xiàng)目執(zhí)行“期間”的關(guān)鍵指標(biāo)、目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)和設(shè)想等因素進(jìn)行監(jiān)控的結(jié)果，是對(duì)工程項(xiàng)目能否獲得圓滿成功的早期預(yù)警，能夠及時(shí)反映出某一時(shí)間點(diǎn)上的工程項(xiàng)目執(zhí)行狀態(tài)、問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。

　　工程項(xiàng)目計(jì)劃和工作成果是績(jī)效報(bào)告輸入的重要內(nèi)容，績(jī)效報(bào)告的主要內(nèi)容包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、預(yù)測(cè)和變更申請(qǐng)。

　　狀態(tài)報(bào)告介紹工程項(xiàng)目在某一特定時(shí)間點(diǎn)上所處的位置，它要說(shuō)明的是從達(dá)到范圍、時(shí)間和費(fèi)用目標(biāo)上講工程項(xiàng)目當(dāng)前所處的狀態(tài)。已經(jīng)花費(fèi)了多少資金?完成某項(xiàng)任務(wù)要多久?工作是否如期完成?工程項(xiàng)目是否在進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算之內(nèi)?應(yīng)對(duì)關(guān)鍵任務(wù)，特別是關(guān)鍵路徑上的那些任務(wù)進(jìn)行報(bào)告。對(duì)具有高技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的任務(wù)應(yīng)予以特別注意，對(duì)那些工程項(xiàng)目管理人員僅能進(jìn)行有限控制的外部廠商、分包商等進(jìn)行的任務(wù)也應(yīng)予以特別注意。狀態(tài)報(bào)告根據(jù)相關(guān)人員的需要有不同的格式。

　　進(jìn)展報(bào)告介紹工程項(xiàng)目組織在某一特定期間內(nèi)所完成的工作。許多工程項(xiàng)目的做法是要每位工程項(xiàng)目成員準(zhǔn)備一份月度進(jìn)展報(bào)告，有時(shí)是每周進(jìn)展報(bào)告，工程項(xiàng)目經(jīng)理以從各個(gè)成員那里收集的信息為基礎(chǔ)完成統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告。

　　工程項(xiàng)目預(yù)測(cè)是在過(guò)去資料和發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，預(yù)測(cè)工程項(xiàng)目未來(lái)的狀態(tài)和進(jìn)度。根據(jù)當(dāng)前的進(jìn)展情況，預(yù)計(jì)完成工程項(xiàng)目要多長(zhǎng)時(shí)間，完成工程項(xiàng)目需要多少資金，預(yù)計(jì)的進(jìn)度、費(fèi)用、績(jī)效或范圍是否存在重大偏差，目前存在和今后可能發(fā)生哪些問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)采取哪些措施加以改進(jìn)。

　　編寫績(jī)效報(bào)告前，另一種常用的方法是召開(kāi)狀態(tài)評(píng)審會(huì)議，這是一種很好的辦法，它能更廣泛地集中信息，集思廣益對(duì)重要的工程項(xiàng)目問(wèn)題進(jìn)行面對(duì)面的討論。許多工程項(xiàng)目管理人員每月召開(kāi)狀態(tài)評(píng)審會(huì)議來(lái)交換重要項(xiàng)目信息，激勵(lì)職員在自己負(fù)責(zé)的工程項(xiàng)目部分上取得進(jìn)展。同樣的，許多高級(jí)經(jīng)理召開(kāi)月度或季度的狀態(tài)評(píng)審會(huì)議，會(huì)上工程項(xiàng)目管理人員需要匯報(bào)綜合的狀態(tài)信息。

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