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Excel在業(yè)務數(shù)據(jù)整理中的一些應用技巧

更新時間:2015-06-02 15:06:30 來源:|0 瀏覽0收藏0

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摘要 環(huán)球整理的關于Excel在業(yè)務數(shù)據(jù)整理中的一些應用技巧,希望對大家有所幫助,更多資料敬請關注環(huán)球會計實訓頻道!

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  一、用連字符“&”來合并文本

  我們在整理數(shù)據(jù)時,有時會想將多列內容合并到一列中,如A列為單位,B列為科室,目的是將A、B列合并到一列中去,這時一個連字符“&”就能完成(假定C、D列為空):

  1.在C1單元格中輸入公式“=A1&B1”;

  2.將公式復制到整個C列;

  3.將C列數(shù)據(jù)復制到D列,粘貼時執(zhí)行“選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項;

  4.將A、B、C列刪除,完成合并工作。

  二、文本格式日期轉換為日期格式

  比如在審計中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄,發(fā)放時間為文本格式如“2011.6”(2011年6月),無法計算發(fā)放對象領取年齡,可以通過以下方法轉換:

  1.用查找替換功能將“?!比刻鎿Q為“-”,系統(tǒng)會自動將格式轉換為日期格式Jun-11:

  2.右擊選定單元格,選“設置單元格格式”,在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”,在窗口右框中選擇所需格式。

  三、快速刪除空行

  整理數(shù)據(jù)后,往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行,手工找出刪除非常不便,這時可以使用篩選功能實現(xiàn):1.在表頭插入一空行,然后選擇表中所有的行,單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選”命令,在每一列的頂部,從下拉列表中選擇“空白”:2.選中所有空行,刪除。

  四、禁止復制隱藏列中的數(shù)據(jù)

  如果復制一個包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后把它粘貼到一個新的工作表,那么Excel會自動把隱藏列也粘貼過來。要想避免這種情況,可以選取要復制的數(shù)據(jù)區(qū)域,然后選擇“編輯→定位”命令,單擊“定位條件”按鈕,出現(xiàn)“定位條件”對話框,選中“可見單元格”選項,再復制和粘貼就會得到所希望的結果。

  五、文本格式的數(shù)字轉換為數(shù)字格式

  在工作中,經(jīng)常會碰到一些通過文本文件或其它財務、業(yè)務管理軟件的數(shù)據(jù)導入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的,即使是重新設置單元格格式為數(shù)字也無濟于事。有一個辦法可以快速地將這些文字轉變回數(shù)字:

  1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”;

  2.選中該單元格,執(zhí)行“復制”命令,再選中所要轉換的單元格,選擇“選擇性粘貼”中“乘”,文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式(文本格式默認左對齊,數(shù)字格式默認右對齊)。

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