北京會計(jì)證《電算化》第五章第一節(jié)系統(tǒng)管理講義
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第五章 會計(jì)軟件操作
第一節(jié) 系統(tǒng)管理
一、概述
系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，具體包括一下幾個方面：
1.賬套管理。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
2.年度賬管理。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。
3.操作員及其權(quán)限管理。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限等。
二、啟動和注冊系統(tǒng)管理
(一)啟動和注冊系統(tǒng)管理
系統(tǒng)允許以兩種身份進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份;二是以賬套主管的身份。
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。
賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。
(二)設(shè)置操作員
設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。
1.增加操作員
增加操作員時(shí)，必須指定操作員編號、姓名、定義并確認(rèn)操作員口令。
(1)操作員編號(ID)：用來標(biāo)識所設(shè)置的操作員，操作員編號必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù);
(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統(tǒng)時(shí)的用戶名，內(nèi)容不能為空;
(3)部門：即操作員所屬部門，部門內(nèi)容可以不填;
(4)口令：即操作員登錄系統(tǒng)時(shí)使用的口令。
2.修改或刪除操作員
設(shè)置的操作員一旦登錄過系統(tǒng)，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對未啟用的操作員進(jìn)行，另外還可以設(shè)置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無效)狀態(tài)。
例題：
以賬套主管的身份注冊系統(tǒng)管理時(shí)，不能進(jìn)行的操作是( )。(單選)
A.建立賬套 B.修改賬套
C.年度賬清空 D.年度賬引入
答案：A。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。建立賬套是系統(tǒng)管理員的權(quán)限。
三、建立賬套
建立賬套，就是指使用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套帳簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。
首次使用系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。
(一)設(shè)置賬套信息
1.賬套號：用來輸入新賬套的編號，賬套號為3位，唯一且必須輸入。
2.賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。
3.賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑。
4.啟用會計(jì)期：新設(shè)置賬套被啟用的時(shí)間。
5.會計(jì)期間：會計(jì)期間是指確定會計(jì)月份的起始日期和結(jié)帳日期。
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(二)設(shè)置單位信息
單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等信息。
(三)確定核算類型
用于記錄本單位的基本核算信息，包括：
1.本位幣代碼：用來輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。
2.本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。
3.賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。
4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩張類型，必須選擇輸入。
5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。
6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則選中該項(xiàng)。
(四)確定分類信息。
如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較多，通常對它們進(jìn)行分類核算。如果目前無法確定，則可以待啟動購銷存系統(tǒng)時(shí)再進(jìn)行設(shè)置。
(五)確定編碼方案
編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次，每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。
(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精度
數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價(jià)等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價(jià)小數(shù)位數(shù)。
(七)系統(tǒng)啟用
在建立賬套時(shí)，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。
例題：
賬套號是區(qū)別不同賬套的唯一標(biāo)識。( )(判斷)
答案：√。賬套號是用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一，且必須輸入。
四、設(shè)置操作員權(quán)限
操作員權(quán)限設(shè)置功能是對已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。兩者權(quán)限有所區(qū)別。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。提示：
1.一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。
2.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除。
例題：
賬套主管可以對所有賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。( )(判斷)
答案：×。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對各個賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。注意兩者的區(qū)別。
【練習(xí)題】
1、 賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時(shí)也有類似手工的建賬工作，這就是(D)。
A. 設(shè)置會計(jì)科目 B.設(shè)置帳套 C.設(shè)置憑證類別 D.系統(tǒng)初始設(shè)置
2、 賬務(wù)系統(tǒng)中帳套號設(shè)置的最重要要求是(B)。
A. 只能用兩位數(shù)字 B.賬套號不能重復(fù) C.只能用兩位字符 D.可以任意設(shè)置
3、 賬務(wù)系統(tǒng)中，建成后，(B)參數(shù)可以修改。
A.啟用日期 B.單位名稱 C.編碼規(guī)則 D.采用的會計(jì)制度日期
4、 賬務(wù)處理系統(tǒng)中，建賬時(shí)間設(shè)定后，可以在次年重新修訂。(X)
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