北京會計證《電算化》第四章第三節(jié)文字表格編輯操作講義

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　　第三節(jié) 文字表格編輯操作

　　【學習目的與要求】

　　通過本節(jié)的學習，要求了解漢字系統(tǒng)的基本知識，掌握漢字輸入的方法;掌握字處理軟件Word 2000的啟動退出方法、窗口的基本組成，掌握Word 2000的文字編輯操作,以及字符、段落排版操作，能獨立完成文字錄入、格式編輯、頁面設置和預覽輸出等實際上機操作;掌握Word表格的創(chuàng)建方法，能夠熟練地對表格進行編輯，并且掌握表格中數(shù)據(jù)的計算方法。

　　【內容講解】

　　一、漢字系統(tǒng)的基本知識

　　(一)漢字編碼

　　1.輸入碼(外碼)

　　漢字輸入碼(外碼)是指用戶從鍵盤上鍵入漢字時所使用的漢字編碼。漢字輸入碼應盡可能做到便于記憶、編碼短、編碼應與漢字有較好的對應，以便減少重碼率。常用的輸入碼有區(qū)位碼、首尾碼、拼音碼、智能ABC、王碼拼音、五筆字形碼等。

　　2.內碼(機內碼、漢字存儲碼)

　　內碼是計算機系統(tǒng)內部用來表示中、西文信息的代碼，漢字內碼主要用來對漢字進行存儲、運算和編碼的，它通常是用其存放在漢字字庫中的物理位置表示。

　　3.交換碼(國標碼)

　　計算機與其他系統(tǒng)或設備之間交換漢字信息的標準編碼稱為漢字交換碼，又稱國標碼。

　　4.輸出碼(漢字字形碼、漢字字模碼)

　　漢字輸出碼的作用是輸出漢字，對漢字字形經過點陣的數(shù)字化后形成的一串二進制稱為漢字輸出碼。

　　(二)漢字字形的數(shù)字化與漢字庫

　　1.漢字字形的數(shù)字化

　　描述字符(包括漢字)字形的方法主要有兩種：點陣字形和輪廓字形。一般來說，表現(xiàn)漢字時使用的點陣數(shù)越高，則漢字字形的質量越好，每個漢字點陣的存儲容量也越大。

　　2.漢字庫

　　全部漢字字形的集合稱為漢字庫。目前我國的漢字系統(tǒng)一般都使用國標GB2312-80規(guī)定的兩級常用漢字建立漢字庫。

　　(三)漢字的顯示方式

　　1.字符方式

　　在處理漢字時，直接用內碼傳送和處理的絞澆兇鱟址?絞健?/P>

　　2.圖形方式

　　在顯示或打印漢字時，直接把漢字的字模點陣信息傳送到輸出設備的輸出方式叫做圖形方式。

　　3.全角和半角

　　所謂半角字符是指在存儲和輸出時占用一個標準字符位(即一個字節(jié))的字符。ASCII碼表中所有的英文字母即符號都是半角字符。全角字符一般要占兩個標準字符位，所有漢字和漢字國標碼表內的圖形符號、英、日、俄、羅馬字母等都屬于全角字符。

　　二、漢字輸入方法

　　(一)漢字輸入方法概述

　　1.鍵盤輸入

　　利用鍵盤輸入漢字的漢字輸入方法，按照編碼原理主要分為以下幾種類型：數(shù)字碼、拼音碼、字形碼、以發(fā)音為主以字形為輔的音形碼和以字形為主以發(fā)音為輔的形音碼。

　　1)數(shù)字碼：將待編的碼的漢字集以一定的規(guī)則排序后，依次逐個賦予相應的數(shù)字串作為漢字輸入代碼。區(qū)位碼和電報碼屬于數(shù)字碼。

　　2)拼音碼：以漢語拼音方案為基礎的輸入方法。

　　3)字形碼：根據(jù)漢字形狀確定的編碼，五筆字形輸入法和鄭碼輸入法屬于字形碼。

　　4)其他輸入方法：音形碼、形音碼

　　2.非鍵盤輸入

　　目前主要有三種方法：一是利用漢字識別技術，通過特制書寫筆在感應板上書寫漢字并輸入計算機的方法，稱為筆輸入法;二是利用語音識別技術，通過口說來輸入漢字的方法，稱為語音輸入法;三是掃描識別輸入技術，即將打印或書寫在紙上的漢字通過掃描儀輸入計算機，再通過相應的軟件處理后轉換成漢字機內碼。

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　　(二)中文輸入法的選擇

　　中文Windows操作系統(tǒng)為用戶提供了多種鍵盤輸入方式，它們分別是微軟拼音輸入法、智能ABC輸入法、全拼輸入法等。

　　使用 Ctrl+Shift可以在系統(tǒng)提供的漢字輸入方法之間切換。當不斷地按下這個復合鍵時，系統(tǒng)將在各種輸入方法之間循環(huán)切換，當出現(xiàn)需要的漢字輸入法后，停止按鍵即可。另外還可以單擊語言欄圖標，在彈出的輸入法菜單中選擇需要的輸入法。

　　使用 Ctrl+Space可以實現(xiàn)中英文輸入的快速切換。

　　使用Shift+Space可以實現(xiàn)全角和半角輸入的狀態(tài)切換。

　　使用 Ctrl+。(句號)可以實現(xiàn)切換中英文標點。

　　(三)智能ABC輸入法

　　1.智能ABC輸入法簡介

　　智能ABC輸入法又稱標準輸入法，是以漢語拼音為基礎的，可以很方便地輸入常用詞組，是一種快速實用的漢字輸入法。該輸入法完全遵循標準漢語拼音方案，具有操作簡便、自動造詞、智能處理等特點，并且把對漢字單字的頻度調整和對詞組的智能記憶處理有機結合起來。用戶只要懂得漢語拼音就可以揮灑自如地在計算機上輸入漢字和詞組。

　　2. 智能ABC輸入法操作

　　(1)輸入單字

　　在標準輸入狀態(tài)下直接輸入漢字單字地小寫字母可輸入單個字

　　(2)輸入詞組

　　輸入詞組時只要逐個輸入每個單字的拼音碼即可，中間不必加空格;輸入詞組還可以采取省去韻母地輸入方法。能夠只用聲母來輸入漢字或詞組是標準輸入法的優(yōu)點。

　　(3)自動造詞

　　標準輸入法提供了造詞功能。它是用直接選擇重碼的方式，通過確定已輸入的各個音節(jié)所有單字進行造詞，待詞組中所有單字都選擇完畢后，系統(tǒng)自動將其作為記憶詞組存入詞庫，之后就可以與輸入基本詞一樣使用該詞組了。

　　(4)輸入特殊字符

　　Windows提供了13種軟鍵盤。利用軟鍵盤可以輸入希臘字母、俄文字母、注音符號、拼音符、日文、標點符號、數(shù)字序號、特殊符號等。

　　三、文字編輯操作

　　(一)字處理軟件的啟動和退出

　　1、啟動Word

　　啟動Word的方法有多種形式，使用以下任意一種方法都可以啟動Word。

　　(1)從“開始”菜單啟動Word

　　(2)從桌面的快捷方式啟動Word

　　(3)利用Word文檔文件啟動Word

　　2、退出Word

　　要關閉Word應用程序，可選擇下列任何一種方法：

　　(1)單擊“文件”菜單中的“退出”命令

　　(2)單擊Word窗口標題欄的“關閉”按鈕

　　(3)雙擊Word窗口標題欄左上角的控制按鈕

　　(二)字處理軟件窗口的基本組成

　　Word 2000窗口主要包括標題欄、菜單欄、工具欄、文檔編輯區(qū)，以及狀態(tài)欄等要素。

　　1. 標題欄

　　標題欄包含控制菜單框、應用程序名Word、文檔名，以及最小化、最大化和關閉按鈕。

　　2. 菜單欄

　　菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、表格、窗口和幫助菜單項，他們包含了Word中所需要的絕大部分操作命令。

　　3. 工具欄

　　工具欄中包含了一些常用命令所對應的操作按鈕，當鼠標指針指向工具欄的某個按鈕時，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕將執(zhí)行其所對應的命令。

　　4. 標尺

　　在普通視圖方式下，Word僅顯示水平標尺，在頁面視圖或打印預覽方式下，Word既顯示水平標尺也顯示垂直標尺。

　　5. 滾動條

　　Word提供了水平和垂直兩種滾動條，使用滾動條可以快速查看文檔。

　　6. 狀態(tài)欄

　　狀態(tài)欄在Word窗口的底部，用于顯示光標插入點所在位置的信息，以及命令的簡要描述等狀態(tài)信息。

　　7. 文本編輯區(qū)

　　文本編輯區(qū)用來顯示正在編輯的文檔，是用戶進行文本輸入、編輯、格式編排等的區(qū)域。在文本區(qū)中有兩個主要符號：插入點和段落標記。

　　8. 選取區(qū)

　　選取區(qū)是用來快速選定文本內容的區(qū)域，位于文檔編輯區(qū)左側的空白區(qū)域。

　　例題：

　　Word中顯示/隱藏工具欄的操作可以通過菜單(D)實現(xiàn)。

　　A.窗口 B.編輯 C.文件 D.視圖

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　　(四)函數(shù)

　　1、函數(shù)的形式

　　函數(shù)的形式如下：

　　函數(shù)名([參數(shù)1]，[參數(shù)2]……)。函數(shù)名后緊跟括號，括號內可以有一個或多個參數(shù)，各個參數(shù)間用逗號分隔，也可以沒有參數(shù)。例如SUM(A2:A3,C4:D5),表示求2個區(qū)域中共6個數(shù)據(jù)的和。

　　2、常用函數(shù)

　　(1)求和函數(shù)SUM。

　　格式：SUM(number1,number2,…)。其中number1,number2等參數(shù)可以是數(shù)值、單元地址或區(qū)域。SUM函數(shù)最多可以有30個參數(shù)。

　　(2)求平均函數(shù)AVERAGE。

　　格式：AVERAGE(number1,number2,…)。其中number1,number2等參數(shù)可以是數(shù)值、單元地址或區(qū)域。

　　(3)求最大值函數(shù)MAX。

　　格式：MAX(number1,number2,…)。

　　(4)求最小值函數(shù)MIN。

　　格式：MIN(number1,number2,…)。

　　(5)條件函數(shù)。

　　格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)。

　　函數(shù)的輸入

　　3、函數(shù)的輸入

　　可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數(shù)”按鈕來實現(xiàn);可以通過“插入 / 函數(shù)”菜單命令來實現(xiàn);也可以直接在單元格中輸入。注意輸入時必須以“=”開頭。

　　(三)文檔的輸入與編輯

　　1. 創(chuàng)建新文檔

　　(1)啟動時自動創(chuàng)建

　　(2)利用“常用”工具欄“新建”按鈕新建文檔

　　(3)利用“文件”菜單中的“新建”按鈕新建文檔

　　2. 保存文檔

　　(1)單擊“常用”工具欄中的“保存”按鈕

　　(2)單擊“文件”菜單中的“保存”命令

　　(3)使用快捷鍵Ctrl+S

　　3. 打開文檔

　　(1)單擊“常用”工具欄中的“打開”按鈕

　　(2)單擊“文件”菜單中的“打開”命令

　　(3)雙擊要打開的文件

　　(4)打開多個文檔，使用Shift鍵或Ctrl鍵

　　4. 文檔的編輯(輸入、刪除、修改、移動、復制)

　　(1)光標的移動

　　用鼠標移動光標或用鍵盤移動光標

　　(2)文本的輸入和插入

　　注意插入操作時“改寫”按鈕的狀態(tài)

　　(3)文本的選取

　　可以用鼠標也可以用鍵盤。用鼠標最簡單的方法是將鼠標指針移到要選取文本的開始位置，按住鼠標左鍵拖動，鼠標拖過地方所有的文本都被選中。選定文本后，要取消對它的選定，可以在鍵盤上單擊任何一個方向鍵，或者按Esc鍵，或者用鼠標單擊文檔的任何位置。

　　(4)文本的移動、復制和刪除

　　移動：一種方法是通過剪切(Ctrl+X)、粘貼來實現(xiàn)，另一種方法是按鼠標左鍵直接拖動;

　　復制：一種方法是復制(Ctrl+C)到剪貼板再粘貼，另一種方法是按住Ctrl鍵拖動選中的文稿;

　　刪除：先選取，再按Delete鍵或Backspace鍵。

　　(5)文本的查找、替換和定位

　　①在文檔中查找和替換：單擊“編輯”菜單的“查找”命令，打開“查找”對話框，在“查找內容”框中輸入要查找的文字，單擊“替換”標簽，打開“替換”選項卡，在“替換為”框中輸入要替換的內容，單擊“替換”或“全部替換”按鈕。

　?、谠谖臋n中快速定位：單擊“編輯”菜單的“定位”命令，彈出“查找和替換”對話框的“定位”選項卡，然后通過頁號、節(jié)、行等條件來進行定位。

　　(6)撤銷和恢復操作

　　①單擊“編輯”菜單中的“重復”或“撤銷”命令;

　?、趩螕舫Ｓ霉ぞ邫诘摹俺蜂N”或“恢復”按鈕;

　　③按快捷鍵Ctrl+Z(撤銷)和Ctrl+Y(重復)。

　　(四)排版操作

　　1.設置字符格式

　　字符格式設置包括字體、字號、字形的設置及對字符的各種修飾。

　　(1)利用“格式”菜單設置字符格式

　　(2)利用“格式”工具欄上的命令按鈕設置字符格式

　　Word中字形、字體、字號的默認設置為常規(guī)、宋體、5號，英文字體為“Times New Roman”。

　　2.設置段落格式

　　通過設置段落格式可以改變段落的外觀。段落格式設置主要包括段落的縮進和對齊、行間距和段間距等。

　　(1)文字對齊：單擊“格式”工具欄上的“兩端對齊”、“居中”、“右對齊”或“分散對齊”工具按鈕?；蛘邌螕簟案袷健辈藛沃械摹岸温洹泵?，在彈出的“段落”對話框中的“對齊方式”中設置。

　　(2)段落縮進：利用水平標尺中的縮進標記設置;利用“格式”工具欄上的“增加縮進量”和“減少縮進量”按鈕設置;利用“段落”對話框設置;取消縮進時，選定段落后在選項卡“特殊格式”框中選擇“無”。

　　(3)行距的設置：使用“段落”對話框中“縮進和間距”標簽中的“行距”功能可設置行距。系統(tǒng)的默認設置為單倍行距。

　　(二)在表格中移動光標

　　1. 用鼠標操作

　　用鼠標單擊目標單元格

　　2. 用鍵盤操作

　　用組合鍵在表格內移動插入點

　　移動的位置組合鍵移動的位置組合鍵

　　行中下一單元格Tab前一行上箭頭

　　行中前一單元格Shift+Tab下一行下箭頭

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