全國會計證《會計基礎(chǔ)》第九章第二節(jié)會計檔案保管講義
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第二節(jié) 會計檔案保管
一、會計檔案的歸檔
各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，整理立卷、裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會計檔案，會計年度終了，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管;未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在財務(wù)會計部門內(nèi)部指定專人保管。
移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)會同會計機構(gòu)有關(guān)人員和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
三個永久：年度財務(wù)報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀請冊。
現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬保管25年。
固定資產(chǎn)卡片是在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。
其余憑證、賬、報表保管期限是15年。
三、會計檔案的查閱和復(fù)制
(一)會計檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計檔案不得借出，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。
(二)會計檔案的交接
單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、會計檔案的銷毀
(一)會計檔案的銷毀程序和辦法
1.由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，共同鑒定和審查，提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，并列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
2.單位負責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。
4.監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告(一式兩份)，一份報告本單位負責(zé)人，另一份歸入檔案備查。
(二)保管期滿但不得銷毀的會計檔案
1.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。對于單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
2.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
【例題?單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為( )。
A.5年 B.10年
C.15年 D.25年
『正確答案』C
【例題?單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是( )。
A.現(xiàn)金日記賬 B.現(xiàn)金總賬
C.應(yīng)收賬款總賬 D.固定資產(chǎn)總賬
『正確答案』A
【例題?多選題】企業(yè)應(yīng)永久保存的有( )。
A.年度財務(wù)報告
B.現(xiàn)金日記賬
C.原始憑證
D.會計檔案保管清冊
『正確答案』AD
『答案解析』需要永久保存的會計檔案有會計檔案銷毀清冊、年度財務(wù)報告及會計檔案保管清冊。
編輯推薦:
全國會計證《會計基礎(chǔ)》第八章第一節(jié)財務(wù)會計報告概述講義
全國會計證《會計基礎(chǔ)》第八章第二節(jié)資產(chǎn)負債表講義
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