2009年咨詢(xún)工程師考試：項(xiàng)目管理中的溝通管理（二）

　　二、有效的溝通方法

　　要增加溝通成功的可能性，使項(xiàng)目工作能按計(jì)劃正常的開(kāi)展，就必須注意使用有效的溝通方法。溝通方法分為以下幾種：

　　。書(shū)面、口頭

　　。會(huì)議、郵件、視頻、電話(huà)

　　。正式、非正式

　　在實(shí)際操作當(dāng)中，沒(méi)有一定之規(guī)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)具體情況，采取不同的方式，最終目標(biāo)就是要達(dá)到最好的溝通效果。從中心目前使用頻率最高的會(huì)議、郵件、視頻和電話(huà)幾種溝通方式來(lái)講，我認(rèn)為如果問(wèn)題緊急，那么視頻或者直接面對(duì)面溝通是最有效的。如果需要一個(gè)切實(shí)的承諾，那么郵件溝通無(wú)疑是首選。這其中就涉及到高效的文字(郵件)溝通策略問(wèn)題。

　　一封郵件的內(nèi)容一般包含三部分，標(biāo)題、內(nèi)容和格式。標(biāo)題是一封郵件的點(diǎn)睛之筆，是整個(gè)郵件的主旨的概括;內(nèi)容則是表達(dá)訴求的具體描述;而格式則是郵件的外在包裝，使其具體鮮明的特征。一封高效的電子郵件一般具有以下特征：簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、清晰、發(fā)送給必要的人、有序的附件。這里面有幾點(diǎn)我認(rèn)為需要注意：

　　。簡(jiǎn)明扼要：簡(jiǎn)潔的郵件將更易于對(duì)方閱讀和回復(fù)。傳達(dá)信息時(shí)應(yīng)注意-“抓住重點(diǎn)，杜絕重復(fù)”;

　　。明確需要收件人要做什么：否則，寫(xiě)明僅供參考;

　　。內(nèi)部溝通的郵件也不可以隨意：簡(jiǎn)潔、有條理的郵件帶來(lái)更高的處理效率;。盡量在正文中說(shuō)清楚問(wèn)題：正文闡述要表達(dá)的觀點(diǎn)，附件起補(bǔ)充作用，附件要寫(xiě)清標(biāo)題;

　　。最后一步填寫(xiě)收件人：為避免誤操作，最后一步再選擇收件人;

　　。發(fā)件前的再次確認(rèn)：檢查收件人、語(yǔ)句、表達(dá)的是否清楚，是否有歧義，是否帶有個(gè)人情緒化色彩，最后重讀一遍，無(wú)誤后發(fā)出。

　　溝通是人際之間傳遞信息的過(guò)程，它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的。要做好項(xiàng)目每個(gè)階段的工作，達(dá)到預(yù)期的效果，就必須在項(xiàng)目組內(nèi)部以及項(xiàng)目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準(zhǔn)確的傳遞信息從而達(dá)到各成員的協(xié)調(diào)一致;使項(xiàng)目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所做的貢獻(xiàn);通過(guò)廣泛和深入的溝通，找出項(xiàng)目管理的問(wèn)題，預(yù)估項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中的依賴(lài)和風(fēng)險(xiǎn)，制訂相應(yīng)對(duì)策和解決方案，并跟蹤控制問(wèn)題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項(xiàng)目管理工作、更好的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的重要前提。

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