會計從業(yè)資格《電算化》知識點：數(shù)據(jù)清單的構建
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數(shù)據(jù)清單的構建(★★★)
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Excel中，數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)清單或列表來實現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據(jù)且每行同列數(shù)據(jù)的類型和格式完全相同的Excel工作表。
數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段，數(shù)據(jù)清單中的列標志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，數(shù)據(jù)清單中的每一行對應數(shù)據(jù)庫中的一條記錄。
記賬憑證不符合數(shù)據(jù)清單格式的要求，不屬于數(shù)據(jù)清單。
(二)構建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Excel自動將數(shù)據(jù)清單當作數(shù)據(jù)庫，構建數(shù)據(jù)清單的要求主要有：
1.列標志應位于數(shù)據(jù)清單的第一行，作為字段名，用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報告。
2.同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應當完全相同。
3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開時，應在他們之間留出至少一個空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。
【說明：此處還有一個要求即：每一行為一條記錄，即由各個字段值組合而成，存放相關的一組數(shù)據(jù)。此內(nèi)容在“數(shù)據(jù)清單的概念”中已經(jīng)涉及到，所以老師沒有重新敘述】
【例題·單選題】下列關于Excel數(shù)據(jù)清單的說法中，不正確的是( )。
A.列標志應位于數(shù)據(jù)清單的第一行
B.數(shù)據(jù)清單中的列是數(shù)據(jù)庫中的字段
C.每一行對應數(shù)據(jù)庫中的一條記錄
D.同一行中各列數(shù)據(jù)項的類型和格式應當完全相同
『正確答案』D
『答案解析』同一列中各行數(shù)據(jù)項的類型和格式應當完全相同。
【例題·判斷題】在一張工作表上只能建立一個數(shù)據(jù)清單。( )
『正確答案』×
『答案解析』盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據(jù)清單。
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