會計從業(yè)資格《電算化》知識點：數(shù)據(jù)的管理與分析

在數(shù)據(jù)清單下,可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

(一) 數(shù)據(jù)的排序

數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對某些列的數(shù)據(jù)，通過“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。

1.快速排序

(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;

(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標所在列的各行數(shù)據(jù)被自動排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應調(diào)整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。

2.自定義排序

(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框;

(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

1.由于數(shù)據(jù)清單的第一行一定是字段名，而字段名是不參與數(shù)據(jù)排序的，所以在進行設置過程中,為避免字段名也成為排序?qū)ο?，?ldquo;排序”對話框中應選中“有標題行”(Excel2003)或“數(shù)據(jù)包含標題”(Excel2013)。

2.文本字符可以選擇按字母和筆劃排序。

3.整個數(shù)據(jù)清單或所選定的數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)粗饕P鍵字進行排序,主要關鍵字相同的行按原順序相鄰排序。如果指定了次要關鍵字,則主要關鍵字相同的行按次要關鍵字繼續(xù)進行排序。

【例題·多選題】有關排序的說法不正確是(　)。

A.只有數(shù)字類型可以作為排序的依據(jù)

B.只有日期類型可以作為排序的依據(jù)

C.筆畫和拼音不能作為排序的依據(jù)

D.排序規(guī)則有升序和降序

『正確答案』ABC

『答案解析』數(shù)字類型、日期類型都可以作為排序的依據(jù)，筆畫和拼音在高級排序中也可以作為排序的依據(jù)。

(二)數(shù)據(jù)的篩選

篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

1.快速篩選

使用快速篩選的操作步驟為：

(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標;

(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

2.高級篩選

高級篩選是針對復雜條件進行的篩選。它要求在數(shù)據(jù)清單以外的區(qū)域單獨設置所需的篩選條件,且該條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要空出一行或一列。篩選條件區(qū)域至少為兩行,第一行設置篩選條件的字段名,該字段名必須與數(shù)據(jù)清單中的字段名完全匹配。多個條件若在同一行表示“與”的關系,在不同行表示“或”的關系。

使用高級篩選的操作步驟為：

(1)編輯條件區(qū)域;

(2)打開“高級篩選”對話框;

(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

3.清除篩選

對經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

【提示】在Excel 2013中，也可以點擊“清除”。

【例題·多選題】數(shù)據(jù)的高級篩選中，在設置篩選條件時，說法正確的有(　)。

A. 同一行表示“或”的關系

B. 不同行表示“或”的關系

C. 同一行表示“與”的關系

D. 不同行表示“與”的關系

『正確答案』BC

『答案解析』高級篩選設置的篩選條件，幾個條件在同一行上是“與”的關系，在不同行上是“或”的關系。

(三)數(shù)據(jù)的分類匯總

數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對數(shù)據(jù)進行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。

1.創(chuàng)建分類匯總

(1)確定數(shù)據(jù)分類依據(jù)的字段,將數(shù)據(jù)清單按照該字段排序。注意

(2)打開“分類匯總”對話框。

(3)設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內(nèi)容，單擊“確定”按鈕。

數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現(xiàn)分級查看匯總結(jié)果。

2.清除分類匯總

打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

【例題·多選題】下列關于分類匯總的表述中，正確的是(　)。

A.分類匯總前首先應按分類字段的值進行排序

B.分類匯總一次只能按一個字段分類

C.只能對數(shù)值型字段分類

D.匯總方式只能求和

『正確答案』AB

『答案解析』分類的字段可以是任意字段;匯總方式包括求和、平均值、計數(shù)等。

(四)數(shù)據(jù)透視表的插入

數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計算結(jié)果。

1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

在Excel 2003中，數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

在Excel 2013中，數(shù)據(jù)透視表的布局框架由篩選器、行、列和值等要素構(gòu)成，可以根據(jù)需要選擇不同的篩選器、行標簽、列標簽，設計出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

2.數(shù)據(jù)透視表的設置

(1)重新設計版面布局。

在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。

(2)設置值的匯總依據(jù)。

值的匯總依據(jù)有求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計數(shù)、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。

(3)設置值的顯示方式。

值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

(4)進行數(shù)據(jù)的篩選。分別對報表的行和列進行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

(5)設定報表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用表格格式/數(shù)據(jù)透視表樣式”(適用于Excel 2013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。

【例題·多選題】數(shù)據(jù)透視表的布局框架由(　)要素構(gòu)成

A.頁字段　　B.行字段　C.列字段　D.數(shù)據(jù)項

『正確答案』ABCD

【例題·多選題】下列屬于數(shù)據(jù)透視表的值的匯總依據(jù)有(　)。

A.求和　B.計數(shù)　C.方差　D.百分比

『正確答案』ABC

『答案解析』選項D，百分比是值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

(五)圖表的插入

1.創(chuàng)建圖表

框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。

2.圖表的修飾改造

圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當調(diào)整大小及其位置。

(1)更改圖表類型

在圖表區(qū)域內(nèi)單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“更改圖表類型”命令，進行圖表類型的更改。

(2)更改圖表元素

圖表的組成元素包括圖表標題、坐標軸、軸標題、數(shù)據(jù)標志、圖例、網(wǎng)格線等，用戶可在“設計”選項卡標簽下，選擇“圖表布局”功能組中的“添加圖表元素”命令進行更改。

(3)動態(tài)更新圖表中的數(shù)據(jù)

生成圖表后，若發(fā)現(xiàn)需要修改表格數(shù)據(jù)，在修改后無需重新生成圖表，圖表會自動更新。

(4)刪除圖表

用戶可以通過單擊圖表的邊框選中該圖表，單擊“Delete”鍵進行刪除。

【例題·判斷題】生成圖表后，若發(fā)現(xiàn)需要修改表格數(shù)據(jù)，在修改后無需重新生成圖表，圖表會自動更新。(　)

『正確答案』√

【例題·多選題】下列屬于圖表組成元素的有(　)。

A.圖表標題　B.坐標軸　C.軸標題　　D.圖例

『正確答案』ABCD

『答案解析』圖表的組成元素包括圖表標題、坐標軸、軸標題、數(shù)據(jù)標志、圖例、網(wǎng)格線。