職稱計(jì)算機(jī)考試《Excel》使用技巧之?dāng)?shù)據(jù)輸入與編輯
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數(shù)據(jù)輸入和編輯技巧1. 在一個(gè)單元格內(nèi)輸入多個(gè)值
我們有時(shí)需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)數(shù)值,以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個(gè)值后按回車鍵,活動(dòng)單元格均默認(rèn)下移一個(gè)單元格,非常不便。其實(shí)可以采用以下方法:單擊鼠標(biāo)選定單元格,然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標(biāo)選定此單元格,此時(shí),單元格周圍將出現(xiàn)實(shí)線框,再輸入數(shù)據(jù),敲回車鍵就不會(huì)移動(dòng)了。
2. 增加工作簿的頁數(shù)
單擊“插入→工作表”命令,即可在底部看到一個(gè)新名稱的工作表。一個(gè)工作簿最多可以有255張工作表。
3. 奇特的F4鍵
Excel中有一個(gè)快捷鍵的作用極其突出,那就是F4鍵。作為“重復(fù)”鍵,F(xiàn)4鍵可以重復(fù)前一次操作,在很多情況下起作用,比如在工作表內(nèi)加入或刪除一行,然后移動(dòng)插入點(diǎn)并按下F4鍵以加入或刪除另一行,根本不需要使用菜單。
4. 將格式化文本導(dǎo)入Excel
1.在Windows“記事本”中輸入格式化文本,每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)之間會(huì)被空格隔開,當(dāng)然你也可以用逗號(hào)、分號(hào)、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后,保存此文本文件并退出; 2.在Excel中打開剛才保存的文本文件,出現(xiàn)“文本導(dǎo)入向?qū)?3步驟之1”對話框,選擇“分隔符號(hào)”,單擊“下一步”; 3.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之2”對話框中選擇文本數(shù)據(jù)項(xiàng)分隔符號(hào),Excel提供了Tab鍵、分號(hào)、逗號(hào)以及空格等供你選擇。注意,這里的幾個(gè)分隔符號(hào)選項(xiàng)應(yīng)該單選。你在“預(yù)覽分列效果”中可以看到豎線分隔的效果。單擊“下一步”; 4.在“文本導(dǎo)人向?qū)?3步驟之3”對話框中,你可以設(shè)置數(shù)據(jù)的類型,一般不需改動(dòng),Excel自動(dòng)設(shè)置為“常規(guī)”格式。“常規(guī)”數(shù)據(jù)格式將數(shù)值轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,日期值轉(zhuǎn)換為日期格式,其余數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為文本格式。單擊“完成”按鈕即可。
5. 快速換行
我們在使用Excel制作表格時(shí)經(jīng)常會(huì)遇到需要在一個(gè)單元格輸入一行或幾行文字的情況,如果輸入一行后敲回車鍵就會(huì)移到下一單元格,而不是換行,有一個(gè)簡便實(shí)用的操作方法可以實(shí)現(xiàn)換行:在選定單元格輸入第一行內(nèi)容后,在換行處按“Alt+回車鍵”,即可輸入第二行內(nèi)容,再按“Alt+回車鍵”輸入第三行以此類推。
6. 巧變文本為數(shù)字
在工作中,發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對齊,而文本是左對齊的),即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文件轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字:在空白的單元格中填人數(shù)字1,然后選中這個(gè)單元格,執(zhí)行“復(fù)制”命令,然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍,選擇“選擇性粘貼”中的“乘”,你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了。
7. 在單元格中輸入0值
一般情況下,在Excel表格中輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字后,只要光標(biāo)一移出該單元格,格中數(shù)字就會(huì)自動(dòng)變成“5”、“4”,Excel默認(rèn)的這種做法讓人使用非常不便,我們可以通過下面的方法來避免出現(xiàn)這種情況:先選定要輸入諸如“05”、“4.00”之類數(shù)字的單元格,鼠標(biāo)右鍵單擊,在彈出的快捷菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”,在接著出現(xiàn)的界面中選“數(shù)字”標(biāo)簽頁,在列表框中選擇“文本”,單擊“確定”。這樣,在這些單元格中,我們就可以輸入諸如“05”、“4.00”之類的數(shù)字了。
8. 將數(shù)字設(shè)為文本格式
不論是否對含有數(shù)字的單元格應(yīng)用了文本格式,Excel都會(huì)將數(shù)字保存為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)。若要使Excel將類似零件號(hào)碼的數(shù)字解釋為文本,首先應(yīng)將空白單元格設(shè)置成文本格式,然后鍵入數(shù)字。如果已經(jīng)輸入了數(shù)字,那么也可以將它更改成文本形式。方法是: 1.選擇含有要設(shè)置成文本格式的數(shù)字單元格; 2.單擊“格式→單元格”命令,然后單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡(); 3.在“分類”列表中,單擊“文本”,然后再單擊“確定”; 4.單擊每個(gè)單元格,按F2鍵,然后再按Enter鍵重新輸入數(shù)據(jù)。
9. 快速進(jìn)行單元格之間的切換(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel中,可以用以下方法實(shí)現(xiàn)在一個(gè)區(qū)域內(nèi)的快速輸入而不用鼠標(biāo)來進(jìn)行單元格之間的切換。方法如下:用鼠標(biāo)圈定一定區(qū)域后,按Tab鍵可使目標(biāo)單元格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續(xù)輸入一組數(shù)據(jù)而不需用鼠標(biāo),從而提高輸入速度。 提示:事實(shí)上,采用此方法最大的好處是,在一行的最后一個(gè)單元格,繼續(xù)按Tab,則可以轉(zhuǎn)到下一行開始的單元格;在選定區(qū)域最后一行的最后一個(gè)單元格繼續(xù)按Tab則會(huì)回到選定區(qū)域第一行第一個(gè)單元格。同樣用Enter可以按列輸入數(shù)據(jù)。
10. 在同一單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測試值
一般情況下,當(dāng)我們在單元格內(nèi)輸入內(nèi)容后按回車鍵,鼠標(biāo)就會(huì)自動(dòng)移到下一單元格,如果我們需要在某個(gè)單元格內(nèi)連續(xù)輸入多個(gè)測試值以查看引用此單元格的其他單元格的動(dòng)態(tài)效果時(shí),就需要進(jìn)行以下操作:單擊“工具→選項(xiàng)→編輯”,取消選中“按Enter鍵后移動(dòng)”選項(xiàng)(),從而實(shí)現(xiàn)在同一單元格內(nèi)輸人多個(gè)測試值。
11. 輸入數(shù)字、文字、日期或時(shí)間
單擊需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,鍵入數(shù)據(jù)并按Enter或Tab鍵即可。如果是時(shí)間,用斜杠或減號(hào)分隔日期的年、月、日部分,例如,可以鍵入 9/5/96 或 Jun-96。如果按12小時(shí)制輸入時(shí)間,請?jiān)跁r(shí)間數(shù)字后空一格,并鍵入字母 a(上午) 或 p(下午),例如,9:00 p。否則,如果只輸入時(shí)間數(shù)字,Excel將按 AM(上午)處理。
12. 快速輸入歐元符號(hào)
先按下Alt鍵,然后利用右面的數(shù)字鍵盤(俗稱小鍵盤)鍵入0128這4個(gè)數(shù)字,松開Alt鍵,就可以輸入歐元符號(hào)。
13. 將單元格區(qū)域從公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值
有時(shí),你可能需要將某個(gè)單元格區(qū)域中的公式轉(zhuǎn)換成數(shù)值,常規(guī)方法是使用“選擇性粘貼”中的“數(shù)值”選項(xiàng)來轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)。其實(shí),有更簡便的方法:首先選取包含公式的單元格區(qū)域,按住鼠標(biāo)右鍵將此區(qū)域沿任何方向拖動(dòng)一小段距離(不松開鼠標(biāo)),然后再把它拖回去,在原來單元格區(qū)域的位置松開鼠標(biāo) (此時(shí),單元格區(qū)域邊框變花了),從出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“僅復(fù)制數(shù)值”。
14. 快速輸入有序文本
如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文本,如數(shù)字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的方法來實(shí)現(xiàn)其快速輸入:先在需要輸入序列文本的第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該文本的前兩個(gè)元素(如“甲、乙”)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí)(我們通常稱其為“填充柄”),按住鼠標(biāo)左鍵向后(或向下)拖拉至需要填入該序列的最后一個(gè)單元格后,松開左鍵,則該序列的后續(xù)元素(如“丙、丁、戊……”)依序自動(dòng)填入相應(yīng)的單元格中。
15. 輸入有規(guī)律數(shù)字
有時(shí)需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值(如等比序列:2、4、8……),我們可以用右鍵拖拉的方法來完成:先在第1、第2兩個(gè)單元格中輸入該序列的前兩個(gè)數(shù)值(2、4)。同時(shí)選中上述兩個(gè)單元格,將鼠標(biāo)移至第2個(gè)單元格的右下角成細(xì)十字線狀時(shí),按住右鍵向后(或向下)拖拉至該序列的最后一個(gè)單元格,松開右鍵,此時(shí)會(huì)彈出一個(gè)菜單(),選“等比序列”選項(xiàng),則該序列(2、4、8、16……)及其“單元格格式”分別輸入相應(yīng)的單元格中(如果選“等差序列”,則輸入2、4、6、8……)。
16. 巧妙輸入常用數(shù)據(jù)
有時(shí)我們需要輸入一些數(shù)據(jù),如單位職工名單,有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難,如果我們一次性定義好“職工姓名序列”,以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中,并選中它們,單擊“工具→選項(xiàng)”命令打開“選項(xiàng)”對話框,選“自定義序列”標(biāo)簽(),先后按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名(不一定非得是第一位職工的姓名),用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。
17. 快速輸入特殊符號(hào)
有時(shí)候我們在一張工作表中要多次輸入同一個(gè)文本,特別是要多次輸入一些特殊符號(hào)(如※),非常麻煩,對錄入速度有較大的影響。這時(shí)我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號(hào)的單元格中輸入一個(gè)代替的字母(如X,注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,單擊“編輯→替換”命令,打開“替換”對話框(),在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”,在“替換為”下面的方框中輸入“※”,將“單元格匹配”前面的鉤去掉(否則會(huì)無法替換),然后按“替換”按鈕一個(gè)一個(gè)替換,也可以按“全部替換”按鈕,一次性全部替換完畢。
18. 快速輸入相同文本
有時(shí)后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了,可以采取快速復(fù)制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本(如“有限公司”),我們先在第一個(gè)單元格中輸入該文本,然后用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 2.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過,當(dāng)你輸入該文本前面幾個(gè)字符時(shí),系統(tǒng)會(huì)提示你,你只要直接按下Enter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個(gè)單元格的文本相同,直接按下“Ctrl+D(或R)”鍵就可以完成輸入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。 4.如果多個(gè)單元格需要輸入同樣的文本,我們可以在按住Ctrl鍵的同時(shí),用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要輸入同樣文本的所有單元格,然后輸入該文本,再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。
19. 快速給數(shù)字加上單位
有時(shí)我們需要給輸入的數(shù)值加上單位(如“立方米”等),少量的我們可以直接輸入,而大量的如果一個(gè)一個(gè)地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實(shí)現(xiàn)單位的自動(dòng)輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中(注意:僅限于數(shù)值),然后在按住Ctrl鍵的同時(shí),選取需要加同一單位的單元格,單擊“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對話框(),在“數(shù)字”標(biāo)簽中,選中“分類”下面的“自定義”選項(xiàng),再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”,按下確定鍵后,單位(立方米)即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。
20. 巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字
大家知道,如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值(如身份證號(hào)碼),則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式,與我們的輸入原意不相符,解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置,也可以實(shí)現(xiàn),但操作很慢。其實(shí)我們在輸入這些數(shù)值時(shí),只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“'”就可以了(注意:'必須是在英文狀態(tài)下輸入)。
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21. 將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表
有時(shí)需要將WPS/Word編輯過的表格轉(zhuǎn)換成 Excel工作表,可利用Excel的數(shù)據(jù)庫操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理,轉(zhuǎn)換方法非常簡單: 1.啟動(dòng)WPS/Word,打開WPS/Word文檔,拖動(dòng)鼠標(biāo),選擇整個(gè)表格,再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; 2.啟動(dòng)Excel,打開Excel工作表,單擊目標(biāo)表格位置的左上角單元格,再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。 注:若需將老版本的WPS表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表,應(yīng)先將其用WPS97/WPS2000/WPS Office或Word打開,再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。
22. 取消單元格鏈接
將鏈接單元格格式更改為數(shù)值格式就可以取消單元格鏈接,方法如下:選擇包含鏈接的單元格,然后單擊“復(fù)制”按鈕,保持該格處于選中狀態(tài),單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊“確定”,單元格內(nèi)容就被單元格實(shí)際數(shù)值替代,與其它源文件的鏈接就刪除了。
23. 快速輸入拼音
選中已輸入漢字的單元格,然后單擊“格式→拼音信息→顯示或隱藏”命令,選中的單元格會(huì)自動(dòng)變高,再單擊“格式→拼音信息→編輯”命令,即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式→拼音信息→設(shè)置”命令,可以修改漢字與拼音的對齊關(guān)系。
24. 插入“√”
首先選擇要插入“√”的單元格,在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體,輸入a或b,即在單元格中插入了“√”。
25. 按小數(shù)點(diǎn)對齊
有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點(diǎn)對齊: 1.選中位數(shù)少的單元格,根據(jù)需要單擊格式工具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次,將不足位數(shù)補(bǔ)以0。 2.選中位數(shù)少的單元格,右鍵單擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令,在彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽,選中“數(shù)值”,在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要的),程序就會(huì)自動(dòng)以0補(bǔ)足位數(shù)。同樣,對于位數(shù)多的單元格,如果設(shè)置了較少的小數(shù)位數(shù),程序會(huì)自動(dòng)去掉后面的數(shù)字。
26. 對不同類型的單元格定義不同的輸入法
在一個(gè)工作表中,通常既有數(shù)字,又有字母和漢字。于是,我們在編輯不同類型的單元格時(shí),需要不斷地切換中英文輸入法,這不但降低了編輯效率,而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格,實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換: 1.選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令,在“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表中選擇“打開”,單擊“確定”按鈕(); 2.同樣,選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令,選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡,在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”,單擊“確定”按鈕。 此后,當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí),Excel會(huì)根據(jù)上述設(shè)置,自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換,從而提高了輸入效率。
27. 在Excel中快速插入Word表格
1.打開Word表格所在的文件; 2.打開要處理Word表格的Excel文件,并調(diào)整好兩窗口的位置,以便看見表格和要插入表格的區(qū)域; 3.選中Word中的表格; 4.按住鼠標(biāo)左鍵,將表格拖到Excel窗口中,松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。
28. 設(shè)置單元格字體
選定要格式化的全部單元格或單個(gè)單元格中的指定文本,單擊“格式→單元格”命令,在“字體”框中,單擊所需字體,在“字號(hào)”框中,單擊所需的字體大小即可()。 另外,如果某一單元格中的少量數(shù)據(jù)不可見,那么可減小這些數(shù)據(jù)字體的大小,而不用調(diào)整列的寬度,以顯示單元格中所有數(shù)據(jù)。
29. 在一個(gè)單元格中顯示多行文字
選定要設(shè)置格式的單元格,單擊“格式→單元格”命令,在打開的單元格格式對話框中選中“對齊”選項(xiàng)卡下的“自動(dòng)換行”復(fù)選框()即可。
30. 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格
網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中,而且效果極佳。你可以選中信息并復(fù)制它,然后將信息粘貼到Excel中,或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網(wǎng)絡(luò)的表格數(shù)據(jù)會(huì)顯得非常簡單并且異常快捷。在Excel 2002中,你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件,并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。
31. 取消超級(jí)鏈接
下面介紹兩個(gè)方法,讓你方便地取消Excel中的超級(jí)鏈接。 1.如果正在輸入U(xiǎn)RL或E-mail地址,在輸入完畢后敲回車鍵,剛才輸入的內(nèi)容會(huì)變成藍(lán)色,此時(shí)單擊智能標(biāo)記選擇“撤消超鏈接”命令即可。 2.如果在工作表中已存在超級(jí)鏈接,右鍵單擊單元格,在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。
32. 編輯單元格內(nèi)容
雙擊要鍵入數(shù)據(jù)的單元格,直接輸入數(shù)據(jù)或?qū)ζ渲袃?nèi)容進(jìn)行修改,完成后若要確認(rèn)所做的改動(dòng),按Enter鍵即可;若取消所做的改動(dòng),按Esc鍵。另外,你還可以單擊單元格,再單擊工作表上邊的編輯欄,你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據(jù)了。
33. 設(shè)置單元格邊框
選擇要添加邊框的所有單元格,單擊“格式→單元格”命令,選擇“邊框”選項(xiàng)卡(),然后在“樣式”中選中所需的線型樣式,同時(shí)可以在“顏色”中指定不同的顏色,再單擊“外邊框”按鈕,最后單擊“確定”按鈕即可。 要設(shè)置含有旋轉(zhuǎn)文本的選定單元格的樣式,單擊“格式→單元格”命令,選擇“邊框”選項(xiàng)卡,然后使用“預(yù)置”下的“外邊框” 和“內(nèi)部”按鈕,邊框應(yīng)用于單元格的邊界,它會(huì)和文本旋轉(zhuǎn)同樣的角度。
34. 設(shè)置單元格文本對齊方式
選擇要設(shè)置文本對齊的單元格,單擊“格式→單元格”命令,單擊“對齊”標(biāo)簽,然后根據(jù)需要設(shè)置文本對齊方式即可。
35. 輸入公式
單擊將要在其中輸入公式的單元格,然后鍵入=(等號(hào)),若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕,Excel將插入一個(gè)等號(hào),接著輸入公式內(nèi)容,按Enter鍵。
36. 輸入人名時(shí)使用“分散對齊”(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel表格中輸入人名時(shí)為了美觀,我們一般要在兩個(gè)字的人名中間空出一個(gè)字的間距。按空格鍵是一個(gè)辦法,但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例,將名單輸入后,選中該列,點(diǎn)擊“格式→單元格→對齊”,在“水平對齊”中選擇“分散對齊”,最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度,整齊美觀的名單就做好了。
37. 隱藏單元格中的所有值(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
有時(shí)候,我們需要將單元格中所有值隱藏起來,這時(shí)你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式→單元格”命令,選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡,在“分類”列表中選擇“自定義”,然后將“類型”框中已有的代碼刪除,鍵入“;;;”(3個(gè)分號(hào))即可()。 提示:你也許奇怪為什么會(huì)這樣,其實(shí)單元格數(shù)字的自定義格式是由正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本4個(gè)部分組成。這4個(gè)部分用3個(gè)分號(hào)分隔,哪個(gè)部分空,相應(yīng)的內(nèi)容就不會(huì)在單元格中顯示?,F(xiàn)在都空了,當(dāng)然就都不顯示了。
38. 恢復(fù)隱藏列
通常,選擇隱藏列兩邊列上的單元格,然后選擇“格式→列→取消隱藏”菜單項(xiàng)可以恢復(fù)隱藏的列。其實(shí)恢復(fù)隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置在列標(biāo)的分割線上,例如,若隱藏B列,則將鼠標(biāo)指針放置在列A和列C的分割線上,輕輕地向右移動(dòng)鼠標(biāo)指針,直到鼠標(biāo)指針從兩邊有箭頭的單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠,此時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以打開隱藏的列。
39. 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel中隱藏行或列, 通常可以通過格式菜單中的行或列選項(xiàng)中的隱藏來實(shí)現(xiàn), 或者是選中行號(hào)或列標(biāo)后通過鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單來完成, 對于分散的單元格區(qū)域, 可以這樣快速隱藏: 快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl + 9” 快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl + 0” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9” 取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”
40. 徹底隱藏單元格
在很多時(shí)候我們會(huì)將一些行或列的內(nèi)容隱藏起來不讓別人查看,但是如果用戶復(fù)制包含隱藏行或列的區(qū)域,這樣隱藏的內(nèi)容就會(huì)在粘貼的新的工作表中出現(xiàn),降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況,我們可以先選中要復(fù)制的區(qū)域,然后單擊“編輯→定位”命令,在打開的對話框中點(diǎn)擊“定位條件”按鈕,在定位條件對話框中選中“可見單元格”選項(xiàng)),這樣就可以避免上面所發(fā)生的情況了。
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41. 用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)
如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律,如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師)等,你希望減少手工錄入的工作量,這時(shí)我們就可以設(shè)置下拉列表實(shí)現(xiàn)選擇輸入。具體方法為: 選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域,單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令,從“數(shù)據(jù)有效性”對話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡,在“允許”下拉列表中選擇“序列”,在“來源”框中輸入我們設(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列,如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師”,并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中,單擊“確定”按鈕即可()。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候,就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù),從而加快了輸入速度。
42. 快速輸入自定義短語
使用該功能可以把經(jīng)常使用的文字定義為一條短語,當(dāng)輸入該條短語時(shí),“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。定義“自動(dòng)更正”項(xiàng)目的方法如下:單擊“工具→自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令,在彈出的“自動(dòng)更正”對話框中的“替換”框中鍵入短語,如“電腦報(bào)”,在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容,如“電腦報(bào)編輯部”,單擊“添加”按鈕,將該項(xiàng)目添加到項(xiàng)目列表中,單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報(bào)”,則“電腦報(bào)編輯部”這個(gè)短語就會(huì)輸?shù)奖砀裰小?/p>
43. 設(shè)置單元格背景色
選擇要設(shè)置背景色的單元格,單擊“格式→單元格”命令,然后單擊“圖案”選項(xiàng)卡,要設(shè)置帶有圖案的背景色,請?jiān)?ldquo;顏色”框中單擊選中一種顏色,然后單擊“圖案”下拉菜單,選擇所需的圖案樣式和顏色即可。
44. 快速在多個(gè)單元格中輸入相同公式
先選定一個(gè)區(qū)域,再鍵入公式,然后按“Ctrl+Enter”組合鍵,可以在區(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式。
45. 同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容
選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格,單元格可以是相鄰的,也可以是不相鄰的,然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù),按“Ctrl+Enter”鍵即可。
46. 快速輸入日期和時(shí)間
當(dāng)前日期 選取一個(gè)單元格,并按“Ctrl+;” 當(dāng)前時(shí)間 選取一個(gè)單元格,并按“Ctrl+Shift+;” 當(dāng)前日期和時(shí)間 選取一個(gè)單元格,并按“Ctrl+;”,然后按空格鍵,最后按“Ctrl+Shift+;” 注意:當(dāng)你使用這個(gè)技巧插入日期和時(shí)間時(shí),所插入的信息是靜態(tài)的。要想自動(dòng)更新信息,你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。
47. 將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間
如果你想要將一塊復(fù)制的單元格插入到其他行或列之間——而不是覆蓋這些行或列——可以通過下面這個(gè)簡單的操作來完成: 選擇你將要復(fù)制的單元格,單擊編輯菜單上的復(fù)制,在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域,然后按下“Ctrl+Shift+ +”,在插入對話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向,然后單擊“確定”。現(xiàn)在,復(fù)制的單元格將插入到合適的位置,而你無需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。
48. 在Excel中不丟掉列標(biāo)題的顯示
你是否希望不論將Excel電子表格滾動(dòng)到哪里都能夠看到列標(biāo)題?這里將介紹一種使列標(biāo)題總保持可見的方法: 選擇緊鄰列標(biāo)題的下一行,單擊“窗口→凍結(jié)窗格”命令,被凍結(jié)的列標(biāo)題不會(huì)滾動(dòng),而且在你移動(dòng)工作簿的其他部分時(shí),列標(biāo)題會(huì)保持可見。
49. 查看與日期等效的序列數(shù)的值
Excel將所有的日期都作為序列數(shù)對待,要查看與日期等效的序列數(shù)的值,通常需要將包含日期的單元格格式更改為“常規(guī)”格式?,F(xiàn)在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元格,然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號(hào)形狀的按鈕),Excel將會(huì)對選擇的單元格應(yīng)用千位分隔樣式顯示序列數(shù)。
50. 快速復(fù)制單元格內(nèi)容
選中下面的單元格,按“Ctrl+'(為英文狀態(tài)下的單引號(hào))”組合鍵,即可將上一單元格的內(nèi)容快速復(fù)制下來。
51. 使用自定義序列排序(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)
在Excel排序?qū)υ捒蛑羞x擇主要關(guān)鍵字后單擊選項(xiàng),可以選擇自定義序列作為排序次序,使排序方便快捷且更易于控制。順便說一下,排序可以選擇按列或按行,如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉(zhuǎn)置,排完序后再轉(zhuǎn)置。 自定義排序只應(yīng)用于“主要關(guān)鍵字”框中的特定列。在“次要關(guān)鍵字”框中無法使用自定義排序。若要用自定義排序?qū)Χ鄠€(gè)數(shù)據(jù)列排序,則可以逐列進(jìn)行。例如,要根據(jù)列A或列B進(jìn)行排序,可先根據(jù)列B排序,然后通過“排序選項(xiàng)”對話框確定自定義排序次序,下一步就是根據(jù)列A排序。
52. 快速格式化Excel單元格
如果想要快速訪問Excel中的單元格格式對話框,以更改諸如字樣、對齊方式或邊框等,請先選擇需要格式化的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵,就可以打開“單元格格式對話框”。
53. 固定顯示某列
不少人在工作中用Excel做工資表時(shí),由于工資表項(xiàng)目很多,往往一行信息不能同時(shí)顯示在屏幕上,給日常的查詢和變動(dòng)工資輸入帶來一定困難。用下面的方法就可以解決這個(gè)問題:首先在表格中單擊要凍結(jié)列的右邊一列,然后單擊“窗口→凍結(jié)窗格”命令即可。如果你想撤消此功能,點(diǎn)擊“窗口”菜單,原來“凍結(jié)窗口”命令變成“撤消窗口凍結(jié)”,單擊它即可。
54. 在Excel中快速編輯單元格
如果你希望使用鍵盤做每一件事,在Excel電子表格中快速編輯數(shù)據(jù)將很困難,因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)自己想對單元格做改動(dòng)時(shí),經(jīng)常需要用到鼠標(biāo)。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵——F2,這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做: 利用箭頭鍵選擇要編輯的單元格,按下F2,編輯單元格內(nèi)容,編輯完成后,按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng),或者按ESC鍵取消改動(dòng)。 注意:這個(gè)技巧在Excel編輯超級(jí)鏈接時(shí)非常方便,因?yàn)槿绻?dāng)你使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格的超級(jí)鏈接時(shí)將自動(dòng)打開Internet瀏覽器窗口,使用鍵盤可以很容易地編輯超級(jí)鏈接。
55. 使用自動(dòng)填充快速復(fù)制公式和格式
想用一種無需輸入數(shù)字的簡單方法在Excel中填充數(shù)字嗎?利用自動(dòng)填充命令,你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式。以下將說明具體的操作方法: 選擇希望復(fù)制的單元格,將光標(biāo)移到選中單元格的右下角,光標(biāo)將變成一個(gè)黑色的+號(hào),點(diǎn)擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放,將光標(biāo)拖過將要填充的單元格,松開鼠標(biāo)右鍵,鼠標(biāo)右擊,在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”,這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時(shí)節(jié)省大量時(shí)間。
56. 為單元格添加批注
Excel為方便用戶及時(shí)記錄,提供了添加批注的功能,當(dāng)你給單元格進(jìn)行注釋后,只需將鼠標(biāo)停留在單元格上,就可看到相應(yīng)的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元格,單擊“插入→批注”命令,在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本,輸好后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小紅點(diǎn),提示該單元格已被添加了批注。將鼠標(biāo)移到該單元格上就可以顯示批注。
57. 數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入
在Excel中,數(shù)字、日期和時(shí)間等形式的數(shù)據(jù)可以直接連續(xù)輸入。例如,當(dāng)需要輸入12/10/91~12/10/99這些連續(xù)的日期,可以先在第一個(gè)單元格中輸入12/10/99,然后用鼠標(biāo)選中該單元格,接著再用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)單元格右下角的填充柄,按照需要水平向右或者垂直向下移動(dòng),即可自動(dòng)在相鄰的單元格中填充12/10/91、12/10/92……12/10/99數(shù)據(jù)。當(dāng)然你也可以單擊填充柄,選擇需要的序列方式()。對于數(shù)字而言,還可以實(shí)現(xiàn)等差數(shù)列和等比數(shù)列的連續(xù)輸入。
58. 在Excel中快速計(jì)算一個(gè)人的年齡
Excel中的DATEDIF() 函數(shù)可以計(jì)算兩單元格之間的年、月或日數(shù)。因此,這個(gè)函數(shù)使得計(jì)算一個(gè)人的年齡變得容易了。 在一個(gè)空白工作表中的A1單元里輸入生日,用斜線分隔年、月和日,在A2單元中輸入type =DATEDIF(A1,TODAY(),"y") ,然后按Enter,這個(gè)人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。
59. 快速修改單元格次序
在實(shí)際操作的過程中,我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序,具體操作方法為:首先用鼠標(biāo)選定單元格,同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵,接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到單元格邊緣,直至出現(xiàn)拖放指針箭頭,然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志,左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志,釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后,單元格間的次序即發(fā)生了變化。
60. 將網(wǎng)頁上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格中
網(wǎng)頁上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中,而且效果極佳。在Excel中,你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件,并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。
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