2017年會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》考試大綱:第四章第四節(jié)數(shù)據(jù)清單及其管理分析
2017年新版會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》考試大綱匯總
第四章 電子表格軟件在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用
【基本要求】
1.了解常用電子表格軟件的種類(lèi)
2.了解電子表格軟件的主要功能
3.熟悉Exce1軟件的用戶(hù)界面
4.熟悉啟動(dòng)與退出Exce1軟件的常用方法
5.熟悉Exce1文件管理的常用方法
6.熟悉Exce1圖表的插入方法
7.掌握數(shù)據(jù)輸入與編輯的常用方法
8.掌握Exce1的公式及其運(yùn)用
9.掌握Exce1常用函數(shù)的使用
10.掌握數(shù)據(jù)清單的設(shè)計(jì)要求
11.掌握記錄單的使用方法
12.掌握Exce1的數(shù)據(jù)排序、篩選與分類(lèi)匯總的方法
13.掌握數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建與設(shè)置的方法
【考試內(nèi)容】
第四節(jié) 數(shù)據(jù)清單及其管理分析
一、數(shù)據(jù)清單的構(gòu)建
(一)數(shù)據(jù)清單的概念
Exce1中,數(shù)據(jù)庫(kù)是通過(guò)數(shù)據(jù)清單或列表來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
數(shù)據(jù)清單是一種包含一行列標(biāo)題和多行數(shù)據(jù),且每行同列數(shù)據(jù)的類(lèi)型和格式完全相同的Exce1工作表。
數(shù)據(jù)清單中的列對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段,列標(biāo)志對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段名稱(chēng),每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的一條記錄。
(二)構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求
為了使Exce1自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單當(dāng)作數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建數(shù)據(jù)清單的要求主要有:
1.列標(biāo)志應(yīng)位于數(shù)據(jù)清單的第一行,用以查找和組織數(shù)據(jù)、創(chuàng)建報(bào)告。
2.同一列中各行數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和格式應(yīng)當(dāng)完全相同。
3.避免在數(shù)據(jù)清單中間放置空白的行或列,但需將數(shù)據(jù)清單和其他數(shù)據(jù)隔開(kāi)時(shí),應(yīng)在它們之間留出至少一個(gè)空白的行或列。
4.盡量在一張工作表上建立一個(gè)數(shù)據(jù)清單。
二、記錄單的使用
(一)記錄單的概念
記錄單又稱(chēng)數(shù)據(jù)記錄單,是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話(huà)框。
(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有:界面直觀,操作簡(jiǎn)單,減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換,避免輸入錯(cuò)誤,特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.“記錄單”對(duì)話(huà)框的打開(kāi)
打開(kāi)“記錄單”對(duì)話(huà)框的方法是:輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后,選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格,點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
Exce1 2013的數(shù)據(jù)功能區(qū)中盡管沒(méi)有“記錄單”命令,但可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。
“記錄單”對(duì)話(huà)框打開(kāi)后,只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話(huà)框來(lái)輸入、查詢(xún)、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù),但無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話(huà)框中輸入新記錄
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中,如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤,可將光標(biāo)移入該文本框,直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤,不便逐一修改,可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入,光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框,等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框查找特定單元格
通過(guò)查詢(xún),符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后的文本框中,“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢(xún)條件的查詢(xún)中,只要在對(duì)話(huà)框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢(xún)條件即可。
5.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后,在對(duì)話(huà)框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前,“還原”按鈕處于激活狀態(tài),可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
6.利用“記錄單”對(duì)話(huà)框刪除特定記錄
記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷(xiāo)。
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三、數(shù)據(jù)的管理與分析
在數(shù)據(jù)清單下,可以執(zhí)行排序、篩選、分類(lèi)匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。
(一)數(shù)據(jù)的排序
數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中,針對(duì)某些列的數(shù)據(jù),通過(guò)“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來(lái)重新組織行的順序。用戶(hù)可按照相關(guān)步驟進(jìn)行快速排序和自定義排序。
(二)數(shù)據(jù)的篩選
數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。
篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行,暫時(shí)隱藏其他行。通過(guò)篩選工作表中的信息,用戶(hù)可以快速查找數(shù)值。用戶(hù)不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容,而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。用戶(hù)可進(jìn)行快速篩選、高級(jí)篩選和清除篩選。
(三)數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總
數(shù)據(jù)的分類(lèi)匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類(lèi)別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類(lèi)匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù),可以收縮或展開(kāi)工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。
1.創(chuàng)建分類(lèi)匯總
需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容,數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類(lèi)字段”分類(lèi)統(tǒng)計(jì),將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下,同時(shí)可以通過(guò)單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。
2.清除分類(lèi)匯總
打開(kāi)“分類(lèi)匯總”對(duì)話(huà)框后,單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類(lèi)匯總。
(四)數(shù)據(jù)透視表的插入
數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的,可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù),而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來(lái)刷新計(jì)算結(jié)果。
1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建
單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng),接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;提示進(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁(yè)字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成,可以通過(guò)需要選擇不同的頁(yè)字段、行字段、列字段,設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。
2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置
(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。
(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。
(3)設(shè)置值的顯示方式。
(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。
(5)設(shè)定報(bào)表樣式。
(五)圖表的插入
框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表,選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單,按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。
圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義,而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。
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