2016年福建會(huì)計(jì)證考試電算化高頻考點(diǎn):系統(tǒng)初始化
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系統(tǒng)級(jí)初始化包括創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息、增加操作員并設(shè)置權(quán)限、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息等內(nèi)容。
一、創(chuàng)建賬套并設(shè)置相關(guān)信息
(一)創(chuàng)建賬套
賬套是指存放會(huì)計(jì)核算對(duì)象的所有會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件的總稱,賬套中包含的文件有會(huì)計(jì)科目、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等等。一個(gè)賬套只能保存一個(gè)會(huì)計(jì)核算對(duì)象的業(yè)務(wù)資料,這個(gè)核算對(duì)象可以是企業(yè)的一個(gè)分部,也可以是整個(gè)企業(yè)集團(tuán)。
建立賬套是指在會(huì)計(jì)軟件中為企業(yè)建立一套符合核算要求的賬簿體系。在同一會(huì)計(jì)軟件中可以建立一個(gè)或多個(gè)賬套。
(二)設(shè)置賬套相關(guān)信息
建立賬套時(shí)需要根據(jù)企業(yè)的具體情況和核算要求設(shè)置相關(guān)信息。賬套信息主要包括賬套號(hào)、企業(yè)名稱、企業(yè)性質(zhì)、會(huì)計(jì)期間、記賬本位幣等。
(三)賬套參數(shù)的修改
賬套建立后,企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要對(duì)某些已經(jīng)設(shè)定的參數(shù)內(nèi)容進(jìn)行修改。如果賬套參數(shù)內(nèi)容已被使用,進(jìn)行修改可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的紊亂,因此,對(duì)賬套參數(shù)的修改應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎。
二、管理用戶并設(shè)置權(quán)限
(一)管理用戶
用戶是指有權(quán)登錄系統(tǒng),對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的人員。管理用戶主要是指將合法的用戶增加到系統(tǒng)中,設(shè)置其用戶名和初始密碼或?qū)Σ辉偈褂孟到y(tǒng)的人員進(jìn)行注銷其登錄系統(tǒng)的權(quán)限等操作。
(二)設(shè)置權(quán)限
在增加用戶后,一般應(yīng)該根據(jù)用戶在企業(yè)核算工作中所擔(dān)任的職務(wù)、分工來設(shè)置、修改其對(duì)各功能模塊的操作權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限,用戶不能進(jìn)行沒有權(quán)限的操作,也不能查看沒有權(quán)限的數(shù)據(jù)。
三、設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息
設(shè)置系統(tǒng)公用基礎(chǔ)信息包括設(shè)置編碼方案、基礎(chǔ)檔案、收付結(jié)算信息、憑證類別、外幣和會(huì)計(jì)科目等。
(一)設(shè)置編碼方案
設(shè)置編碼方案是指設(shè)置具體的編碼規(guī)則,包括編碼級(jí)次、各級(jí)編碼長(zhǎng)度及其含義。其目的在于方便企業(yè)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編碼進(jìn)行分級(jí)管理。設(shè)置編碼的對(duì)象包括部門、職員、客戶、供應(yīng)商、科目、存貨分類、成本對(duì)象、結(jié)算方式和地區(qū)分類等。編碼符號(hào)能唯一地確定被標(biāo)識(shí)的對(duì)象。
(二)設(shè)置基礎(chǔ)檔案
設(shè)置基礎(chǔ)檔案是后續(xù)進(jìn)行具體核算、數(shù)據(jù)分類、匯總的基礎(chǔ),其內(nèi)容一般包括設(shè)置企業(yè)部門檔案、職員信息、往來單位信息、項(xiàng)目信息等。
1.設(shè)置企業(yè)部門檔案
設(shè)置企業(yè)部門檔案一般包括輸入部門編碼、名稱、屬性、負(fù)責(zé)人、電話、傳真等。其目的是方便會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照部門進(jìn)行分類匯總和會(huì)計(jì)核算。
2.設(shè)置職員信息
設(shè)置職員信息一般包括輸入職員編號(hào)、姓名、性別、所屬部門、身份證號(hào)等,其目的在于方便進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。
3.設(shè)置往來單位信息
往來單位包括客戶與供應(yīng)商。
設(shè)置客戶信息是指對(duì)與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來核算關(guān)系的客戶進(jìn)行分類并設(shè)置其基本信息,一般包括輸入客戶編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯(lián)系方式等。其目的是方便企業(yè)錄入、統(tǒng)計(jì)和分析客戶數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。設(shè)置供應(yīng)商信息是指對(duì)與企業(yè)有業(yè)務(wù)往來核算關(guān)系的供應(yīng)商進(jìn)行分類并設(shè)置其基本信息,一般包括輸入供應(yīng)商編碼、分類、名稱、開戶銀行、聯(lián)系方式等。其目的是方便企業(yè)對(duì)采購(gòu)、庫(kù)存、應(yīng)付賬款等進(jìn)行管理。
4.設(shè)置項(xiàng)目信息
項(xiàng)目是指一個(gè)特定的核算對(duì)象或成本歸集對(duì)象。企業(yè)需要對(duì)涉及該項(xiàng)目的所有收入、費(fèi)用、支出進(jìn)行專項(xiàng)核算和管理。設(shè)置項(xiàng)目信息,一般包括定義核算項(xiàng)目,建立項(xiàng)目檔案,輸入其名稱、代碼等。
(三)設(shè)置收付結(jié)算方式
設(shè)置收付結(jié)算方式一般包括設(shè)置結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱等。其目的是建立和管理企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所涉及的貨幣結(jié)算方式,方便銀行對(duì)賬、票據(jù)管理和結(jié)算票據(jù)的使用。
(四)設(shè)置憑證類別
設(shè)置憑證類別是指對(duì)記賬憑證進(jìn)行分類編制。用戶可以按照企業(yè)的需求選擇或自定義憑證類別。
憑證類別設(shè)置完后,用戶應(yīng)該設(shè)置憑證類別限制條件和限制科目,兩者組成憑證類別校驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn),供系統(tǒng)對(duì)錄入的記賬憑證進(jìn)行輸入校驗(yàn),以便檢查錄入的憑證信息和選擇的憑證類別是否相符。
在會(huì)計(jì)軟件中,系統(tǒng)通常提供的限制條件包括借方必有、貸方必有、憑證必有、憑證必?zé)o、無限制等。
憑證類別的限制科目是指限制該憑證類別所包含的科目。
在記賬憑證錄入時(shí),如果錄入的記賬憑證不符合用戶設(shè)置的限制條件或限制科目,則系統(tǒng)會(huì)提示錯(cuò)誤,要求修改,直至符合為止。
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(五)設(shè)置外幣
設(shè)置外幣是指當(dāng)企業(yè)有外幣核算業(yè)務(wù)時(shí),設(shè)置所使用的外幣幣種、核算方法和具體匯率。用戶可以增加、刪除幣別。通常在設(shè)置外幣時(shí),需要輸入幣符、幣名、固定匯率或浮動(dòng)匯率、記賬匯率和折算方式等信息。
(六)設(shè)置會(huì)計(jì)科目
設(shè)置會(huì)計(jì)科目就是將企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算所需要使用的會(huì)計(jì)科目錄入到系統(tǒng)中,并按照企業(yè)核算要求和業(yè)務(wù)要求,對(duì)每個(gè)科目的核算屬性進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置會(huì)計(jì)科目是填制會(huì)計(jì)憑證、記賬、編制報(bào)表等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。
1.增加、修改或刪除會(huì)計(jì)科目
系統(tǒng)通常會(huì)提供預(yù)置的會(huì)計(jì)科目。用戶可以直接引入系統(tǒng)提供的預(yù)置會(huì)計(jì)科目,在此基礎(chǔ)上根據(jù)需要,增加、修改、刪除會(huì)計(jì)科目。如果企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)科目與預(yù)置的會(huì)計(jì)科目相差較多,用戶也可以根據(jù)需要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科目。
增加會(huì)計(jì)科目時(shí),應(yīng)遵循先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目,再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目的順序。會(huì)計(jì)科目編碼、會(huì)計(jì)科目名稱不能為空。增加的會(huì)計(jì)科目編碼必須遵循會(huì)計(jì)科目編碼方案。
刪除會(huì)計(jì)科目時(shí),必須先從末級(jí)會(huì)計(jì)科目刪除。刪除的會(huì)計(jì)科目不能為已經(jīng)使用的會(huì)計(jì)科目。
2.設(shè)置科目屬性
(1)會(huì)計(jì)科目編碼
會(huì)計(jì)科目編碼按照會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則進(jìn)行。在對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼時(shí),一般應(yīng)遵守唯一性、統(tǒng)一性和擴(kuò)展性原則。
(2)會(huì)計(jì)科目名稱
從會(huì)計(jì)軟件的要求來看,企業(yè)所使用的會(huì)計(jì)科目的名稱可以是漢字、英文字母、數(shù)字等符號(hào),但不能為空。
(3)會(huì)計(jì)科目類型
按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度要求,會(huì)計(jì)科目按其性質(zhì)劃分為資產(chǎn)類、負(fù)債類、共同類、所有者權(quán)益類、成本類和損益類共六種類型。用戶可以選擇一級(jí)會(huì)計(jì)科目所屬的科目類型。如果增加的是二級(jí)或其以下會(huì)計(jì)科目,則系統(tǒng)將自動(dòng)與其一級(jí)會(huì)計(jì)科目類型保持一致,用戶不能更改。
(4)賬頁(yè)格式
用于定義該會(huì)計(jì)科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。一般可以分為普通三欄式、數(shù)量金額式、外幣金額式等格式。當(dāng)會(huì)計(jì)科目有數(shù)量核算時(shí),賬簿格式設(shè)置為“數(shù)量金額式”;當(dāng)會(huì)計(jì)科目有外幣核算要求時(shí),賬簿格式設(shè)置為“外幣金額式”。
(5)外幣核算
用于設(shè)定該會(huì)計(jì)科目核算是否有外幣核算。
(6)數(shù)量核算
用于設(shè)定該會(huì)計(jì)科目是否有數(shù)量核算。如果有數(shù)量核算,則需設(shè)定數(shù)量計(jì)量單位。
(7)余額方向
用于定義該會(huì)計(jì)科目余額默認(rèn)的方向。一般情況下,資產(chǎn)類、成本類、費(fèi)用類會(huì)計(jì)科目的余額方向?yàn)榻璺剑?fù)債類、權(quán)益類、收入類會(huì)計(jì)科目的余額方向?yàn)橘J方。
(8)輔助核算性質(zhì)
用于設(shè)置會(huì)計(jì)科目是否有輔助核算。輔助核算的目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的多元分類核算,為企業(yè)提供多樣化的信息。輔助核算一般包括部門核算、個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算等。輔助核算一般設(shè)置在末級(jí)科目上。某一會(huì)計(jì)科目可以同時(shí)設(shè)置多種相容的輔助核算。
(9)日記賬和銀行賬
用于設(shè)置會(huì)計(jì)科目是否有日記賬、銀行賬核算要求。
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