2015年秘書資格五級(jí)接待復(fù)習(xí):接待未預(yù)約來訪者的工作程序

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　　接待未預(yù)約來訪者的工作程序

　　(1)面帶微笑主動(dòng)問候來訪者，當(dāng)了解到對(duì)方未做預(yù)約時(shí)，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù);

　　(2)詢問來訪者要訪問的部門工工作人員姓名;

　　(3)努力為來訪者安排一個(gè)盡可能早的預(yù)約時(shí)間;

　　(4)如果來訪者要求當(dāng)天見面，慶設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者;

　　(5)如果當(dāng)天可以接見，按照接待預(yù)約客人的工作程序進(jìn)行;

　　(6)如果當(dāng)天確實(shí)不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費(fèi)雙方時(shí)間，使自己更被動(dòng);

　　(7)在無法接待來訪者的情況下，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)來訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人;

　　(8)再次給來訪者一個(gè)預(yù)訂約會(huì)的機(jī)會(huì)，并耐心聽取對(duì)方的要求;

　　(9)在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯(lián)系過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等。

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