北京會計證《會計基礎(chǔ)》第四章第四節(jié)會計憑證的傳遞講義
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一、會計憑證的傳遞
會計憑證的傳遞，是指從會計憑證取得或填制起至歸檔保管時止，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間按照規(guī)定的時間、程序進行處理的過程。各種會計憑證，他們所記載的經(jīng)濟業(yè)務(wù)不同，涉及的部門和人員不同，辦理的業(yè)務(wù)手續(xù)也不同，因此，應(yīng)當為各種會計憑證規(guī)定一個合理的傳遞程序，即一張會計憑證填制后應(yīng)交到哪個部門，哪個崗位，由誰辦理業(yè)務(wù)手續(xù)等，直到歸檔保管為止。
(一)會計憑證傳遞的意義
正確組織會計憑證的傳遞，對于提高會計核算資料的及時性、正確組織經(jīng)濟活動、加強經(jīng)濟責任、實行會計監(jiān)督、具有重要意義。
1、正確組織會計憑證的傳遞，有利于提高工作效率
正確組織會計憑證的傳遞，能夠及時、真實反映和監(jiān)督各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況，為經(jīng)濟管理提供可靠的經(jīng)濟信息。同時，也例如，材料運到企業(yè)后，倉庫保管員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將材料驗收入庫，填制“收料單”，注明實收數(shù)量等情況，并將“收料單”及時送到財會部門及其他有關(guān)部門。財會部門接到“收料單”，經(jīng)審核無誤，就應(yīng)及時編制記賬憑證和登記賬簿，生產(chǎn)部門得到該批材料已驗收入庫憑證后，便可辦理有關(guān)領(lǐng)料手續(xù)，用于產(chǎn)品生產(chǎn)等。如果倉庫保管員未按時填寫“收料單”或雖填寫“收料單”，但沒有及時送到有關(guān)部門，就會給人以材料尚未入庫的假象，影響企業(yè)生產(chǎn)正常進行。
2、正確組織會計憑證的傳遞，能更好地發(fā)揮會計監(jiān)督作用
正確組織會計憑證的傳遞，便于有關(guān)部門和個人分工協(xié)作，相互牽制，加強崗位責任制，更好地發(fā)揮會計監(jiān)督作用。例如，從材料運到企業(yè)驗收入庫，需要多少時間，有誰填制“收料單”，何時將“收料單”送到供應(yīng)部門和財會部門，會計部門收到“收料單”后由誰進行審核，并同供應(yīng)部門的發(fā)貨票進行核對，由誰何時編制記賬憑證和登記賬簿，由誰負責整理保管憑證等。這樣，就把材料收入業(yè)務(wù)驗收入庫到登記入賬的全部工作，在本單位內(nèi)部進行分工合作，共同完成。同時可以考核經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員是否按規(guī)定的會計手續(xù)辦理，從而加強經(jīng)營管理，提高工作質(zhì)量。
(二)會計憑證傳遞的基本要求
各單位的經(jīng)營業(yè)務(wù)性質(zhì)是多種多樣的，各種經(jīng)營業(yè)務(wù)又有各自的特點，所以，辦理各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的部門和人員以及辦理憑證所需要的時間、傳遞程序也必然各不相同。這就要求每個單位都必須根據(jù)自己的業(yè)務(wù)特點和管理特點，由單位領(lǐng)導會同會計部門及有關(guān)部門共同設(shè)計制訂出一套會計憑證的傳遞程序，使各個部門保證有序、及時地按規(guī)定的程序處理憑證傳遞。各單位在設(shè)計制定會計憑證傳遞時，應(yīng)注意以下幾個問題：?
1、根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點、機構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確會計憑證的傳遞程序
由于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)的內(nèi)容不同，企業(yè)管理的要求也不盡相同。在會計憑證的傳遞過程中，要根據(jù)具體情況，確定每一種憑證的傳遞程序和方法。合理制訂會計憑證所經(jīng)過的環(huán)節(jié)，規(guī)定每個環(huán)節(jié)負責傳遞的相關(guān)責任人員，規(guī)定會計憑證的聯(lián)數(shù)以及每一聯(lián)憑證的用途。做到既可使各有關(guān)部門和人員了解經(jīng)濟活動情況、及時辦理手續(xù)，又可避免憑證經(jīng)過不必要的環(huán)節(jié)，以提高工作效率。
2、規(guī)定會計憑證經(jīng)過每個環(huán)節(jié)所需要的時間，以保證憑證傳遞的及時性?
會計憑證的傳遞時間，應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時間，明確規(guī)定各種憑證在各個環(huán)節(jié)上停留的最長時間，不能拖延和積壓會計憑證，以免影響會計工作的正常程序。一切會計憑證的傳遞和處理，都應(yīng)在報告期內(nèi)完成，不允許跨期，否則將影響會計核算的準確性和及時性。
會計憑證在傳遞過程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該做到既完備、嚴密，又簡單易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)當按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會計憑證的安全和完整。會計憑證的傳遞程序、傳遞時間和銜接手續(xù)明確后，制定憑證傳遞程序，規(guī)定憑證傳遞路線、環(huán)節(jié)及在各個環(huán)節(jié)上的時間、處理內(nèi)容及交接手續(xù)，使憑證傳遞工作有條不紊、迅速而有效進行。
二、會計憑證的保管
會計憑證的保管是指會計憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟責任、具有法律效力的證明文件，又是登記賬簿的依據(jù)，所以，它是重要的經(jīng)濟檔案和歷史資料。任何企業(yè)在完成經(jīng)濟業(yè)務(wù)手續(xù)和記賬之后，必須按規(guī)定立卷歸檔，形成會計檔案資料，妥善保管，以便日后隨時查閱。
會計憑證整理保管的要求有：
1、各種記賬憑證，連同所附原始憑證和原始憑證匯總表，要分類按順序編號，定期(一天、五天、十天或一個月)裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、憑證種類、所屬年月和起訖日期、起止號碼、憑證張數(shù)等。為防止任意拆裝，應(yīng)在裝訂處貼上封簽，并由經(jīng)辦人員在封簽處加蓋騎縫章。
2、對一些性質(zhì)相同、數(shù)量很多或各種隨時需要查閱的原始憑證，可以單獨裝訂保管，在封面上寫明記賬憑證的時間、編號、種類，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。
3、各種經(jīng)濟合同和重要的涉外文件等憑證，應(yīng)另編目錄，單獨登記保管，并在有關(guān)原始憑證和記賬憑證上注明。
4、其他單位因有特殊原因需要使用原始憑證時，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準，可以復(fù)制，但應(yīng)在專門的登記簿上進行登記，并由提供人員和收取人員共同簽章。
5、會計憑證裝訂成冊后，應(yīng)有專人負責分類保管，年終應(yīng)登記歸檔。會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，應(yīng)嚴格按照《會計檔案管理辦法》進行管理。
6、會計憑證在歸檔后，應(yīng)按年月日順序排列，以便查閱。對已歸檔憑證的查閱、調(diào)用和復(fù)制，都應(yīng)得到批準，并辦理一定的手續(xù)。會計憑證在保管中應(yīng)防止霉爛破損和鼠咬蟲蛀，以確保其安全和完整。
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