遼寧會(huì)計(jì)從業(yè)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)》第五章會(huì)計(jì)憑證講義
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第五章 會(huì)計(jì)憑證
1.合法地取得、正確地填制和審核會(huì)計(jì)憑證，是會(huì)計(jì)核算的基本方法之一，也是會(huì)計(jì)核算工作的起點(diǎn)。
2.在會(huì)計(jì)核算中具有以下重要意義：
(1)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，提供記賬依據(jù);(2)明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，強(qiáng)化內(nèi)部控制;(3)監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，控制經(jīng)濟(jì)運(yùn)行。
3.會(huì)計(jì)憑證按照編制的程序和用途不同，分為原始憑證和記賬憑證。
4.原始憑證按照來(lái)源不同，分為外來(lái)原始憑證和自制原始憑證 。
(1)外來(lái)原始憑證，是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。如，增值稅專(zhuān)用發(fā)票、收款收據(jù)、火車(chē)票、飛機(jī)票、住宿發(fā)票。
(2)自制原始憑證，是指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如，收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、物資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。
5.原始憑證按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同，分為一次憑證，累計(jì)憑證和匯總憑證。
(1)一次憑證。一次憑證指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證。如收據(jù)、領(lǐng)料單、收料單、發(fā)貨單、借款單、銀行結(jié)算證等。一次憑證是一次有效憑證，其填制手續(xù)是一次完成的。
(2)累計(jì)憑證。累計(jì)憑證指在一定時(shí)期內(nèi)連續(xù)記錄發(fā)生的同類(lèi)型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的自制原始憑證。這類(lèi)憑證的填制手續(xù)不是一次完成的，而是隨著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生而多次進(jìn)行的。如，限額領(lǐng)料單。
(3)匯總憑證。匯總憑證亦稱(chēng)原始憑證匯總表，指根據(jù)一定時(shí)期內(nèi)，若干相同的原始憑證匯總編制成的原始憑證。如收料憑證匯總表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單、發(fā)料憑證匯總表。
6.原始憑證按照格式不同分為通用憑證和專(zhuān)用憑證。
(1)通用憑證。通用憑證指由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。如稅務(wù)部門(mén)統(tǒng)一制定的增值稅發(fā)票，由中國(guó)人民銀行統(tǒng)一制定的支票、商業(yè)匯票等結(jié)算憑證等。
(2)專(zhuān)用憑證。專(zhuān)用憑證指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。這種憑證一般在憑證名稱(chēng)之前寫(xiě)上企業(yè)單位名稱(chēng)，如，收料單，差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等。
7.原始憑證的基本內(nèi)容
(1)原始憑證名稱(chēng);
(2)填制原始憑證的日期;
(3)接受原始憑證的單位名稱(chēng);
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)、金額等);
(5)填制單位簽章;
(6)有關(guān)人員簽章;
(7)憑證附件。
8.原始憑證的填制要求
(1)記錄要真實(shí)。
(2)內(nèi)容要完整。 憑證填寫(xiě)的手續(xù)必須完備，符合內(nèi)部牽制的原則，各有關(guān)經(jīng)辦單位、部門(mén)和人員要認(rèn)真審核并簽章，對(duì)憑證的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。
(3)手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章;
(4)書(shū)寫(xiě)要清楚、規(guī)范。原始憑證要按規(guī)定填寫(xiě)，文字要簡(jiǎn)要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫(xiě)金額必須相符且填寫(xiě)規(guī)范，小寫(xiě)金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書(shū)寫(xiě)，不得寫(xiě)連筆字。在金額前要填寫(xiě)人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫(xiě)到角、分，無(wú)角、分的，寫(xiě)“00”或符號(hào)“─”; 有角無(wú)分的，分位寫(xiě)“0”，不得用符號(hào)“─”。 大寫(xiě)金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫(xiě)“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫(xiě)金額之間不得留有空白。大寫(xiě)金額到元或角為止的，后面要寫(xiě)“整”或“正”字;有分的，不寫(xiě)“整”或“正”字。
(5)編號(hào)要連續(xù)。
(6)不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。
(7)填制要及時(shí)。
9.原始憑證的審核
審核原始憑證的真實(shí)性;
審核原始憑證的合法性;
審核原始憑證的合理性;
審核原始憑證的完整性;
審查原始憑證的正確性;
審核原始憑證的及時(shí)性。
10.原始憑證的審核是一項(xiàng)十分重要、嚴(yán)肅的工作，應(yīng)根據(jù)不同情況處理：
(1)對(duì)于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)據(jù)以編制記賬憑證入賬;
(2)對(duì)于真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不夠完整、填寫(xiě)有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)退回給有關(guān)經(jīng)辦人員，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整、更正錯(cuò)誤或重開(kāi)后，再辦理正式會(huì)計(jì)手續(xù);
(3)對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。
11.專(zhuān)用記賬憑證是按其所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否與現(xiàn)金和銀行存款的收付有關(guān)，將其分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。
收款憑證，是用來(lái)記錄貨幣資金收款業(yè)務(wù)的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證收款后填制的。在收款憑證左上方所填列的借方科目，應(yīng)是“庫(kù)存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。若該憑證已登記賬簿，應(yīng)在“記賬”欄作標(biāo)記如“√”，以防止經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)重記或漏記。
付款憑證，是用來(lái)記錄貨幣資金付款業(yè)務(wù)的憑證，它是由出納人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證付款后填制的。
在借貸記賬法下，付款憑證的設(shè)證科目貸方科目，在付款憑證左上方所填列的貸方科目，就是“庫(kù)存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。
轉(zhuǎn)賬憑證是用以記錄與貨幣資金收付無(wú)關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的憑證，它是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)原始憑證填制的。
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12.通用記賬憑證，是用以記錄各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記賬憑證。
采用通用記賬憑證的經(jīng)濟(jì)單位，涉及到貨幣資金收、付業(yè)務(wù)的記賬憑證是由出納員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證收、付款后填制的，涉及轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證，是由有關(guān)會(huì)計(jì)人員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證填制的。
13.為減少總賬的記賬工作量，企業(yè)可根據(jù)收款憑證、付款憑證及轉(zhuǎn)賬憑證定期匯總，編制匯總記賬憑證或科目匯總表，并以匯總記賬憑證或科目匯總表為依據(jù)登記總分類(lèi)賬。
14.記賬憑證按照填列方式不同，可以分為復(fù)式憑證和單式憑證
復(fù)式憑證是指將每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的全部會(huì)計(jì)科目及其發(fā)生額均在同一張記賬憑證中反映的一種憑證。
單式憑證是指每一張記賬憑證只填列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的一個(gè)會(huì)計(jì)科目及其金額的記賬憑證。
15.記賬憑證的基本內(nèi)容
記賬憑證雖然種類(lèi)不一，但它們的主要作用都在于對(duì)原始憑證進(jìn)行歸類(lèi)、整理，運(yùn)用賬戶和復(fù)式記賬方法，編制會(huì)計(jì)分錄，直接據(jù)以記賬。因此，各種記賬憑證必須具備下列基本內(nèi)容：
(1)記賬憑證的名稱(chēng)。如“收款憑證”、“付款憑證”、“轉(zhuǎn)賬憑證”等。
(2)記賬憑證的編號(hào)。
(3)填制記賬憑證的日期，通常用年、月、日表示。
(4)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡(jiǎn)要說(shuō)明，即摘要。
(5)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)科目及其記賬方向，包括每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的全部一級(jí)科目和明細(xì)科目。
(6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的金額。
(7)附件的張數(shù)，即記賬憑證后面所附原始憑證的張數(shù)。
(8)記賬標(biāo)記。
(9)會(huì)計(jì)主管、記賬、審核、出納、制單等有關(guān)人員簽章。
16.記賬憑證的基本要求
(1)記賬憑證各項(xiàng)內(nèi)容必須完整。
(2)記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號(hào)。“分?jǐn)?shù)編號(hào)法”
(3)記賬憑證的書(shū)寫(xiě)應(yīng)清楚、規(guī)范。相關(guān)要求同原始憑證。
(4)記賬憑證可以根據(jù)每一張?jiān)紤{證填制，或根據(jù)若干張同類(lèi)原始憑證匯總編制，也可以根據(jù)原始憑證匯總表填制;但不得將不同內(nèi)容和類(lèi)別的原始憑證匯總填制在一張記賬憑證上。
(5)除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證可以不附原始憑證外，其他記賬憑證必須附有原始憑證。如一張?jiān)紤{證需填制兩張記賬憑證，應(yīng)在未附原始憑證的記賬憑證上注明其原始憑證在哪張記賬憑證下，以便查閱。
(6)
①填制記賬憑證時(shí)若發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制。
②已登記入賬的記賬憑證在當(dāng)年內(nèi)發(fā)現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤時(shí)，可以用紅字填寫(xiě)一張與原內(nèi)容相同的記賬憑證，在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”字樣，同時(shí)再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。
③如果會(huì)計(jì)科目沒(méi)有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額另編一張調(diào)整的記賬憑證，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。
?、馨l(fā)現(xiàn)以前年度記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)用藍(lán)字填制一張更正的記賬憑證。對(duì)于更正錯(cuò)賬的記賬憑證，可以不附原始憑證，但需在摘要欄注明“注銷(xiāo)某月某日某號(hào)憑證”;重編正確憑證時(shí)，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”。
(7)記賬憑證填制完經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行處至合計(jì)數(shù)上的空行處劃線注銷(xiāo)。
17.對(duì)于涉及“現(xiàn)金”和“銀行存款”之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，一般只編制付款憑證，不編收款憑證。
18.記賬憑證的審核內(nèi)容主要包括：
審核的主要內(nèi)容包括內(nèi)容是否真實(shí)、項(xiàng)目是否齊全、科目是否正確、金額是否正確、書(shū)寫(xiě)是否正確等。
(1)記賬憑證是否附有原始憑證;記賬憑證的內(nèi)容與所附原始憑證的內(nèi)容是否相符;記賬憑證上填寫(xiě)的附件張數(shù)與實(shí)際原始憑證張數(shù)是否相符。
(2)會(huì)計(jì)科目應(yīng)用是否正確;二級(jí)或明細(xì)科目是否齊全;科目對(duì)應(yīng)關(guān)系是否清晰。
(3)金額是否正確。
(4)填寫(xiě)的摘要是否清楚，是否正確歸納了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際內(nèi)容。
(5)記賬憑證中有關(guān)項(xiàng)目是否填列齊全;有關(guān)人員是否簽字或蓋章。
另外，出納人員在辦理收款或付款業(yè)務(wù)后，應(yīng)在憑證上加蓋“收訖”或“付訖”戳記，以避免重收重付。
在審核過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)記賬憑證填制有錯(cuò)誤，或者不符合要求，則需要由填制人員重新填制，或按規(guī)定的方法進(jìn)行更正。經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤的記賬憑證，便可據(jù)以記賬。
19.會(huì)計(jì)憑證的傳遞，是指從憑證取得或填制時(shí)起到歸檔保管時(shí)止，在單位內(nèi)部有關(guān)部門(mén)和人員之間的傳遞。
會(huì)計(jì)憑證的傳遞主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即憑證傳遞的路線和在各個(gè)環(huán)節(jié)停留及傳遞的時(shí)間。
20.會(huì)計(jì)憑證的保管要求(重點(diǎn))
從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無(wú)法取得證明的，如車(chē)票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫(xiě)明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
原始憑證不得外借。其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專(zhuān)設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)和涉外交付等重要的原始憑證，應(yīng)當(dāng)另編目錄單獨(dú)保管，并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。
嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷(xiāo)毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定原始憑證、記賬憑證和匯總憑證的保管期限為15年。保存期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，必須開(kāi)列清單按照規(guī)定手續(xù)報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
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