全國會計(jì)證《會計(jì)電算化》第五章第二節(jié)賬務(wù)處理模塊講義

　　第二節(jié)賬務(wù)處理模塊基本操作

　　賬務(wù)處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結(jié)賬等一系列會計(jì)處理，到編制出會計(jì)報表的過程。賬務(wù)處理模塊是會計(jì)信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)，通過此模塊可進(jìn)行系統(tǒng)初始化、日常賬務(wù)處理、結(jié)賬和編制會計(jì)報表等工作。

　　一、系統(tǒng)初始化

　　系統(tǒng)初始化是指會計(jì)電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置的過程，將通用會計(jì)核算軟件轉(zhuǎn)變成專用會計(jì)核算軟件。系統(tǒng)初始化是整個會計(jì)電算化工作的基礎(chǔ)。系統(tǒng)初始化工作的好壞，直接影響到會計(jì)電算化工作的效果。系統(tǒng)初始化主要包括以下內(nèi)容。

　　(一)系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)。具體包括賬套管理、年度賬管理、操作員管理。

　　1.啟動和注冊系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份，二是以賬套主管的身份。

　　系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

　　賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、所選賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置等。

　　2.設(shè)置操作員

　　操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。凡是允許操作會計(jì)電算化系統(tǒng)的會計(jì)人員均應(yīng)首先設(shè)置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應(yīng)的權(quán)限。每次注冊或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查，根據(jù)其權(quán)限設(shè)置限制其所能訪問和操作的功能。只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才能避免無權(quán)、越權(quán)操作的發(fā)生，保證會計(jì)資料的安全性、可靠性與保密性。

　　3.建立賬套

　　賬套就是一個單位在會計(jì)電算化系統(tǒng)中的所有會計(jì)資料，即一套會計(jì)數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，而賬套的修改只能由賬套主管進(jìn)行。

　　建立賬套，就是指使用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套賬簿文件。首先，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后，軟件通過這些基礎(chǔ)參數(shù)自動建立一套賬。賬套參數(shù)設(shè)置主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。

　　(1)設(shè)置賬套信息。

　　賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一且必須輸入。

　　賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。

　　賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認(rèn)路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認(rèn)路徑。從安全角度考慮，一般應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)硬盤上建立專門目錄作為數(shù)據(jù)庫路徑，切忌將數(shù)據(jù)庫路徑指定為某個磁盤的根目錄，或者指定到U盤等移動存儲介質(zhì)上。

　　啟用會計(jì)期：新設(shè)置賬套被啟用的時間。

　　會計(jì)期間：會計(jì)期間是指確定會計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。軟件將根據(jù)會計(jì)制度規(guī)定按自然年和自然月自動設(shè)定好會計(jì)期間。單位也可以根據(jù)實(shí)際情況自行設(shè)定，例如，某單位在每月25日結(jié)賬，26日到月底發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)作為下月的業(yè)務(wù)記入下月的賬簿中。會計(jì)期間設(shè)定完成后，不能再對其進(jìn)行修改。

　　(2)設(shè)置單位信息：單位信息用于記錄本單位的基本信息。企業(yè)除定義單位名稱外，還可按照實(shí)際情況建立本單位的基本信息資料，如單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號等。

　　(3)確定核算類型：用于記錄本單位的基本核算信息，包括本位幣代碼、本位幣名稱、賬套主管、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、是否按行業(yè)預(yù)置科目等。

　　本位幣代碼：用來輸人新建賬套所用的本位幣的代碼，如“人民幣”的代碼為RMB。記賬本位幣設(shè)置后不能更改。

　　本位幣名稱：用來輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，用戶必須輸入。

　　賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。

　　企業(yè)類型：用戶必須選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類型。如果選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷業(yè)務(wù);如果選擇商業(yè)模式，委托代銷和受托代銷都能處理。

　　行業(yè)性質(zhì)：用戶必須選擇輸入，系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。

　　是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級科目，則選中該項(xiàng)。

　　(4)確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較少，可不進(jìn)行分類核算;如果相對較多，通常要進(jìn)行分類核算。

　　(5)確定編碼方案：為了便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計(jì)和管理，軟件將對會計(jì)科目、企業(yè)內(nèi)的部門等進(jìn)行編碼。

　　(6)設(shè)置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)

　　位數(shù)。

　　(7)系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。

　　4.設(shè)置操作員權(quán)限

　　會計(jì)電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則進(jìn)行用戶管理，以適應(yīng)較大規(guī)模企業(yè)的需要。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)管理員組擁有所有的操作權(quán)限，可以指定某賬套的賬套主管，建立其他用戶和用戶組并為其授權(quán)。對用戶組的授權(quán)成為該組成員的基本授權(quán)，系統(tǒng)管理員還可以在用戶組授權(quán)的基礎(chǔ)上對用戶授予其他權(quán)限。賬套主管只可以對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。

　　一般電算主管作為系統(tǒng)管理員組成員，由其進(jìn)行用戶管理，其他用戶只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改操作權(quán)限。系統(tǒng)管理員在授權(quán)時，應(yīng)當(dāng)遵循不相容職務(wù)相分離的原則，如憑證輸入和審核的權(quán)限必須賦予不同的操作員。日常使用時，對離職人員要及時刪除或者禁用相應(yīng)用戶。

　　5.基礎(chǔ)設(shè)置

　　基礎(chǔ)檔案是指計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。用友T3軟件是財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理系統(tǒng)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不僅涉及財(cái)務(wù)部門，還會涉及業(yè)務(wù)部門，因此，數(shù)據(jù)收集、整理的工作量很大。

　　基礎(chǔ)檔案的設(shè)置包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、往來單位設(shè)置、財(cái)務(wù)設(shè)置等內(nèi)容。機(jī)構(gòu)設(shè)置包括部門檔案和職員檔案的設(shè)置;往來單位的設(shè)置包括客戶檔案、供應(yīng)商檔案的設(shè)置;財(cái)務(wù)設(shè)置包括外幣及匯率設(shè)置、會計(jì)科目設(shè)置、憑證類別設(shè)置。

　　(1)設(shè)置部門檔案。在會計(jì)核算中，往往需要按部門進(jìn)行分類、匯總和管理，從下一級自動向有隸屬關(guān)系的上一級進(jìn)行匯總。部門檔案是設(shè)置會計(jì)科目時要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個人核算的往來個人所屬的部門。

　　(2)設(shè)置職員檔案。職員檔案主要用于本單位職員的個人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個人往來核算和管理等操作。

　　(3)設(shè)置客戶檔案。如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中?？蛻魴n案主要包括“客戶編號”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式，以及信用等級等其他信息。

　　(4)設(shè)置供應(yīng)商檔案。企業(yè)如果需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)資料錄入供應(yīng)商檔案。

　　(5)設(shè)置外幣及匯率。匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣幣種及匯率的設(shè)置。外幣幣種及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時具體使用何種匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。

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　　6.設(shè)置會計(jì)科目

　　設(shè)置會計(jì)科目就是將會計(jì)核算所使用的會計(jì)科目錄入到會計(jì)核算軟件中。設(shè)置會計(jì)科目的內(nèi)容包括建立會計(jì)科目、修改和刪除會計(jì)科目、指定會計(jì)科目等操作。

　　(1)建立會計(jì)科目。

　　在財(cái)務(wù)軟件中，建立會計(jì)科目時，輸入的基本內(nèi)容包括：科目編碼、科目名稱、科目類型、賬頁格式、輔助賬標(biāo)記等項(xiàng)目。

　　①會計(jì)科目編碼?？颇烤幋a就是按科目編碼方案對每一科目的編碼進(jìn)行定義?？颇烤幋a必須唯一，用數(shù)字、英文字母表示，避免用&、@、空格等符號。設(shè)計(jì)會計(jì)科目編碼首先從一級科目開始，逐級向下設(shè)置明細(xì)科目。一級科目編碼按財(cái)政部的統(tǒng)一編碼方案編制;明細(xì)科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。通常的方法是，同級科目按順序排列，以序號作為本級科目編碼，加上一級科目編碼后，組成本級科目全編碼。編碼設(shè)計(jì)時必須注意，科目級長如設(shè)定為兩位，如果科目在10個以下，編碼的十位數(shù)必須以“0”表示。

　?、跁?jì)科目名稱。會計(jì)科目名稱是指會計(jì)科目的漢字名稱，不能為空。科目名稱與科目編碼具有一一對應(yīng)的關(guān)系。

　　③科目類型。按照會計(jì)制度規(guī)定，科目類型分為五大類，即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。財(cái)政部規(guī)定的一級科目編碼的第一位，即科目大類代碼為：“1=資產(chǎn)”，“2=負(fù)債”，“3=所有者權(quán)益”，“4=成本”，“5=損益”。

　?、苜~頁格式。即根據(jù)會計(jì)核算的需要對會計(jì)賬簿進(jìn)行格式定義，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。

　?、葺o助賬設(shè)置。輔助賬是指科目的輔助核算內(nèi)容，主要有個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、部門核算、項(xiàng)目核算等，另外，還有外幣核算、數(shù)量核算、銀行賬和日記賬輔助核算。

　　(2)修改和刪除會計(jì)科目。

　　如果需要對原有會計(jì)科目的某些項(xiàng)目進(jìn)行修改，譬如賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標(biāo)識等，可以通過“修改”功能來完成。如果需要刪除原有會計(jì)科目，可通過“刪除”功能完成。要修改和刪除某會計(jì)科目，應(yīng)先選中該會計(jì)科目。

　　修改或刪除會計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目。

　　修改或刪除會計(jì)科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級及其下級科目的期初余額(改為0)，才能修改或刪除該科目。

　　科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級處理，此時只能增加同級科目，而不能在該科目增設(shè)下級科目。

　　(3)指定會計(jì)科目。

　　指定會計(jì)科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。

　　在指定“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計(jì)科目時選中“日記賬”復(fù)選框。

　　7.設(shè)置憑證類別

　　(1)許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：

　　①記賬憑證;

　?、谑湛顟{證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、郜F(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、墁F(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;

　?、葑远x憑證類別。

　　(2)憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類別。某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型。

　?、俳璺奖赜?。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　?、谫J方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發(fā)生額。

　?、蹜{證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有

　　發(fā)生額。

　?、軕{證必?zé)o。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。

　?、轃o限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復(fù)錄入。

　　在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置;已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。

　　(三)輸入期初余額

　　在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。錄人科目初始數(shù)據(jù)時，只需錄入最明細(xì)級科目的期初余額、借方累計(jì)發(fā)生額、貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)就會對上級科目數(shù)據(jù)自動進(jìn)行匯總計(jì)算。若企業(yè)是在年初建賬，則輸人的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。

　　(1)總賬期初余額錄入。對于沒有設(shè)置輔助核算的科目，可以直接錄入期初金額。

　　(2)輔助科目期初余額錄入。在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　(3)試算平衡。期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。

　　二、日常賬務(wù)處理操作

　　在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，便能夠進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的業(yè)務(wù)資料，利用會計(jì)核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。

　　(一)填制憑證

　　在實(shí)際工作中，可直接在計(jì)算機(jī)上根據(jù)原始憑證填制記賬憑證，填制憑證是電算化方式下工作量較大的一項(xiàng)內(nèi)容。

　　填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

　　1.增加憑證

　　憑證輸入是賬務(wù)處理模塊的數(shù)據(jù)入口，憑證數(shù)據(jù)是賬表數(shù)據(jù)的來源。記賬憑證錄入過程中，會計(jì)核算軟件會對憑證錄入的正確性進(jìn)行控制。記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分;二是憑證正文部分。如果輸入的會計(jì)科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容;如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內(nèi)容。

　　(1)憑證頭部分。

　?、賾{證類別?？梢暂斎霊{證類別字，也可以參照輸入。

　?、趹{證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。系統(tǒng)也同時自動管理憑證頁號，當(dāng)某號憑證不只一頁時，系統(tǒng)將自動在憑證號后面標(biāo)上分單號。

　?、壑茊稳掌凇＜刺钪茟{證的日期。系統(tǒng)自動進(jìn)入賬務(wù)系統(tǒng)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進(jìn)行修改或參照輸入。制單日期一般隨憑證編號增加而遞增。

　?、芨絾螕?jù)數(shù)。即所輸入憑證的原始單據(jù)張數(shù)。

　　(2)憑證正文部分。

　?、僬?。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了，不能為空。

　?、跁?jì)科目。必須輸入末級科目。輸入時，可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼等。會計(jì)核算軟件會對輸入的會計(jì)科目進(jìn)行存在性檢查、符合性檢查和是否最底級科目檢查。

　?、圯o助信息。對于要進(jìn)行輔助核算的科目，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助核算信息。輔助核算信息包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算。如果需要對所輸入的輔助項(xiàng)進(jìn)行修改，可雙擊所要修改的項(xiàng)，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，然后進(jìn)行修改。

　?、芙痤~。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字以負(fù)數(shù)形式輸入。保存憑證時，軟件將檢查借貸總額是否相等。

　　2.修改憑證在“填制憑證”窗口中，通過翻頁查找或輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需要修改的地方進(jìn)行修改即可?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等。如果憑證已經(jīng)審核，則不能修改，只有取消審核后才可以修改。

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　　3.刪除憑證

　　(1)作廢/恢復(fù)憑證。當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。若當(dāng)前憑證已作廢，還可取消作廢標(biāo)志，將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。

　　(2)整理憑證。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證進(jìn)行憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再進(jìn)行憑證整理。

　　4.查詢憑證

　　總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時，也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能。用戶不僅可以查詢符合條件的憑證信息，還可以查看當(dāng)前科目的最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。

　　(二)審核憑證

　　審核憑證是審核員按照財(cái)會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計(jì)分錄是否正確等。審查員認(rèn)為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交予制單員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進(jìn)行審核操作。會計(jì)制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。憑證既可逐張審核，也可成批審核。

　　提示：審核人必須具有審核權(quán);作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯;審核人和制單人不能是同一個人;憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除;只有取消審核簽字后才可以修改或刪除;已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。

　　(三)記賬

　　在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。會計(jì)核算軟件記賬只是對已記賬的憑證做記賬標(biāo)志，并不實(shí)際登記和更新賬冊數(shù)據(jù)。

　　記賬工作由計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。一般來說，只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬。

　　(四)賬簿查詢

　　企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成正式的會計(jì)賬簿。賬簿管理包括基本會計(jì)核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助賬的查詢和輸出。查詢賬簿，需要設(shè)定查詢條件，查詢的結(jié)果可以屏幕顯示，也可以打印輸出。

　　1.基本會計(jì)核算賬簿管理

　　基本會計(jì)核算賬簿管理包括總賬、余額表、明細(xì)賬、序時賬、多欄賬的查詢及打印。(1)總賬的查詢及打印。總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額，而且可以查詢所有二至六級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額等?？傎~可以由科目余額表代替。

　　(2)明細(xì)賬的查詢及打印。明細(xì)賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。

　　(3)日記賬的查詢及打印。日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日.記賬的查詢和打印。現(xiàn)金、銀行存款日記賬等需要逐日結(jié)算的賬簿只能依據(jù)已記賬憑證生成。

　　提示：會計(jì)核算軟件一般提供從總賬到明細(xì)賬或者日記賬，再到憑證的聯(lián)查功能。

　　2.各種輔助核算賬簿管理

　　輔助核算賬簿管理包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項(xiàng)目核算賬簿的總賬、明細(xì)賬查詢輸出，以及部門收支分析和項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表的查詢輸出。

　　三、結(jié)賬

　　使用結(jié)賬功能可以對指定月份進(jìn)行結(jié)賬。結(jié)賬實(shí)際上就是指計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。

　　在電算化方式下，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對當(dāng)月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計(jì)算機(jī)自動完成。

　　在結(jié)賬之前要作下列檢查：

　　(1)檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。

　　(2)月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。

　　(3)檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。

　　(4)核對總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否一致，如果不一致，則不能結(jié)賬。

　　(5)檢查損益類賬戶是否已經(jīng)全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，否則本月不能結(jié)賬。

　　(6)如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，則檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬。如果沒有，則本月不能結(jié)賬。結(jié)賬前要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，結(jié)賬后不得再錄入本月憑證，并終止各賬戶的記賬工作;計(jì)算本月各賬戶的發(fā)生額合計(jì)和本月賬戶期末余額，并將余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月月初。

　　四、編制會計(jì)報表

　　(一)概述

　　第一次使用會計(jì)報表功能時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行報表初始化。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設(shè)置報表參數(shù)，定義報表取數(shù)公式和表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系。會計(jì)核算軟件可以通過初始化定義報表格式及表內(nèi)數(shù)據(jù)的生成公式，以后每期自動取數(shù)計(jì)算，快速、準(zhǔn)確生成會計(jì)報表。

　　報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義工作量最大、準(zhǔn)確性要求高，直接關(guān)系到自動編制報表的正確性。報表定義是一次性的，一旦定義正確，以后的報表編制工作都由系統(tǒng)自動完成。為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據(jù)表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系定義審核公式，以后生成報表時，由軟件根據(jù)審核公式進(jìn)行合法性檢查。

　　1.UF0報表的功能概述

　　UF0報表主要具有文件管理功能、格式設(shè)計(jì)功能、公式設(shè)計(jì)功能、數(shù)據(jù)處理功能和圖表功能。

　　2.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　UF0將報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設(shè)計(jì)以及報表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進(jìn)行的。

　　(1)格式狀態(tài)。在報表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸人數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕，可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　3.單元

　　單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識。例如，C8表示第3列第8行交匯的那個單元。UF0的單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元三種。

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么，在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。

　　4.組合單元

　　組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。

　　5.區(qū)域

　　區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個完整的長方形矩陣。在UF0中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。例如，A6到Cl0的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。

　　6.表頁

　　一個報表中的所有表頁具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁在報表中的序號在表頁下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁標(biāo)”。

　　7.關(guān)鍵字

　　關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UF0中被稱為關(guān)鍵字。UF0共提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”。除比之外，UF0還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

　　8.函數(shù)

　　企業(yè)常用的財(cái)務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。UF0報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。

　　(二)新建財(cái)務(wù)報表

　　啟動報表系統(tǒng)后，可通執(zhí)行新建命令創(chuàng)建一張空白報表。

　　(三)報表格式定義

　　報表格式就是報表的樣式。報表格式定義主要包括設(shè)計(jì)報表的表格、輸入報表的表間項(xiàng)目及定義項(xiàng)目的顯示風(fēng)格、單元屬性等。通過設(shè)置報表的表樣可以確定整張報表的大小和外觀。

　　報表格式設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括：設(shè)置報表尺寸、定義報表行高列寬、畫表格線、定義組合單元、輸入表頭表體表尾內(nèi)容、定義顯示風(fēng)格、定義單元屬性、設(shè)置關(guān)鍵字等。

　　報表格式定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　(四)報表公式定義

　　定義報表公式就是根據(jù)報表與賬簿、報表與報表、報表與其他業(yè)務(wù)模塊之間的關(guān)系，設(shè)定報表編制方法(計(jì)算公式)和報表勾稽關(guān)系(審核公式)，并錄入計(jì)算機(jī)的過程。

　　定義報表公式是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動生成報表的關(guān)鍵步驟。報表中的數(shù)據(jù)根據(jù)其來源可以分為三類：從賬務(wù)處理或其他模塊取數(shù)據(jù)、經(jīng)計(jì)算得到的數(shù)據(jù)、人工輸入的外部數(shù)據(jù)。對于前兩種數(shù)據(jù)來源，系統(tǒng)提供了報表數(shù)據(jù)生成所需要的函數(shù)，并提供了定義報表編制公式的功能。公式是由操作符和操作數(shù)組成的表達(dá)式。操作符可以是加、減、乘、除、括號等。操作數(shù)可以是常數(shù)、表格中的其他數(shù)據(jù)、系統(tǒng)定義的各種函數(shù)。在UF0表中，由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以，報表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式。報表中主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。計(jì)算公式：定義了報表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以，必須定義計(jì)算公式。

　　審核公式：用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　舍位平衡公式：用于報表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，如將以“元”為單位的報表數(shù)據(jù)變成以“萬元”為單位的報表數(shù)據(jù)時，表中的平衡關(guān)系仍然成立。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報表公式的定義方法有直接輸入法和引導(dǎo)輸入法。進(jìn)入引導(dǎo)輸入狀態(tài)后，對函數(shù)參量進(jìn)行選擇輸入，軟件就可以自動生成所要的函數(shù)表達(dá)式。

　　(五)報表數(shù)據(jù)處理

　　報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時，計(jì)算機(jī)將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進(jìn)行取數(shù)、審核及舍位等操作。

　　報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進(jìn)行的，因此，在數(shù)據(jù)處理時還涉及表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進(jìn)行。(1)錄入關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實(shí)際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。

　　(2)整表重算。當(dāng)完成報表的格式設(shè)計(jì)并完成賬套初始和關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計(jì)算指定賬套和指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計(jì)算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的，既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計(jì)算，也可以使用菜單功能計(jì)算。

　　在會計(jì)核算軟件中，可以利用報表中的數(shù)據(jù)生成圖標(biāo)。軟件一般提供包括柱狀圖、線段圖、區(qū)域圖、餅狀圖等多種常用形式的圖表，并提供圖表向?qū)б龑?dǎo)用戶一步步設(shè)計(jì)生成符合需要的圖表。通過圖表管理可以把報表數(shù)據(jù)以圖形表示出來，使報表數(shù)據(jù)更直觀、生動、易理解。

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