2014年秘書資格五級(jí)輔導(dǎo):事務(wù)公文擬寫

　　常用事務(wù)文書的擬寫重點(diǎn)：了解公文的概念，公文制發(fā)的程序;掌握傳真、備忘錄、通知、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信 及請(qǐng)柬的擬寫方法。

　　1.公務(wù)文書的概念

　　公務(wù)文書，以下簡(jiǎn)稱公文，有時(shí)又稱文書、文件。

　　(1)公文的制發(fā)者必須是法定的機(jī)關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人。

　　(2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。

　　(3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體。

　　(4)公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動(dòng)的一種重要工具。

　　2.公文的制發(fā)程序

　　(1)擬稿：把領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)的發(fā)文意圖條理化，是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

　　(2)審核：由秘書部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改，為簽 發(fā)做好準(zhǔn)備。

　　(3)簽發(fā)：由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽寫發(fā)文具體意見，對(duì)文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。

　　(4)復(fù)核：公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完 備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　(5)注發(fā)：為待發(fā)文件注冊(cè)，編注發(fā)文字號(hào)。

　　(6)繕?。焊鶕?jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿，并由文秘人 員負(fù)責(zé)校對(duì)。

　　(7)用?。河擅貢块T對(duì)已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。

　　(8)發(fā)文登記：由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊(cè)，以備存查。

　　(9)分發(fā)：由秘書部門把用印并登記的公文通過適當(dāng)方式傳遞給收文單位。

　　3.傳真

　　(1)傳真的概念。

　　(2)傳真的特點(diǎn)：真實(shí)、便捷、可靠。

　　(3)傳真的寫法：傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位，抄送人姓名、傳真號(hào)，發(fā)件 人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號(hào)、電話、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)等。

　　4.備忘錄

　　(1)備忘錄的概念：備忘錄是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人經(jīng)常使用的，隨 時(shí)記載、幫助記憶的文書。

　　(2)備忘錄的特點(diǎn)：形式靈活多樣，寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的 結(jié)束語。

　　5.事項(xiàng)通知

　　(1)事項(xiàng)通知可以上行、平行、下行，其目的主要是為了讓對(duì)方了解某件事情或某些情 況，一般不要求執(zhí)行或辦理。

　　(2)事項(xiàng)通知的適用范圍：當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項(xiàng)或交流某些信息 時(shí)，可使用這種通知。

　　6.會(huì)議通知

　　(1)適用范圍：當(dāng)需要向有關(guān)人員或單位知照某一會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議要求時(shí)，可 使用這種通知。會(huì)議通知在寫法上比較靈活、自由。

　　(2)會(huì)議通知的寫作：寫好會(huì)議通知的關(guān)鍵，是要把與會(huì)議有關(guān)的事項(xiàng)一次性地交代清 楚，這樣既可避免一次又一次地發(fā)補(bǔ)充通知，又免得與會(huì)人員反復(fù)詢問。會(huì)議通知應(yīng)開門見 山，直述其事，把會(huì)議通知的有關(guān)要素寫清楚。

　　7.邀請(qǐng)信

　　(1) 邀請(qǐng)信的概念：邀請(qǐng)信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體舉辦重要活動(dòng)，召開重 要大會(huì)，邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。邀請(qǐng)信與請(qǐng)柬有相似之處， 但使用范圍比請(qǐng)柬更廣泛，信息容量更大，一些重大的商業(yè)活動(dòng)經(jīng)常以邀請(qǐng)信形式邀請(qǐng)社會(huì) 各界人士參加。

　　(2)邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)：邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　8.感謝信

　　(1)感謝信的概念：感謝信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人，對(duì)幫助、支持自己 工作的單位或個(gè)人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本人或受助一方的代表，寫 信的目的在于表示不忘對(duì)方的關(guān)愛和幫助，肯定對(duì)方的事跡和風(fēng)格，表達(dá)自己的感激和謝意。

　　(2)感謝信的特點(diǎn)：第一個(gè)特點(diǎn)是真實(shí)性，主要體現(xiàn)在兩方面，一是感謝的對(duì)象要真 實(shí)，二是敘述的事情要真實(shí);感謝信的第二個(gè)特點(diǎn)是感召性。

　　(3)感謝信的結(jié)構(gòu)：感謝信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　9.賀信(電)

　　(1) 賀信(電)的概念：賀信(電)是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企 事業(yè)單位或個(gè)人對(duì)取得巨大成績(jī)、做出卓越貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人表示祝賀，或者對(duì)國際、國內(nèi) 發(fā)生的重大喜事，對(duì)一些重要會(huì)議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信(電)的篇幅一般比 較簡(jiǎn)短，感情充沛，文字明快。

　　(2)賀信(電)的特點(diǎn)：祝賀性、信電性。

　　(3)賀信(電)的結(jié)構(gòu)：賀信(電)的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　10.請(qǐng)柬

　　請(qǐng)柬也稱請(qǐng)?zhí)Ｋ歉骷?jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員參加某項(xiàng)活 動(dòng)而專門制發(fā)的信柬。請(qǐng)柬的使用范圍十分廣泛，雖屬書信類，但比起一般的信函更具莊重 性的特點(diǎn)。所以，一般只有遇到較大的事情或莊重的場(chǎng)合才使用請(qǐng)柬，而不用一般的信函， 以示對(duì)被邀請(qǐng)者的尊重。請(qǐng)柬有時(shí)也用作入場(chǎng)和報(bào)到的憑證。

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