2015年三級秘書資格電子檔案復(fù)習(xí)：電子檔案的歸檔

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　　電子檔案的歸檔

　　(1)歸檔方式。電子檔案的歸檔方式有物理歸檔和邏輯歸檔。

　　1)物理歸檔。物理歸檔是將計算機及其網(wǎng)絡(luò)上的電子檔案集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進行的歸檔亦稱在線歸檔，以介質(zhì)傳遞方式進行的歸檔亦稱離線歸檔。

　　在線歸檔也稱網(wǎng)絡(luò)歸檔，包括兩種情況：一種是指將歸檔的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案部門本地載體的過程;另一種是指邏輯歸檔，指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。

　　離線歸檔也稱卸載式歸檔、介質(zhì)(載體)歸檔或脫機歸檔。需要脫機保存的電子文件包括：暫存一段時間后再銷毀的電子文件、涉秘文件，現(xiàn)行作用較小的永久性文件及需要備份的文件等。需要脫機保存的文件應(yīng)選用優(yōu)良、符合標(biāo)準的載體。《電子文件歸檔與管理規(guī)范》推薦采用的載體，其優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫入性光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。軟磁盤不允許作為長期保存的脫機歸檔載體。

　　物理歸檔可以實現(xiàn)電子檔案的集中管理，保證電子檔案的安全性。物理歸檔并未對文件生成部門的使用造成不便，內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的單位，文件生成部門的工作人員通過網(wǎng)絡(luò)可以很方便地利用歸檔文件信息;內(nèi)部未聯(lián)網(wǎng)的單位，在安全保護職責(zé)明確的前提下，可允許歸檔文件在生成部門的計算機中保存一段時間后再刪除。

　　2)邏輯歸檔。邏輯歸檔是指文件形成部門將歸檔電子檔案的邏輯地址通知檔案部門，檔案部門通過網(wǎng)絡(luò)接收、控制和管理電子檔案。邏輯歸檔后的檔案信息可以全部在網(wǎng)絡(luò)中顯示和檢索利用，電子文件生成時在什么位置，歸檔后的物理位置保持不變。

　　采用邏輯歸檔的機構(gòu)，一方面，檔案部門能夠掌控歸檔文件，歸檔文件的著錄信息、存儲地址及相關(guān)鏈接會自動保存到檔案部門的數(shù)據(jù)庫中，方便其他人員的查詢;另一方面，文件生成部門仍然可以方便地使用該文件，但其權(quán)限受到很大限制，比如不能修改或刪除等。邏輯歸檔有助于充分利用機構(gòu)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)資源，實現(xiàn)信息共享。同時，邏輯歸檔對于機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和電子文件管理系統(tǒng)功能的要求較高，必須保證檔案部門在不實際擁有文件數(shù)據(jù)的情況下，能夠?qū)ζ浒踩９芎秃戏ù嫒∵M行有效的監(jiān)控。

　　為防止網(wǎng)絡(luò)癱瘓、崩潰時文件的丟失以及保護歸檔電子檔案的真實性和完整性，一般還需要采取以下措施對邏輯歸檔的電子文件加以控制：

　　第一，采取備份措施。把這些電子文件納入機構(gòu)的數(shù)據(jù)備份方案，永久保存的電子文件應(yīng)有脫機保存的備份。第二，定期物理歸檔。定期將有長期或永久保存價值的文件從網(wǎng)絡(luò)上下載，進行物理歸檔，減少網(wǎng)絡(luò)的荷載，提高網(wǎng)絡(luò)速度。

　　《電子文件歸檔與管理規(guī)范》還特別強調(diào)，當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子

　　文件時，應(yīng)采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。

　　(2)歸檔時間。電子檔案的歸檔時間有實時歸檔和定期歸檔兩種。實時歸檔是在電子檔案形成后即時歸檔，定期歸檔是按規(guī)定的歸檔周期歸檔。

　　采用邏輯歸檔的單位，應(yīng)盡可能實時進行，以免發(fā)生失控;采用物理歸檔方式的單位，電子檔案的歸檔時間可借助紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)驗，遵照有關(guān)規(guī)定定期完成;雙套歸檔的電子檔案和紙質(zhì)檔案，歸檔時間應(yīng)統(tǒng)一。

　　(3)歸檔要求

　　1)歸檔的電子檔案應(yīng)完整齊全。凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時歸檔，不得分散保存。

　　2)歸檔的電子檔案應(yīng)真實有效。文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本連同更改記錄一并歸檔。各種文件的草稿，根據(jù)需要決定是否歸檔。

　　3)歸檔的電子檔案要經(jīng)過整理。文件形成部門應(yīng)對文件載體進行整理，在其包裝盒表面粘貼說明性標(biāo)簽，注明編號、名稱、密級、軟、硬件環(huán)境等，填寫《歸檔電子文件登記表》。

　　(4)電子檔案的整理。電子檔案的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備工作。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。二是組織建立數(shù)據(jù)庫。

　　主要工作內(nèi)容：首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制訂分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次是對電子文件的登記。電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。

　　與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無謝在任何條件環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對這套軟、硬件環(huán)境做好說明。有些必須以紙質(zhì)文件存在時，可輸出紙質(zhì)文件保存。

　　(5)履行歸檔手續(xù)。電子檔案經(jīng)檢驗合格后，形成部門或檔案部門要履行歸檔手續(xù)，即形成部門與檔案部門均應(yīng)在《歸檔電子文件登記表》和《歸檔電子文件檢驗登記表》上簽字或蓋章，這兩張表格均應(yīng)一式兩份，移交雙方各留存一份備查。

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