2013年上海會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第5章第2節(jié)： 處理模塊基本操作
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第二節(jié) 處理模塊基本操作
用友通10.2=T3(數(shù)據(jù)支持軟件：MSDE2000)
一、系統(tǒng)初始化
(一) 系統(tǒng)管理――系統(tǒng)管理員
1.設(shè)置操作員及權(quán)限
2.建立賬套
3.設(shè)置會(huì)計(jì)期間
4.設(shè)置記賬本位幣
(二)用友通――賬套主管
5.設(shè)置會(huì)計(jì)科目
6.錄入科目初始數(shù)據(jù)
7.設(shè)置輔助核算項(xiàng)目
8.設(shè)置外幣幣種及匯率
9.設(shè)置憑證類別
二、系統(tǒng)管理模塊
系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對(duì)軟件的各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和數(shù)據(jù)維護(hù)。
(一)賬套管理
系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
修改：只有賬套主管有此權(quán)限。
(二)年度賬管理---賬套主管
在軟件中，用戶不僅可以建立多個(gè)賬套而且每個(gè)賬套中還可以存放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。
(三)操作員及其權(quán)限管理---兩領(lǐng)導(dǎo)都有(但小領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限受制于大領(lǐng)導(dǎo))
設(shè)置操作員
操作員權(quán)限分配
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三、系統(tǒng)管理模塊初始化
系統(tǒng)允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理：
一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份，
二是以賬套主管的身份。
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管該系統(tǒng)中所有的賬套。
以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。
賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所選賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬進(jìn)行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、年度賬賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操員權(quán)限的設(shè)置等。
操作流程：?jiǎn)?dòng)和注冊(cè)系統(tǒng)管理→設(shè)置操作員→建立賬套→設(shè)置操作員權(quán)限
(一)啟動(dòng)系統(tǒng)管理。
系統(tǒng)管理模塊啟動(dòng)。
(二)注冊(cè)系統(tǒng)管理
1.系統(tǒng)→注冊(cè)---系統(tǒng)管理員(Admin)的身份
2.權(quán)限→操作員
操作員管理功能由系統(tǒng)管理員和賬套主管調(diào)用，一般操作人員無(wú)權(quán)使用該項(xiàng)功能。
操作員管理包括兩個(gè)方面，一是操作人員增加與刪除，二是操作人員分工和權(quán)限控制。
【例5-2】增加操作員
編號(hào):101;姓名:趙玨 口令：888
編號(hào):102;姓名:劉丁 口令：888
提示：
?、俨僮鲉T編號(hào)在系統(tǒng)中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號(hào)也不能重復(fù)。
?、谒O(shè)置的操作人員的姓名，必須輸入。
?、鬯O(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除(如該操作人員進(jìn)入系統(tǒng)并制填了憑證)。
?、懿僮鲉T進(jìn)行系統(tǒng)登錄時(shí)使用的口令，系統(tǒng)管理員可以給每一個(gè)操作員設(shè)置一個(gè)初始口令，操作員使用系統(tǒng)時(shí)能夠自己修改操作口令。
(三)建立賬套
1.設(shè)置賬套信息。
【例5-3】
賬套號(hào)：888 賬套號(hào)為3位，賬套號(hào)惟一，且必須輸入。
賬套名稱：北京正保科技有限責(zé)任公司
賬套路徑：(默認(rèn))
啟用會(huì)計(jì)期：2011年1月 啟用會(huì)計(jì)期應(yīng)在第一次初始設(shè)置時(shí)確定，一般情況下，軟件默認(rèn)為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間，調(diào)整正確設(shè)定后將不能更改。
會(huì)計(jì)期間：會(huì)計(jì)期間是指確定會(huì)計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。
【單選題】賬務(wù)系統(tǒng)中賬套號(hào)設(shè)置的最重要的要求是( )。
A.只能用兩位數(shù)字
B.賬套號(hào)不能重復(fù)
C.只能用兩位字符
D.可以任意設(shè)置
『正確答案』B
2.設(shè)置單位信息。
【例5-4】
單位名稱：北京正?？萍加邢挢?zé)任公司
單位簡(jiǎn)稱：正保科技
單位地址：北京市海淀區(qū)知春路1號(hào)
稅號(hào)：110108781735977
3.確定核算類型。
【例5-5】
本位幣代碼：RMB。
本位幣名稱：人民幣。
賬套主管：用來(lái)輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。
企業(yè)類型：工業(yè)。
行業(yè)性質(zhì)：新企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則。
是否按行業(yè)預(yù)置科目：選中該項(xiàng)。
4.確定分類信息。
若選擇各項(xiàng)分類核算，則必先設(shè)置各項(xiàng)分類方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。
【例5-6】
客戶是否分類：是
供應(yīng)商是否分類：否
存貨是否分類：是
有無(wú)外幣核算：否
5.確定編碼方案---會(huì)計(jì)科目、企業(yè)內(nèi)的部門(mén)。
例：應(yīng)收賬款 1122
-北京 01 -張三 01
-李四 02
-河北 02
張三 11220101
編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這里采用群碼方案，這是一種 分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。
編碼規(guī)則是指 分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱為級(jí)次。每級(jí)(或每段)的編碼位數(shù)稱為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之和。
【例5-7】
科目編碼級(jí)次：4-2-2-2(練習(xí)修改)
在編碼規(guī)則是2時(shí)，二級(jí)科目：最多設(shè)99個(gè)明細(xì)。
其他科目編碼級(jí)次采用默認(rèn)值。
6.設(shè)置數(shù)據(jù)精度。
數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。
所有小數(shù)位數(shù)均設(shè)置為2位。
7.系統(tǒng)啟用。
在建立賬套時(shí)，可選擇啟用子系統(tǒng);
也可在賬套建立完成以后，以 賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。
【例5-9】啟用總賬子系統(tǒng)。
演示：賬套主管身份登錄，演示他可以進(jìn)行的操作。
(四) 設(shè)置操作員權(quán)限
權(quán)限→權(quán)限
界面左側(cè)顯示的是在計(jì)算機(jī)中已安裝的各個(gè)子系統(tǒng)，當(dāng)選中某個(gè)子系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將該子系統(tǒng)的所有明細(xì)權(quán)限在界面右側(cè)部分顯示出來(lái)。
可以在左側(cè)界面中 雙擊某一明細(xì)權(quán)限，表示賦予操作人員該項(xiàng)明細(xì)權(quán)限; 再次雙擊該項(xiàng)明細(xì)權(quán)限，即可取消已賦予的權(quán)限。
“劉丁”具有“ 賬套主管”權(quán)限。
提示：一個(gè)賬套可以設(shè)定多個(gè)賬套主管。賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的所有權(quán)限。
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四、賬務(wù)處理系統(tǒng)模塊初始化
初始化通過(guò)基礎(chǔ)設(shè)置模塊完成，一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類別等操作。
用戶名“101”;
密碼“888”;
賬套“【888】北京正?？萍加邢挢?zé)任公司”;
會(huì)計(jì)年度“2011”;日期“2011-1-1”。
(一)設(shè)置基礎(chǔ)檔案
1.設(shè)置部門(mén)檔案。
“基礎(chǔ)設(shè)置→機(jī)構(gòu)設(shè)置→部門(mén)檔案
2.設(shè)置職員檔案
基礎(chǔ)設(shè)置→機(jī)構(gòu)設(shè)置→職員檔案。
3.設(shè)置客戶檔案。
基礎(chǔ)設(shè)置→往來(lái)單位→客戶檔案。
先要進(jìn)行客戶分類。
4.設(shè)置供應(yīng)商檔案。
基礎(chǔ)設(shè)置→往來(lái)單位→供應(yīng)商檔案。
5.設(shè)置外幣及匯率。
6.設(shè)置結(jié)算方式。
【例5-15】基礎(chǔ)設(shè)置→收付結(jié)算→結(jié)算方式
編碼：1; 名稱：現(xiàn)金; 票據(jù)管理：否。
編碼：2; 名稱：轉(zhuǎn)賬支票; 票據(jù)管理：是。
票據(jù)管理標(biāo)志是軟件為輔助出納對(duì)銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿管理方式。
(二)會(huì)計(jì)科目設(shè)置
1.會(huì)計(jì)科目編碼
電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中需要使用數(shù)字對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行編碼。
2.會(huì)計(jì)科目編碼的一般原則
財(cái)政部規(guī)定設(shè)置一級(jí)科目代碼，明細(xì)按編碼原則設(shè)置。
科目一經(jīng)使用，只能增同級(jí)，不能增下級(jí)科目。
例如：應(yīng)收賬款-北京 1000 112201
-河北 2000
3.新增會(huì)計(jì)科目
科目級(jí)長(zhǎng)
科目個(gè)數(shù)
級(jí)次一般由系統(tǒng)根據(jù)科目編碼自動(dòng)定義，無(wú)須手工設(shè)置。
“增加”圖標(biāo)：
(1)科目編碼--全編碼。
原則：
第一，逐級(jí)向下增設(shè)會(huì)計(jì)科目，即先設(shè)置上級(jí)會(huì)計(jì)科目，再設(shè)置下級(jí)會(huì)計(jì)科目。
第二，輸入的會(huì)計(jì)科目編碼必須惟一。
第三，科目編碼一般由數(shù)字構(gòu)成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫(xiě)均可)，但不允許使用空格、引號(hào)等。
1寫(xiě)成01.
例如：
工行存款
電視
應(yīng)交稅費(fèi)--應(yīng)交增值稅(銷項(xiàng)稅額)
辦公費(fèi)
(2)科目名稱--各級(jí)名稱。
中文科目名稱：一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠(\)，但不能輸入其他字符。
(3)科目類型。
輸入一級(jí)科目時(shí)必須選擇輸入。
一般在輸入一級(jí)科目時(shí)要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實(shí)際選擇的類型不匹配，系統(tǒng)會(huì)提示操作者更正。
輸入二級(jí)或二級(jí)以下科目時(shí)，不能選擇科目類型，系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)置為與一級(jí)科目相一致的類型。
(4)助記碼。--可輸入也可不輸入。
(5)賬頁(yè)格式。
系統(tǒng)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁(yè)格式。
(6)輔助核算。
包括部門(mén)核算、個(gè)人往來(lái)核算、客戶往來(lái)核算、供應(yīng)商往來(lái)核算、項(xiàng)目核算五種。
某一科目可同時(shí)設(shè)置兩種輔助核算，如管理費(fèi)用既想核算各部門(mén)的使用情況也想了解在項(xiàng)目上的使用情況，那么可以同時(shí)設(shè)置部門(mén)核算和項(xiàng)目核算。但個(gè)人往來(lái)、客戶與供應(yīng)商往來(lái)不能一同設(shè)置。
輔助核算一般設(shè)置在末級(jí)科目上(末級(jí)科目是沒(méi)有下級(jí)科目的科目，只有末級(jí)科目才能用于憑證填制，才能進(jìn)行相應(yīng)的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級(jí)和上級(jí)同時(shí)設(shè)置輔助核算，但當(dāng)上級(jí)科目設(shè)置輔助核算時(shí)，其末級(jí)科目必須設(shè)置相應(yīng)的輔助核算。
【單選題】在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行科目設(shè)置時(shí)，設(shè)置的輔助核算類別一般應(yīng)設(shè)在( )。
A.一級(jí)科目
B.每一級(jí)科目
C.最末一級(jí)科目
D.任何一級(jí)科目
『正確答案』C
(7)科目性質(zhì)(余額方向)。
一級(jí)科目必須選擇輸入。
一般情況下，資產(chǎn)類科目、成本類科目的科目性質(zhì)為借方，
負(fù)債類科目、所有者權(quán)益類科目的科目性質(zhì)為貸方，損益類科目是費(fèi)用性質(zhì)的為借方，損益類科目是收入性質(zhì)的為貸方。
只能在一級(jí)科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級(jí)科目的科目性質(zhì)與其一級(jí)科目的相同。
已有初始余額或已用于填制憑證的科目不能再修改科目性質(zhì)。
(8)外幣核算。
(9)數(shù)量核算。
(10)日記賬、銀行賬。
庫(kù)存現(xiàn)金科目要求設(shè)為日記賬，
銀行存款科目要求設(shè)為銀行賬和日記賬。
設(shè)置為現(xiàn)金和銀行存款的科目還需要在 “編輯”菜單中調(diào)用“指定科目”功能，設(shè)定“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，被指定為現(xiàn)金和銀行存款的科目能夠輸出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日?qǐng)?bào)。
(11)封存。
被封存的科目在制單時(shí)不可以使用。此選項(xiàng)只能在科目修改時(shí)進(jìn)行設(shè)置。
【例題】增加會(huì)計(jì)科目。
科目編碼：100201;
科目名稱：工行存款;
輔助核算：日記賬，銀行賬。
設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助核算：
科目編碼：1122;
科目名稱：應(yīng)收賬款;
輔助核算：客戶。
辦公費(fèi)：部門(mén)核算
4.修改與刪除會(huì)計(jì)科目
通過(guò)點(diǎn)擊“修改”圖標(biāo)可以修改光標(biāo)指向的會(huì)計(jì)科目。
點(diǎn)擊“刪除”圖標(biāo)刪除光標(biāo)指向的當(dāng)前會(huì)計(jì)科目，但有下級(jí)科目或已輸入初始余額或已用來(lái)填制憑證的科目不能刪除;
5.指定會(huì)計(jì)科目。
指定會(huì)計(jì)科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。
在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會(huì)計(jì)科目時(shí)選中“日記賬”復(fù)選框。
提示：
?增加的會(huì)計(jì)科目編碼長(zhǎng)度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則。
?科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級(jí)科目，只能增加同級(jí)科目。
?由于建立會(huì)計(jì)科目的內(nèi)容較多，很多輔助核算內(nèi)容對(duì)后面憑證輸入操作產(chǎn)生影響，因此，在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，要小心并反復(fù)檢查。
(三)設(shè)置憑證類別
系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
1.記賬憑證;
2.收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
3.現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
4.現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
5.自定義憑證類別。
本系統(tǒng)提供五類限制類型：
1.借方必有。制單時(shí)，此類憑證的借方限制科目至少有一個(gè)發(fā)生額。
2.貸方必有。制單時(shí)，此類憑證的貸方限制科目至少有一個(gè)發(fā)生額。
3.憑證必有。制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。
4.憑證必?zé)o。制單時(shí)，此類憑證無(wú)論借方限制科目還是貸方限制科目均無(wú)發(fā)生額。
5.無(wú)限制。制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。
限制科目由用戶輸入，可以是任意級(jí)次的科目，科目之間用逗號(hào)分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復(fù)錄入。
提示：
在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置;
已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;
如果限制科目為非末級(jí)科目，則在制單時(shí)，其所有下級(jí)科目都將受到同樣的限制。
(四)錄入期初余額
1.總賬期初余額錄入。對(duì)于沒(méi)有設(shè)置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。
年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。
年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)倒算出年初余額。
期初余額余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開(kāi)始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號(hào)。
【例題】總賬期初余額錄入
“庫(kù)存現(xiàn)金”科目的期初借方余額為5 000元;
“銀行存款――工行存款”科目的期初借方余額為90 000元;
“實(shí)收資本”科目的期初貸方余額為100 000元。
2.輔助核算科目期初余額錄入。
在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地為其開(kāi)設(shè)輔助賬頁(yè)。
在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來(lái)的，也就是說(shuō)不能直接輸入總賬期初數(shù)。
【例題】輔助核算科目期初余額錄入
會(huì)計(jì)科目：應(yīng)收賬款 余額：借5 000元
客戶：鼎盛公司 摘要：欠款
提示：
當(dāng)不想輸入某項(xiàng)內(nèi)容而系統(tǒng)又提示必須輸入時(shí)，可按ESC鍵取消輸入。
3.試算平衡。
期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。
期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;
如果已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
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