山東會計從業(yè)《會計基礎(chǔ)》第9章第2節(jié)：會計檔案保管

　　第二節(jié) 會計檔案保管

　　一、會計檔案的歸檔

　　根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。

　　移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　二、會計檔案的保管期限

　　會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。

　　各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計保管期限為最低保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

　　《會計檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：

　　1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、年度財務(wù)報告、財政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(決算)。

　　2.保管期限為25年的會計檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。

　　3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。

　　4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關(guān)編送的報表;財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設(shè)、撥貸款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。

　　5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對賬單;財政總預(yù)算會計月、季度報表;行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。

　　6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務(wù)報告;財政總預(yù)算會計旬報。

　　三、會計檔案的查閱和復制和交接

　　(一)會計檔案的查閱和復制

　　各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。

　　(二)會計檔案的交接

　　1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。

　　2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后，由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

　　4.單位分立中未結(jié)清的會計事項，所涉及的原始憑證應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　5.單位因業(yè)務(wù)移交其他單位所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

　　7.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　9.交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　10.我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構(gòu)和境內(nèi)單位在境外設(shè)立的企業(yè)(簡稱境外單位)的會計檔案，應(yīng)當按照《會計檔案管理辦法》和有關(guān)規(guī)定進行管理。

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　　四、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：

　　(1)由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

　　(2)單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　(3)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　(4)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。

　　對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　提示：會計檔案的銷毀是一項嚴肅的工作，各單位必須嚴格按照《會計法》和《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行。故意銷毀依法應(yīng)當保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構(gòu)、會計人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，都是違法行為。

　　【例題1?單選題】會計檔案的保管期限，應(yīng)從( )。

　　A.移交檔案管理部門之日算起

　　B.會計年度終了后的第一天算起

　　C.年度會計報表簽發(fā)日算起

　　D.下一會計年度首月末之日算起

　　【答案】B

　　【例題2?單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各種明細賬、日記賬的保管期限為(　)。

　　A.5年

　　B.10年

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】C

　　【例題3?單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是(　)。

　　A.現(xiàn)金日記賬

　　B.現(xiàn)金總賬

　　C.應(yīng)收賬款總賬

　　D.固定資產(chǎn)總賬

　　【答案】A

　　【例題4?單選題】企業(yè)年度財務(wù)報告的保管期限為( )。

　　A.10年

　　B.永久

　　C.15年

　　D.25年

　　【答案】B

　　【例題5?單選題】會計檔案是指記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的重要( )。

　　A. 歷史資料和證據(jù)

　　B. 憑證

　　C. 材料

　　D. 依據(jù)和資料

　　【答案】A

　　【例題6?單選題】以下會計資料中不屬于會計檔案的是( )。

　　A. 總賬

　　B.明細賬

　　C. 銀行存款日記賬

　　D. 購銷合同

　　【答案】D

　　【例題7?單選題】下列會計檔案中需要保管25年的是( )。

　　A.備查賬

　　B.明細賬

　　C.銀行存款日記賬

　　D.科目匯總表

　　【答案】C

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　　【例題8?單選題】會計憑證一般 ( ) 裝訂一次。

　　A.每周

　　B.半月

　　C.每月

　　D.每季

　　【答案】C

　　【例題9?單選題】單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構(gòu)保管( )年。期滿之后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　A. 10年

　　B. 20年

　　C. 1年

　　D. 15年

　　【答案】C

　　【例題10?單選題】財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由( )派員參加監(jiān)銷。

　　A. 上級審計部門

　　B. 下級審計部門

　　C. 同級審計部門

　　D. 公安部門

　　【答案】C

　　【例題11?單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會計檔案時，經(jīng)本單位負責人批準( )。

　　A. 可以查閱或復印

　　B. 只可以查閱不能復制

　　C. 不可查閱和復制

　　D. 可以借閱

　　【答案】A

　　【例題12?單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 ( )。

　　A. 10年

　　B. 20年

　　C. 1年

　　D. 15年

　　【答案】D

　　【例題13?單選題】行政事業(yè)單位的各種會計憑證的保管期限為( )。

　　A. 15年

　　B. 永久

　　C. 5年

　　D. 25年

　　【答案】A

　　【例題14?多選題】會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括( )。

　　A. 會計憑證

　　B. 會計賬簿

　　C. 財務(wù)會計報告

　　D. 其他會計核算資料

　　【答案】ABCD

　　【例題15?多選題】保管期限為3年的會計檔案有( )。

　　A. 月度財務(wù)報告

　　B. 季度財務(wù)報告

　　C. 月、季財務(wù)報告文字分析

　　D. 固定資產(chǎn)卡片

　　【答案】ABC

　　【例題16?多選題】企業(yè)的下列會計檔案中，保管期限為15年的有( )。

　　A. 存貨總賬

　　B. 長期投資總賬

　　C. 銀行對賬單

　　D. 固定資產(chǎn)卡片

　　【答案】AB

　　【例題17?多選題】會計檔案的保管期限是指會計檔案應(yīng)予保管的時間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和( )。

　　A. 3年

　　B. 5年

　　C. 10年

　　D. 15年

　　【答案】ABCD

　　【例題18?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案永久保管的是( )。

　　A. 會計檔案銷毀清冊

　　B. 會計移交清冊

　　C. 會計檔案保管清冊

　　D. 年度財務(wù)會計報告

　　【答案】ACD

　　【例題19?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為5年的是( )。

　　A. 銀行對賬單

　　B. 會計移交清冊

　　C. 記賬憑證

　　D. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表

　　【答案】AD

　　【例題20?多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為15年的是( )。

　　A. 會計檔案銷毀清冊

　　B. 會計移交清冊

　　C. 記賬憑證

　　D. 匯總憑證

　　【答案】BCD

　　【例題21?多選題】單獨抽出立卷的會計檔案應(yīng)當在( )中列明。

　　A. 會計檔案銷毀清冊

　　B. 賬簿扉頁

　　C. 會計檔案保管清冊

　　D. 會計移交清冊

　　【答案】AC

　　【例題22?多選題】單位銷毀會計檔案時，應(yīng)由單位( )共同派員監(jiān)銷。

　　A. 審計部門

　　B. 司法部門

　　C. 檔案機構(gòu)

　　D. 會計機構(gòu)

　　【答案】CD

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　　【例題23?多選題】會計檔案銷毀清冊中應(yīng)列明所銷毀會計檔案的( )等內(nèi)容。

　　A. 起止年度和檔案編號

　　B. 應(yīng)保管期限

　　C. 已保管期限

　　D. 銷毀時間

　　【答案】ABCD

　　【例題24?判斷題】會計檔案是指會計核算的依據(jù)。( )

　　【答案】錯

　　【例題25?判斷題】會計檔案的保管期限，從會計年度終了的最后一天算起。( )

　　【答案】錯

　　【例題26?判斷題】為方便會計檔案保管，可以根據(jù)需要對其拆封重新整理。( )

　　【答案】錯

　　【例題27?判斷題】會計檔案只為本單位使用，各單位保存的會計檔案可以借出。( )

　　【答案】錯

　　【例題28?判斷題】故意銷毀依法應(yīng)當保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構(gòu)、會計人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，不是違法行為。( )

　　【答案】錯

　　【例題29?判斷題】財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當由上級財政部門派員監(jiān)銷。( )

　　【答案】錯

　　【例題30?判斷題】保管期滿但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷。( )

　　【答案】對

　　【例題31?判斷題】當年形成的會計檔案，在會計年度終了的最后一天，應(yīng)將會計檔案全部移交檔案部門，保證會計檔案齊全完整。( )

　　【答案】錯

　　【例題32?判斷題】會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。( )

　　【答案】對

　　【例題33?判斷題】正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷毀。( )

　　【答案】對

　　【例題34?不定項選擇題】

　　1.保管期限為3年的會計檔案有( )。

　　A.輔助賬簿

　　B. 固定資產(chǎn)卡片

　　C. 企業(yè)月度財務(wù)會計報告

　　D. 企業(yè)季度財務(wù)會計報告

　　【答案】CD

　　2.企業(yè)年度財務(wù)會計報告的保管期限為( )。

　　A. 15年

　　B. 25年

　　C. 10年

　　D. 永久

　　【答案】D

　　3.會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括( )。

　　A. 購銷合同

　　B. 會計憑證

　　C. 會計賬簿

　　D. 財務(wù)會計報告

　　【答案】BCD

　　4.下列會計檔案中需要保管25年的是( )。

　　A. 銀行存款日記賬

　　B. 三欄式明細賬

　　C. 銀行存款對賬單

　　D. 科目匯總表

　　【答案】A

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