全國版會計從業(yè)《電算化》第3章第2節(jié)：會計核算軟件的要求

　　第二節(jié)　會計核算軟件的要求

　　一、會計核算軟件的基本要求

　　根據(jù)《中華人民共和國會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件設(shè)計、應(yīng)用、維護應(yīng)當符合以下基本要求：

　　1.會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。

　　2.會計核算軟件應(yīng)當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。

　　3.會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

　　4.會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

　　5.會計核算軟件應(yīng)當符合GB/T 19581-《信息技術(shù)-會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求。

　　6.會計核算軟件在設(shè)計性能允許的使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。

　　7.會計核算軟件應(yīng)當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　8.單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或者需要改變會計核算軟件的運行環(huán)境時，應(yīng)當建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

　　9.會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務(wù)。

　　此外，我們將分別就會計核算軟件中，對會計數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出功能，以及其他方面的相關(guān)內(nèi)容提出具體的要求。

　　二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結(jié)果的準確性。在所有計算機會計數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。

　　會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會計軟件某個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

　　(一)對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進行初始化設(shè)置。會計核算軟件必須具備以下初始功能：

　　1.輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標等。

　　2.輸入需要在本期進行對賬的未達賬項。

　　3.選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應(yīng)當有相應(yīng)的記錄。

　　4.定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。

　　5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。

　　6.必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進行正確性校驗。

　　7.會計核算軟件中采用的總分類會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　(二)會計核算軟件輸入原始憑證的相關(guān)要求

　　會計核算軟件提供的原始憑證輸入項目應(yīng)當齊全，主要項目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。會計核算軟件對需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進行處理：

　　1.輸入記賬憑證的同時輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時，軟件應(yīng)當給予提示并拒絕通過;在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進行修改。

　　2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證;會計核算軟件應(yīng)當提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進行修改。

　　3.在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會計核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的機內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進行校驗的功能。

　　(三)會計核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當對記賬憑證編號的連續(xù)性進行控制。

　　3.在輸入記賬憑證的過程中，會計核算軟件必須提供以下提示功能：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)。

　　(2)以編號形式輸入會計科目的，應(yīng)當提示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱。

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。

　　(6)會計核算軟件應(yīng)提供對已輸入尚未記賬的記賬憑證進行修改和審核的功能。

　　(7)對同一張記賬憑證，應(yīng)當具有權(quán)限控制功能。

　　(四)會計核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證(不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證)進行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時規(guī)定的各項提示。

　　2.對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。

　　3.對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進行控制。

　　4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進行更正，紅字可用負號“-”表示。

　　5.采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的機內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當進行審核確認。

　　6.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。

　　(五)會計核算軟件對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求

　　1.適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計核算軟件，應(yīng)當提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

　　2.采用統(tǒng)賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應(yīng)當提供在當期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，輸入期初和當時外匯牌價的功能。記賬憑證中會計核算軟件應(yīng)當立即自動折合為記賬本位幣金額。

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　　三、會計數(shù)據(jù)處理功能的基本要求

　　會計法律法規(guī)對會計核算軟件進行數(shù)據(jù)處理的規(guī)定主要體現(xiàn)在記賬、結(jié)賬和報表生成等三個方面。

　　(一)對會計核算軟件記賬功能的基本要求

　　會計核算軟件應(yīng)當提供根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數(shù)據(jù)庫可以設(shè)置一個或多個。

　　1.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。

　　2.根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證和相應(yīng)的機內(nèi)原始憑證登記明細分類賬。

　　3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。

　　4.會計核算軟件應(yīng)當提供機內(nèi)會計憑證審核通過后，直接登賬或者成批登賬的功能。

　　5.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬登記時，應(yīng)當計算出各會計科目的發(fā)生額和余額。

　　(二)對會計核算軟件對賬、結(jié)賬功能的基本要求

　　1.會計核算軟件應(yīng)當提供機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能。

　　2.結(jié)賬前，會計核算軟件應(yīng)當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉(zhuǎn)賬憑證(如折舊計提憑證等)是否已經(jīng)生成和入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。

　　3.機內(nèi)總分類賬和明細分類賬可以同時結(jié)賬，也可以由處理明細分類賬的功能模塊先結(jié)賬、處理總分類賬的功能模塊后結(jié)賬。

　　4.機內(nèi)總分類賬結(jié)賬之前，應(yīng)當與明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結(jié)賬。

　　5.結(jié)賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。一般情況下，某會計期間的會計憑證只有在上個會計期間已結(jié)賬的情況下才能輸入，但年底可以例外。會計核算軟件可以提供在本會計年度結(jié)束，但仍有一部分轉(zhuǎn)賬憑證需要延續(xù)至下個會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結(jié)賬時，輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。

　　(三)對會計核算軟件報表生成功能的基本要求

　　根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計核算軟件應(yīng)提供符合國家統(tǒng)一會計制度的自動編制會計報表的功能。而通用會計核算軟件則應(yīng)提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數(shù)據(jù)來源、表內(nèi)和表間的數(shù)據(jù)運算和稽核關(guān)系等等。對于根據(jù)機內(nèi)會計賬簿生成的會計報表數(shù)據(jù)，會計軟件不能提供直接修改功能。

　　(四)會計核算軟件提供的的其他處理功能

　　1.會計核算軟件應(yīng)當提供自動進行銀行對賬的功能，根據(jù)機內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當?shù)氖止ぽo助操作，自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　2.會計核算軟件應(yīng)當具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件進行非法修改和刪除的功能。

　　3.通用會計核算軟件應(yīng)當同時提供國家會計制度允許使用的多種會計核算方法，以便用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)必須有相應(yīng)記錄。

　　四、會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求

　　會計電算化條件下，會計數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出等幾種形式。其中，軟盤輸出多用于數(shù)據(jù)的備份或上報數(shù)據(jù)(尤其是會計報表)的輸出。利用網(wǎng)絡(luò)傳輸一般多用于企業(yè)分支機構(gòu)向總公司報賬或報表輸出時。查詢和打印則是會計數(shù)據(jù)輸出的最基本形式。

　　(一)會計軟件提供查詢的相關(guān)要求

　　由于在會計電算化條件下不可能每天將會計賬務(wù)數(shù)據(jù)打印輸出，平時的查賬需求只能通過屏幕查詢得到解決。因此會計軟件必須提供對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的查詢功能。

　　對數(shù)據(jù)查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，總要求是必須滿足用戶對會計數(shù)據(jù)的日常查詢需求。通常，會計軟件必須提供以下查詢功能：

　　1.查詢機內(nèi)總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項目。

　　2.查詢本期已經(jīng)輸入并登賬和未登賬的機內(nèi)記賬憑證、原始憑證。

　　3.查詢機內(nèi)本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿。

　　4.查詢往來賬款項目的結(jié)算情況。

　　5.查詢到期票據(jù)的結(jié)算情況。

　　6.如果查詢出來的機內(nèi)數(shù)據(jù)已經(jīng)結(jié)賬，應(yīng)給予屏幕提示。

　　(二)會計軟件提供對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出要求

　　會計軟件必須提供以下打印輸出功能：

　　1.會計軟件應(yīng)當提供機內(nèi)記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)―的會計制度規(guī)定。

　　2.會計軟件可以提供機內(nèi)原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。

　　3.會計軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。具體而言，打印輸出的會計賬簿必須包括日記賬、明細賬和總分類賬。其中，明細賬應(yīng)提供三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。

　　4.在機內(nèi)總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對照表替代。

　　5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。

　　6.對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

　　7.打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據(jù)已結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，則應(yīng)當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別。

　　(三)關(guān)于會計核算軟件輸出數(shù)據(jù)的其他要求

　　1.根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

　　2.會計年度終了進行結(jié)賬時，會計核算軟件應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)上的強制備份功能。

　　五、會計核算軟件必須保證機內(nèi)數(shù)據(jù)的安全

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