2012年初級電算化基礎(chǔ)知識:計算機替代手工記賬的要求
一、計算機替代手工賬的任務(wù)(了解)
會計電算化的發(fā)展過程主要分為會計核算電算化、會計管理電算化、會計輔助決策電算化三個階段。因此,替代手工賬是會計核算電算化首先要達到的目標(biāo)。主要完成設(shè)置會計科目、填制會計憑證、登記會計賬簿、進行成本計算、編制會計報表等方面的會計核算任務(wù),實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理電子化。
廣義上講,替代手工賬(俗稱甩賬)指的是采用電子計算機替代手工記賬、算賬、報賬的過程。狹義上講,替代手工賬指的是脫離手工會計核算工作的過程。
【例題3-23】判斷題:計算機替代手工記賬(即甩賬)是單位能否成功實施會計電算化的起點。( )
正確答案:
解析:√
解析:單位能否成功實施會計電算化,最重要的標(biāo)志就是計算機能否很好地替代手工記賬(即甩賬)。
二、計算機替代手工賬的基本條件(熟悉)
1.一個前提:計算機與手工會計核算應(yīng)該并行運行3個月以上,計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致,且軟件運行安全可靠;要求打印輸出的證賬表格式必須正確,簽名蓋章必須齊全。
2.三項基本條件:
(1)配備了計算機硬件設(shè)備和會計軟件。
(2)進行會計電算化崗位培訓(xùn),配備有與會計電算化工作相適應(yīng)的專職人員。
(3)建立健全內(nèi)部管理制度,包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
三、如何替代手工賬
1.整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(熟悉)
(1)重新核對各項憑證和賬簿,做到賬證、賬賬、賬實相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2.建立會計賬戶體系并確定編碼(了解)
編碼時,一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下,會計科目編碼采用科目全編碼方案;即:本級科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。如銀行存款一級科目編碼為1002,企業(yè)設(shè)兩個銀行賬戶,明細賬戶則分別為100201,100202。
原則:(1)符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會計核算與管理的要求。
(3)滿足會計報表的要求,凡是報表所用的數(shù)據(jù),如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù),必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
(4)要保持體系完整,不能只有下級科目而沒有上級科目。
(5)要保持科目的相對穩(wěn)定性。
(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接,凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目,在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
3.規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程(了解)
在開始電算化之前,要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式,分清必須修改與必須保留的內(nèi)容,使重新確認的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點。
在電算化方式下,會計核算過程自動化程度很高,要求會計部門預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序,以充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢。
結(jié)合計算機特點,重新確定各種會計核算方法,充分體現(xiàn)計算機特點,提高計算精度。
4.會計軟件初始化(熟悉)
會計軟件初始化是確定會計軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程,即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì),對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作,用來完成將通用會計軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實際情況的專用會計軟件,以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會計電算化方式的過程。
【例題3-24】單選題:會計電算化后,會計科目編碼應(yīng)符合國家會計制度的要求,與國家會計制度保持一致的是( )級會計科目。
A.一級及其明細 B. 一級 C.一級和部分明細 D.二級
正確答案:B
解析:對會計科目編碼時,一級會計科目編碼按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
【例題3-25】判斷題:會計軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )
正確答案:×
解析:會計軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì),對會計軟件進行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作。
四、計算機與手工并行
計算機與手工并行是指在會計軟件使用的最初階段,人工與計算機同時進行會計處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是:檢查已建立的會計電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求,使用人員對軟件的操作是否存在問題,對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)該進行修改,并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
試運行的時間,最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期,這樣才能更全面的比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù),應(yīng)預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題。
并行實施一個階段后,應(yīng)建立各項管理制度,并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題,不斷改進完善。尤其對上崗操作軟件人員的權(quán)限分配,必須在申請?zhí)娲止び涃~前按規(guī)定設(shè)置完畢,進入正常工作狀態(tài)。對替代手工記賬后會計人員的崗位職責(zé)應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
五、遇到問題怎么辦
1.會計軟件選用不當(dāng)
2.認識和做法上的誤區(qū)
3.難以建立嚴(yán)格的管理制度
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