2012年初級電算化基礎(chǔ)知識：會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
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【學(xué)習(xí)目的與要求】
通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求了解會(huì)計(jì)核算軟件中對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入功能方面的具體要求
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會(huì)計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在所有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進(jìn)，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會(huì)計(jì)核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。
一、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能(熟悉)
1.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類會(huì)計(jì)科目名稱、編號、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。
3.選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對會(huì)計(jì)核算方法的更改過程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。
6.必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。
7.會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
二、會(huì)計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式(了解)
會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。
此外，會(huì)計(jì)軟件某個(gè)功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。如賬務(wù)處理模塊中的累計(jì)折舊數(shù)據(jù)從固定資產(chǎn)核算模塊中獲取。
三、對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求(掌握)
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能，輸入的項(xiàng)目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會(huì)計(jì)科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生。會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會(huì)計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)。
(2)以編號形式輸入會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱。
(3)正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時(shí)，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無貸方會(huì)計(jì)科目或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時(shí)，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
四、對審核記賬憑證功能的有關(guān)要求(熟悉)
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但為登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證(不包括會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)內(nèi)記賬憑證)進(jìn)行修改的功能;
2.對已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。
3.對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。
4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記憑證法進(jìn)行更正，紅定可用負(fù)號“―”表示。
6.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。
五、對需要輸入原始憑證的功能要求(了解)
六、對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求(了解)
【例題3-6】單選題：計(jì)算機(jī)環(huán)境下，財(cái)務(wù)處理分為輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)，從輸入憑證到輸出賬表，機(jī)內(nèi)所有處理工作基本都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，其中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是( )。
A.數(shù)據(jù)輸入 B.數(shù)據(jù)管理 C.數(shù)據(jù)傳遞 D.數(shù)據(jù)輸出
正確答案：A
解析：數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會(huì)計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性，因而會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出三個(gè)環(huán)節(jié)中，最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)輸入
【例題3-7】多選題：會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具備初始化功能，其中初始化的內(nèi)容包括( )。
A.建立會(huì)計(jì)科目體系
B.往來未達(dá)賬項(xiàng)
C.固定資產(chǎn)折舊方法等會(huì)計(jì)核算方法的選定
D.操作人員姓名、權(quán)限、密碼等崗位分工情況的設(shè)定
正確答案：ABCD
解析：會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)具備的初始化功能見教材P81。
【例題3-8】多選題：會(huì)計(jì)核算軟件中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入應(yīng)主要適用下列( )方法。
A.掃描輸入 B.利用鍵盤手工輸入資料 C.讀入軟盤數(shù)據(jù) D.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸資料
正確答案：BCD
解析：會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。
【例題3-9】判斷題：會(huì)計(jì)核算軟件在進(jìn)行系統(tǒng)初始化時(shí)，必須輸入操作人員崗位分工情況，但為了保密，可以不輸入操作密碼。( )
正確答案：×
解析：會(huì)計(jì)核算軟件在進(jìn)行系統(tǒng)初始化時(shí)，必須輸入操作人員崗位分工情況和相應(yīng)的初始密碼，從而達(dá)到保密的目的。
【例題3-10】判斷題：對會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)產(chǎn)生的機(jī)內(nèi)記賬憑證經(jīng)審核登賬后不得進(jìn)行修改。( )
正確答案：√
解析：無論什么性質(zhì)的記賬憑證，一旦經(jīng)過審核和登賬之后，均不得進(jìn)行修改。
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