2013年三級秘書工作實務題4

　　工作實務題示例

　　背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是總經理蘇明需要你完成的任務。

　　便條

　　高葉：

　　從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內部成員之間、部門之間的協(xié)作確實出現了一些問題。為加強內部管理，我擬組織一次部門主要負責人的面對面溝通會。請你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。謝謝。

　　1、提高團隊士氣的方法。

　　2、團隊任務的分配方法。

　　3、上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑。

　　總經理：蘇明

　　2007年2月12日

　　參考答案：

　　備忘錄

　　發(fā)給：蘇明

　　發(fā)自：高葉

　　日期：2007年2月12日

　　主題：關于團隊工作

　　1、提高團隊士氣的方法

　　(1)有一個良好的工作環(huán)境

　　(2)讓隊員了解團隊的使命

　　(3)努力的目標相同

　　(4)記住每個隊員是獨立的個體

　　(5)創(chuàng)立團隊識別系統(tǒng)

　　(6)分享成果

　　(7)確保團隊正面氣氛

　　2、團隊任務的分配方法

　　認真籌劃確定團隊工作所需的資源、重要的階段點、計劃時間表，以及團隊中每個成員的個人任務和責任。公平分配每個成員工作。分配工作時，應考慮下列因素：

　　(1)團隊成員工作經驗的多少

　　(2)每人承擔的工作總量

　　(3)盡可能變化著平均分配任務

　　(4)應考慮團隊成員的特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性

　　(5)組織團隊會議，公開化討論

　　(6)在實施執(zhí)行中要有靈活性，隨時重新調整工作任務

　　3、上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑

　　(1)定期向上級主管部門提交書面報告

　　(2)由團隊領導定期向上級主管口頭匯報團隊的簡要情況，保持團隊領導與上級主管的個人接觸

　　(3)上級管理部門的領導親自參加團隊的有關會議

　　(4)通過舉辦團隊工作進展情況的展覽等途徑實現管理部門和團隊之間的溝通

　　管理部門與團隊之間信息溝通通常是上述這些交流方法的組合。