2012年秘書資格證之案例分析題示例(2)

　　案例分析題示例

　　錄像

　　場景：公司會(huì)議室、秘書辦公室、經(jīng)理辦公室

　　時(shí)間：某日上午

　　人物：

　　宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理辦公室秘書：鐘苗、初萌

　　行政經(jīng)理：蘇明

　　總經(jīng)理：王成

　　部門經(jīng)理：高經(jīng)理、崔經(jīng)理

　　物品：幾個(gè)裝計(jì)算機(jī)的大箱子、裝有空調(diào)的會(huì)議室、消防栓、辦文單(文件辦理單)、辦公用品的箱子、簡報(bào)的報(bào)頭、錄音機(jī)、人名臺(tái)簽

　　情景一(在公司會(huì)議室)

　　正準(zhǔn)備召開總經(jīng)現(xiàn)辦公會(huì)，提前10分鐘，秘書與初秘書檢各座位上的文件和茶水。

　　鐘：(對(duì)初萌)今天的總經(jīng)理辦公會(huì)將重點(diǎn)討論綜合樓項(xiàng)目的資金籌措問題，你幫助檢查一下，錄音機(jī)和磁帶準(zhǔn)備好了沒有。還有我來公司時(shí)間不長，認(rèn)識(shí)的人不多，請(qǐng)你把出席人員的座位圖給我出一份。

　　初：桌上不是有人名臺(tái)簽嗎?

　　鐘：(不悅)我坐在邊上，有的人名不是看不見嗎?讓你幫點(diǎn)忙怎么話這么多。(氣氛有點(diǎn)緊張)

　　鐘：(緩和了口氣)初秘書，你覺不覺得這屋子有點(diǎn)涼?

　　初：是挺涼的，空調(diào)溫度可能太低了。

　　鐘：(過去調(diào)空調(diào)溫度)我說這么涼呢，溫度在15度以下，以后設(shè)在20度左右就行了。(人們陸續(xù)進(jìn)來入座，王總宣布會(huì)議開始，鐘秘書桌前有記錄本和錄音機(jī)、磁帶)

　　王總：下面我們開會(huì)，今天的會(huì)議內(nèi)容很重要，關(guān)系到我們綜合樓項(xiàng)目的建設(shè)問題。(畫面淡出 鐘秘書埋頭記錄)

　　情景二(鐘秘書辦公室)

　　鐘秘書正在起草《情況簡報(bào)》(電腦屏幕)：

　　(蘇經(jīng)理指著表，會(huì)議時(shí)間表的大特寫，鐘秘書不好意思)

　　鐘：我就是太忙了，沒太仔細(xì)設(shè)計(jì)，我回去重新編一下。(轉(zhuǎn)身欲走)

　　蘇：你先等一下，上次關(guān)于綜合樓項(xiàng)目的會(huì)議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒有收齊?

　　鐘：我收的晚了點(diǎn)，有幾個(gè)經(jīng)理不知道文件放在哪兒了，一時(shí)半會(huì)兒找不到。

　　蘇：文件清退必須要及時(shí)，否則很容易造成丟失，這些文件中涉及到項(xiàng)目投標(biāo)內(nèi)容，一旦泄露會(huì)給公司帶來嚴(yán)重的后果。

　　鐘：(一臉不高興)我明天一定收齊，要是沒別的事，我回去馬上編制會(huì)議計(jì)劃表。

　　蘇：那就這樣吧!

　　情景四(鐘打電話)

　　鐘：崔經(jīng)理嗎?你前兩天跟我說讓我提供一份發(fā)文處理的流程圖，我做了一份，現(xiàn)在傳真給你，你們可以根據(jù)這個(gè)流程圖建立你們相關(guān)的文件處理的規(guī)定。

　　發(fā)文

　　登記

　　用印

　　審核

　　撰寫

　　議擬

　　交擬

　　→ →

　　(流程表特寫，撥打傳真電話開始發(fā)傳真，傳真機(jī)卡紙，將原稿抽出重發(fā))

　　鐘：(重新拿起電話)崔經(jīng)理，傳真件收到了嗎?收到了，那再見。(推門走出辦公室看見樓道邊有幾個(gè)計(jì)算機(jī)的大箱子擋住了她的門口)

　　鐘：這是哪個(gè)部門的大箱子呀?趕快拿走，別擋在通道上，多礙事呀。(左右看看沒有人回應(yīng)，自言自語)這是誰干的好事，真缺德，放在別人門口怎么不放自己門口呀?(將箱子往前使勁推，推離了自己的門口，檔在了消防栓前)

　　參考答案：

　　1、能夠提前10分鐘到會(huì)議地點(diǎn)檢查會(huì)議的準(zhǔn)備情況。對(duì)

　　2、能夠事先準(zhǔn)備好與會(huì)人員的文件和茶水。對(duì)

　　3、能夠做好會(huì)議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機(jī)、錄音磁帶。對(duì)

　　4、知道在會(huì)議桌上擺放人名臺(tái)簽，以便與會(huì)者正確落座和做好記錄。對(duì)

　　5、在對(duì)公司情況不熟的前提下，能夠?yàn)闀?huì)議事先備好座次表。對(duì)

　　6、在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。錯(cuò)

　　7、在檢查會(huì)議地點(diǎn)時(shí)注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。對(duì)

　　8、在進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)，為了保證記錄的準(zhǔn)確性，能夠同時(shí)運(yùn)用手工記錄和錄音機(jī)記錄。對(duì)

　　9、情況簡報(bào)的文頭不正確，情況簡報(bào)四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯(cuò)

　　10、簡報(bào)的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè)，編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。錯(cuò)

　　11、保密會(huì)議下發(fā)的文件應(yīng)及時(shí)清退。錯(cuò)

　　12、編制領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議時(shí)間表時(shí)，應(yīng)注明不同月份的周次。錯(cuò)

　　13、注明參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人名。錯(cuò)

　　14、缺乏保密意識(shí)，在重要的會(huì)議文件出現(xiàn)丟失的情況下，不及時(shí)加以追回，也未及時(shí)匯報(bào)。錯(cuò)

　　15、發(fā)文工作處理的流程圖不準(zhǔn)確、不完整、缺少簽發(fā)、印制等重要環(huán)節(jié)。錯(cuò)

　　16、在傳真文件時(shí)，不能正確地使用傳真機(jī)，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽。錯(cuò)

　　17、注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時(shí)將擋在通道上的箱子移開。對(duì)

　　18、在移動(dòng)箱子時(shí)，忘記了安全隱患的管理規(guī)定，將箱子擋了消防栓前造成了隱患。錯(cuò)