秘書(shū)四級(jí)輔導(dǎo)筆記之會(huì)議管理會(huì)中服務(wù)

　　一、 安排會(huì)議值班$lesson$

　　(一)會(huì)議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會(huì)議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會(huì)議值班的意義

　　會(huì)議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會(huì)議的順利進(jìn)行。

　　(二)安排會(huì)議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責(zé)任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務(wù)

　　(1)在會(huì)議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強(qiáng)與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問(wèn)題及時(shí)與之聯(lián)絡(luò)、請(qǐng)示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車(chē)隊(duì)調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門(mén)主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅(jiān)守崗位，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。

　　(6)必要時(shí)，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專(zhuān)職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。

　　(7)做好會(huì)議期間各項(xiàng)活動(dòng)與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時(shí)，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3、編制會(huì)議值班表

　　會(huì)議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。

　　(2) 會(huì)議值班人員姓名。

　　(3) 會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。

　　(4) 會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

　　二、 接待采訪會(huì)議的新聞媒體

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1、接待采訪會(huì)議的新聞媒體的基本原則

　　(1)報(bào)道的內(nèi)容必須與會(huì)議基本內(nèi)容相吻合。

　　(2)掌握會(huì)議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

　　(3)報(bào)道中的重要觀點(diǎn)和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

　　(4)要準(zhǔn)備得全面周到、主動(dòng)積極。

　　(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、時(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

　　(6)在會(huì)議中，秘書(shū)要隨時(shí)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道。

　　(7)在會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)要為召開(kāi)媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料。

　　2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

　　(1)由會(huì)議秘書(shū)撰寫(xiě)新聞報(bào)道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

　　(2)在會(huì)議召開(kāi)期間，邀請(qǐng)有關(guān)報(bào)社、電臺(tái)、電視臺(tái)派記者駐會(huì)隨訪，發(fā)表消息。

　　(3)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，召開(kāi)記者報(bào)告會(huì)，由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會(huì)議情況，并親自回答記者提出的問(wèn)題。

　　(二)工作程序

　　1、媒體人員登記

　　2、為媒體人員提供簡(jiǎn)單的會(huì)議材料

　　3、安排拍照和新聞發(fā)布會(huì)等傳統(tǒng)活動(dòng)

　　4、安排媒體溝通會(huì)

　　(三)妥善處理新聞媒體的負(fù)面報(bào)道

　　(1)快速作出反應(yīng)。

　　(2)聯(lián)合或聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)公關(guān)公司處理危機(jī)。

　　(3)讓負(fù)責(zé)人出面。

　　(4)對(duì)未知的事實(shí)不要推測(cè)。

　　(5)不要隱瞞事實(shí)真相。

　　(6)為媒體采訪敞開(kāi)大門(mén)。

　　(7)統(tǒng)一口徑，用同一個(gè)聲音說(shuō)話。

　　(8)頻繁溝通。

　　三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作

　　(一)做好會(huì)議的記錄工作

　　1、會(huì)議記錄的內(nèi)容

　　(1)會(huì)議描述。

　　(2)與會(huì)者姓名。

　　(3)缺席者請(qǐng)假條。

　　(4)宣讀上次會(huì)議記錄。

　　(5)有會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問(wèn)題。

　　(6)通訊記錄。

　　(7)一般事務(wù)。

　　(8)其他事務(wù)。

　　(9)下次會(huì)議日期。

　　(10)主席簽名。

　　2、會(huì)議記錄的要求

　　(1)速度要求。

　　(2)真實(shí)性要求。

　　1)準(zhǔn)確

　　2)清楚

　　3)突出重點(diǎn)

　　(3)資料性要求。

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