物業(yè)管理師輔導(dǎo)：物業(yè)管理公司的機構(gòu)設(shè)置

　　(一)機構(gòu)設(shè)置的原則

　　1?統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合原則

　　這一原則是管理層次與權(quán)限劃分的一條行之有效的重要原則，以便統(tǒng)一指揮，逐級負責(zé)，有效管理幅度適中，集權(quán)與分權(quán)相結(jié)合。

　　2?合理分工與密切協(xié)作相統(tǒng)一原則

　　物業(yè)管理公司各部門要有明確的分工和協(xié)作，要把公司的任務(wù)和目標，進行層層分解落實到每個部門和每個員工。要注意分工的合理性，分工與工作任務(wù)多少，工作量大小相匹配，能在一個崗位由一個人完成的責(zé)任，不分設(shè)兩個崗位、由兩個人去完成。分工過細或過粗都會影響工作效率。分工的同時要加強協(xié)作，協(xié)作分為縱向協(xié)作和橫向協(xié)作，縱向協(xié)作即搞好上下級之間的協(xié)作關(guān)系，橫向協(xié)作即搞好各部門、各崗位之間的協(xié)作關(guān)系。

　　3?要立足管理，開拓經(jīng)營，走多元化道路

　　物業(yè)管理要發(fā)展，必須走出一條多元化經(jīng)營的道路，來保證公司經(jīng)營業(yè)務(wù)的拓展。

　　(二)機構(gòu)設(shè)置及崗位職權(quán)

　　物業(yè)公司的機構(gòu)設(shè)置通常包括公司內(nèi)部管理機構(gòu)和對外作業(yè)機構(gòu)的設(shè)置，即管理層與作業(yè)層兩部分組成。

　　中國香港往往把部門歸并為三塊：管理、服務(wù)和內(nèi)務(wù)。

　　我們認為這兩者都有各自的優(yōu)點和缺點。根據(jù)公司自己的特點靈活選用適合自己的機構(gòu)設(shè)置模式，不能犯文本主義的錯誤，我們給出這兩種模式僅供借鑒。下面我們逐一介紹各個部門的崗位職責(zé)。

　　1?股東會的職權(quán)。按照《公司法》的第三十八條的規(guī)定，有限責(zé)任公司的股東會具有以下職權(quán)：

　　(1)決定方針計劃權(quán)

　　(2)選舉更換董事權(quán)

　　(3)選舉更換監(jiān)事權(quán)

　　(4)審批董事會報告權(quán)

　　(5)審批監(jiān)事會或者監(jiān)事報告權(quán)

　　(6)審批預(yù)、決算方案權(quán)

　　(7)資本增減決議權(quán)

　　(8)決議轉(zhuǎn)讓出資權(quán)

　　(9)合并、分立等事項決議權(quán)

　　(10)修改章程權(quán)

　　(11)決議發(fā)行債券權(quán)

　　2?董事會的職權(quán)

　　(1)負責(zé)召集股東會，并向股東會報告工作，提出建議方案。

　　(2)執(zhí)行股東會決議。股東會是公司的最高決策機關(guān)，股東會所作出的有關(guān)公司業(yè)務(wù)方面的決議，只有公司的董事會才能執(zhí)行。

　　(3)決定公司的經(jīng)營計劃和投資方案。公司的經(jīng)營計劃是指公司內(nèi)部的短期的管理公司內(nèi)外業(yè)務(wù)的方向和目標。

　　(4)制訂公司年度財務(wù)預(yù)算方案、決算方案。

　　(5)制訂公司的利潤分配方案或者彌補虧損方案。

　　(6)制訂公司的增加或者減少注冊資本的方案。

　　(7)擬訂公司的合并、分立變更公司的形式解散的方案。

　　(8)董事會有權(quán)根據(jù)公司的情況，來確定具體的經(jīng)營的職能部門。

　　(9)董事會有權(quán)聘任或者解聘公司的經(jīng)理或者根據(jù)經(jīng)理的提名，聘任或者解聘公司的副經(jīng)理、財務(wù)負責(zé)人，決定對其下屬的高級管理人員的報酬和支付方法。

　　(10)制定公司的基本管理制度。

　　董事長是董事會成員中最高的業(yè)務(wù)執(zhí)行人和法定代表人。

　　董事任期由公司章程規(guī)定，但每屆任期不得超過三年。董事任期屆滿，連選可以連任。

　　3?監(jiān)事會的職權(quán)

　　有限責(zé)任公司，經(jīng)營規(guī)模較大的，設(shè)立監(jiān)事會，其成員不得少于三人。有限責(zé)任公司，股東人數(shù)較少和規(guī)模較小的，可以設(shè)一至二名監(jiān)事。董事、經(jīng)理及財務(wù)負責(zé)人不得兼任監(jiān)事。監(jiān)事的任期每屆為三年，連選可以連任。

　　監(jiān)事會或者監(jiān)事行使下列職權(quán)：

　　(1)檢查公司財務(wù);

　　(2)對董事、經(jīng)理執(zhí)行公司職務(wù)時違反法律、法規(guī)或者公司章程的行為進行監(jiān)督。

　　(3)當董事和經(jīng)理的行為損害公司的利益時，要求董事和經(jīng)理予以糾正;

　　(4)提議召開臨時股東會;

　　(5)公司章程規(guī)定的其他職權(quán)。

　　監(jiān)事列席董事會會議。

　　4?經(jīng)理的職權(quán)

　　根據(jù)《公司法》第一百一十九條的規(guī)定，行使下列職權(quán)：主持公司的生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，組織實施董事會決議;組織實施公司年度經(jīng)營計劃和投資方案;擬訂公司內(nèi)部管理機構(gòu)設(shè)置方案;擬訂公司的基本管理制度;制定公司的具體規(guī)定;提請聘任或者解聘公司副經(jīng)理、財務(wù)負責(zé)人;任免除應(yīng)由董事會聘任或者解聘以外的負責(zé)管理人員;公司章程、董事會授予的其他職權(quán)。此外，經(jīng)理有權(quán)列席董事會會議。

　　經(jīng)理一經(jīng)董事會任命，就應(yīng)當履行下列義務(wù)：遵守公司章程，忠實履行職務(wù)，維護公司利益，不得利用在公司的地位和職權(quán)為自己謀取私利;不得利用職權(quán)收受賄賂或者其他非法收入，不得侵占公司的財產(chǎn);不得挪用公司資金或者將公司資金借貸給個人;不得將公司資產(chǎn)以其個人名義或者以其他個人名義開立賬戶存儲;不得以公司資產(chǎn)為本公司的股東或者其他個人債務(wù)提供擔(dān)保;不得自營或者為他人經(jīng)營與其所任職公司同類的營業(yè)，或者從事?lián)p害本公司利益的活動，有從事這種營業(yè)或者活動的，所得收入應(yīng)當歸公司所有;除公司章程規(guī)定或者股東會同意外，不得同本公司訂立合同或者進行交易;除依照法律規(guī)定或者經(jīng)股東會同意外，不得泄露公司秘密。

　　經(jīng)理如果不履行上述義務(wù)，執(zhí)行職務(wù)時違反了法律、行政法規(guī)或者公司章程的規(guī)定，給公司造成損害的，應(yīng)當承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　5?辦公室的職責(zé)

　　辦公室在總經(jīng)理的指導(dǎo)下處理公司的勞動人事關(guān)系，文件檔案的管理、行政管理與會議組織召開。對外聯(lián)洽和接待工作，處理業(yè)主投訴，為了建立物業(yè)管理的正常秩序，促使物業(yè)管理向有利于城市建設(shè)和國民經(jīng)濟發(fā)展、有利于改善人民群眾居住和工作條件。我們著重介紹一下行政工作的要點。

　　(1)政策指導(dǎo)

　　物業(yè)管理的行政機關(guān)要把物業(yè)管理的政策交給廣大的人民群眾，包括物業(yè)業(yè)主、使用人，業(yè)主委員會和物業(yè)管理企業(yè)，也包括地區(qū)街道、居委和相關(guān)部門。要把宣傳政策作為執(zhí)行政策的基礎(chǔ)條件，加強宣傳力度，通過各種形式普及物業(yè)管理的法律知識和相關(guān)的法律知識。要培訓(xùn)業(yè)主委員會和物業(yè)管理企業(yè)的有關(guān)人員，使得大家學(xué)習(xí)物業(yè)管理法、懂得物業(yè)管理法、用好物業(yè)管理法。

　　(2)行政立法

　　根據(jù)國家法律規(guī)定的基本原則，根據(jù)國家關(guān)于房地產(chǎn)和物業(yè)管理方面的方針政策，針對物業(yè)管理中出現(xiàn)的新情況和遇到的新問題，擬訂和制定各種物業(yè)管理法規(guī)、政府規(guī)章和規(guī)范性文件、制度等。

　　(3)協(xié)調(diào)服務(wù)

　　對物業(yè)管理中出現(xiàn)的業(yè)主之間、業(yè)主與業(yè)主委員會之間、業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)之間，業(yè)主、業(yè)主委員會、物業(yè)管理企業(yè)與各行政管理部門之間的關(guān)系進行協(xié)調(diào)，對物業(yè)管理業(yè)與房地產(chǎn)、建筑裝修、市政環(huán)保、金融等行業(yè)組織協(xié)調(diào)。同時，要提供各種服務(wù)，包括政策咨詢，人才交流、培養(yǎng)、信息溝通和有關(guān)房地產(chǎn)稅費、登記備案手續(xù)等方面。

　　(4)執(zhí)法監(jiān)督

　　行政管理要根據(jù)行政法規(guī)賦予的行政執(zhí)法職權(quán)進行行政執(zhí)法，接受業(yè)主和有關(guān)各方的投訴，對物業(yè)管理中出現(xiàn)的糾紛依法進行行政監(jiān)督管理和處理。

　　(5)市場調(diào)控

　　通過地價、房價、稅收、信貸、服務(wù)費用等經(jīng)濟手段，來調(diào)節(jié)物業(yè)管理中經(jīng)濟活動，扶助和培育物業(yè)管理市場，推動其健康規(guī)范發(fā)展。

　　6?財務(wù)部職責(zé)

　　(1)財務(wù)部職責(zé)范圍

　　1)認真執(zhí)行國家財經(jīng)紀律和集團公司財會規(guī)章制度，維護國家、單位、投資人、債權(quán)人等各方面的合法權(quán)益。

　　2)制定本公司財務(wù)會計方面的規(guī)章制度。

　　3)編制本公司年度財務(wù)計劃，并對計劃執(zhí)行情況按季度進行分析和檢查。

　　4)按月編制會計報表，及時準確地為總經(jīng)理、投資者提供信息。

　　5)按會計制度規(guī)定處理公司日常會計業(yè)務(wù)。

　　6)發(fā)展同各金融機構(gòu)的關(guān)系，積極籌措公司經(jīng)營和發(fā)展所需資金。

　　7)加強與稅務(wù)部門的聯(lián)系，合理、合法地計算、代扣并繳納本公司有關(guān)稅金。

　　8)負責(zé)公司資金的管理，保障本公司資金安全高效地運作。

　　9)參與本公司投資管理，重點管理資金投入和利潤回收。

　　10)負責(zé)本公司的各項審計工作。

　　11)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。

　　(2)財務(wù)部經(jīng)理崗位職責(zé)

　　1)安排財務(wù)部人員的崗位分工，及時布置工作，檢查其完成情況，并適時予以指導(dǎo)。

　　2)負責(zé)制訂公司財務(wù)管理與會計核算制度，報請上級主管部門批準后貫徹執(zhí)行。

　　3)負責(zé)編制公司年度財務(wù)計劃，并組織實施和檢查。

　　4)負責(zé)組織公司的會計核算，及時向集團財務(wù)部編報會計報表。

　　5)在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負責(zé)籌集并合理使用本公司的資金。

　　6)參與重大經(jīng)營和投資項目可行性研究論證，參加其商務(wù)談判和合同擬定。

　　7)參加有關(guān)的經(jīng)營管理會議，參與經(jīng)營決策。

　　8)負責(zé)處理好同企業(yè)內(nèi)外各方面的財務(wù)關(guān)系，特別是同銀行、稅務(wù)、審計等部門的關(guān)系。

　　9)組織會計人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)技術(shù)，參與對會計人員的考核，參與研究會計人員的任用和調(diào)配。

　　10)完成公司的各項審計工作。

　　11)完成總經(jīng)理交辦的其他事宜。

　　(3)出納員崗位職責(zé)

　　①按照現(xiàn)金管理制度和國家其他有關(guān)規(guī)定，負責(zé)現(xiàn)金收付和登記現(xiàn)金日記賬，負責(zé)現(xiàn)金的管理，做到日清月結(jié)，錢賬相符。

　?、诎凑浙y行核算的要求和結(jié)算紀律規(guī)定，負責(zé)銀行日記賬的登記和管理，負責(zé)銀行票據(jù)的簽發(fā)與保管，負責(zé)及時與銀行對賬，月終編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　?、圬撠?zé)公司員工工資、獎金、各項津貼及勞保費用的發(fā)放。

　　7?其它部門的職責(zé)

　　房修部負責(zé)房屋維修養(yǎng)護、設(shè)備設(shè)施的維修養(yǎng)護、室內(nèi)裝修的設(shè)備管理。產(chǎn)業(yè)部負責(zé)經(jīng)營業(yè)務(wù)的開拓與發(fā)展，房產(chǎn)與租貨管理。保潔部負責(zé)環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)督與管理。保安部負責(zé)安全保衛(wèi)與消防安全管理，道路與車輛的停放管理。培訓(xùn)部負責(zé)培訓(xùn)員工的工作，使員工全面掌握工作。后勤部負責(zé)員工的后勤工作與員工的福利。

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