2014年事業(yè)單位考試公文輔導(dǎo)：公文文種

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　　一、文種的涵義

　　在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對(duì)每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡(jiǎn)稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。

　　二、正確標(biāo)明文種的作用

　　1.在公文中正確標(biāo)明文種，有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。

　　2.為公文的撰寫提供方便?！稐l例》和《辦法》都對(duì)每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對(duì)有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟(jì)合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、啟事等等，它們的用途則是人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐形成共識(shí)逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報(bào)告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時(shí)，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。

　　3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機(jī)關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請(qǐng)示屬辦件，要及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報(bào)告屬閱件，一般就無(wú)須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。

　　撰寫公文時(shí)，務(wù)必正確選用文種。不用、錯(cuò)用或生造文種，都會(huì)損害公文的效用。

　　三、選擇文種的依據(jù)

　　1.選擇文種要依據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國(guó)家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)?shù)?、?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，隨意另選文種。

　　2.要看作者與主要受文者(即主送機(jī)關(guān)單位)的工作關(guān)系。只有當(dāng)作者是主要受文者的所屬上級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當(dāng)作者是主要受文者的所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選取呈報(bào)性的上行文種。當(dāng)作者與主要受文者是同級(jí)或不相隸屬關(guān)系時(shí)則只能選用商洽性的平行文種。

　　3.要看作者權(quán)限。有一些文種對(duì)使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。

　　4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實(shí)現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達(dá)和實(shí)現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。

　　四、正確區(qū)分一些易混淆的文種

　　公文中有的文種之間既有相似之處，又有不同之處，既有聯(lián)系又有區(qū)別，使用時(shí)容易混淆。能否正確選用文種，直接關(guān)系到公文質(zhì)量的高低、表達(dá)效果的好壞和公文處理的方便與否。強(qiáng)調(diào)公文文種規(guī)范，尤其要注意正確區(qū)分一些容易混淆的文種。

　　(一)決定與決議

　　他們都是帶有制約，規(guī)范、指揮或指導(dǎo)作用的指揮性公文，在性質(zhì)、寫法上都有許多相似之處。

　　從寫法上看，他們一般都不在正文前寫主送機(jī)關(guān)，而可在文尾抄送欄標(biāo)明“主送”或者“分送”單位。正文都由行文依據(jù)、行文事項(xiàng)和結(jié)語(yǔ)三部分構(gòu)成;都可視內(nèi)容多少寫為篇段合一式、多段式、總分條文式和分部式結(jié)構(gòu)。但是他們又有以下顯著區(qū)別。

　　1.成文過(guò)程不同。決定可經(jīng)會(huì)議議論通過(guò)，也可由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。而決議成文程序嚴(yán)格，須經(jīng)全體會(huì)議或代表大會(huì)例如黨代會(huì)、人代會(huì)、職代會(huì)、會(huì)員代表大會(huì)討論通過(guò)方才生效。

　　2.發(fā)文機(jī)關(guān)(組織)不同。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)都可以制發(fā)決定;而決議只能由圣手關(guān)會(huì)議發(fā)布，不能以機(jī)關(guān)、單位的名義制發(fā)決議。正因?yàn)槿绱?，決議己不再列為國(guó)家行政機(jī)關(guān)常用公文。

　　3.涉及內(nèi)容不同。決定內(nèi)容多為對(duì)某一領(lǐng)域、某一方面的重要事項(xiàng)、重大行動(dòng)做出安排。因此它可分為部署指揮重要工作的決定(簡(jiǎn)稱部署性決定)、處理具體事項(xiàng)的決定(事項(xiàng)決定)和表彰處分決定。決議內(nèi)容多是某系統(tǒng)、某單位、某組織帶全局性、原則性的重要決策事項(xiàng)。它可分為部署指揮性決議、批準(zhǔn)性決議和專門問(wèn)題決議。

　　4.作用不同。決定都帶指令性。起領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用。決議則有多種作用：有的帶指令性，如 《四川省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè)的決議》;有的帶說(shuō)理性，對(duì)有關(guān)人和事做出評(píng)價(jià)，如《中國(guó)共產(chǎn)黨中央委員會(huì)關(guān)于建國(guó)以來(lái)黨的若千歷史問(wèn)題的決議》;有的帶號(hào)召性，如《中共中央關(guān)于社會(huì)主義精神文明建設(shè)指導(dǎo)方針的決議》：有的帶批準(zhǔn)性，如黨代會(huì)、人代會(huì)對(duì)各種工作報(bào)告所作的決議。

　　5.寫作格式上簽注和落款不同。決議都在標(biāo)題下加括號(hào)簽注通過(guò)決議的會(huì)議名稱和通過(guò)日期，正文后就不另標(biāo)落款了。凡會(huì)議通過(guò)的決定，也同決議一樣簽注;由領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的決定，則在正文后寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。

　　(二)公告與通告

　　公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報(bào)、張貼、通過(guò)電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。

　　1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個(gè)文種最主要的區(qū)別。公告用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)，公布某些法定專門事項(xiàng)，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。

　　2.制發(fā)單位不同公告由較高級(jí)別的國(guó)家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個(gè)文種。

　　3.發(fā)送對(duì)象不同公告向國(guó)內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。

　　4.作用不同公告強(qiáng)調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項(xiàng)常有較強(qiáng)的法律效力或行政效力。除法定機(jī)關(guān)或者較高級(jí)別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項(xiàng)往往要求一定范圍的機(jī)關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對(duì)其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。

　　特別要注意不濫用公告。

　　(三)請(qǐng)示與報(bào)告

　　它們都是上行文，常常被混淆使用，但實(shí)際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。

　　1.行文目的、作用不同。請(qǐng)示旨在請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，需要上級(jí)批復(fù)，重在呈請(qǐng)。報(bào)告重在向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況，一般不需上級(jí)答復(fù)，重在呈報(bào)。

　　2.呈報(bào)時(shí)間不同。請(qǐng)示要事前行文，報(bào)告一般在事后或者工作進(jìn)行過(guò)程中行文。

　　3.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，而且一般必須逐級(jí)上報(bào)。報(bào)告有時(shí)可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。

　　4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請(qǐng)示均屬辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時(shí)處理，明確作答，限期批復(fù)。報(bào)告均屬閱件，收文機(jī)關(guān)對(duì)其不作答復(fù)。

　　5.涉及內(nèi)容不同。請(qǐng)示用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示，凡是下級(jí)機(jī)關(guān)、單位無(wú)權(quán)解決、無(wú)力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問(wèn)題，均可寫為請(qǐng)示。而報(bào)告用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)。

　　6.寫作側(cè)重點(diǎn)不同。它們雖然都要陳述、匯報(bào)情況，但報(bào)告的重點(diǎn)就在匯報(bào)工作情況，報(bào)告中不能夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。而請(qǐng)示中陳述情況只是作為請(qǐng)示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點(diǎn)仍在請(qǐng)示事項(xiàng)。

　　正因?yàn)橛猩鲜鰠^(qū)別，絕不能把向上級(jí)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示的請(qǐng)示寫成報(bào)告，也不能寫為請(qǐng)示報(bào)告。

　　(四)請(qǐng)示與函(請(qǐng)求批準(zhǔn)函)

　　這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。請(qǐng)示和請(qǐng)求批準(zhǔn)函都可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

　　1.類型不同。請(qǐng)示是上行文，函是平行文。

　　2.主送機(jī)關(guān)不同。請(qǐng)示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)行文。

　　3.內(nèi)容范圍不同。請(qǐng)示既可用于請(qǐng)求批準(zhǔn)，又可用于請(qǐng)求指示。函主要用于請(qǐng)求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

　　4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同。請(qǐng)示的受文機(jī)關(guān)以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機(jī)關(guān)只能用函(審批函)表明是否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。

　　(五)批復(fù)與函(審批函)

　　這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項(xiàng)，但使用時(shí)有嚴(yán)格的區(qū)別。

　　1.類型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。

　　2.主送機(jī)關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文。

　　3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)。

　　(六)規(guī)劃與計(jì)劃

　　規(guī)劃、計(jì)劃都屬計(jì)劃類文種，但在使用上有區(qū)別。

　　規(guī)劃是時(shí)間較長(zhǎng)、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，常常是對(duì)工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原則性的計(jì)劃。

　　計(jì)劃則可用于各種情況、各種場(chǎng)合。但從時(shí)間角度來(lái)區(qū)分，年度內(nèi)常用計(jì)劃;從機(jī)關(guān)單位的層級(jí)來(lái)區(qū)分，基層單位常用計(jì)劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù)(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時(shí)間(什么時(shí)候誰(shuí)做)、督促檢查(檢查計(jì)劃執(zhí)行情況)。

　　(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別

　　盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點(diǎn)，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。

　　1.效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀(jì)律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀(jì)行為。

　　2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴(yán)格的限定。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國(guó)務(wù)院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)、較大的市(專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)所在地的市和經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市[一般為計(jì)劃單列市])的人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定;民族自治地方的人民代表大會(huì)可制定自治條例和單行條例。

　　行政規(guī)章的作者也有限定性，國(guó)務(wù)院各部、委員會(huì)、中國(guó)人民銀行、審計(jì)署和具有行政管理職能的直屬機(jī)構(gòu)可以制定部門規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。

　　而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以制定。

　　3.制發(fā)程序不同。法規(guī)有法定的嚴(yán)格的立法程序。行政法規(guī)須經(jīng)國(guó)務(wù)院有關(guān)部門報(bào)請(qǐng)立項(xiàng)、國(guó)務(wù)院組織起草、國(guó)務(wù)院法制機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查、國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議審議或者由國(guó)務(wù)院總理審批，然后由國(guó)務(wù)院總理簽署國(guó)務(wù)院令公布。地方性法規(guī)制定程序的預(yù)案提出、審議和表決程序，要按《組織法》、 《立法法》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;省、自治區(qū)、直轄市的人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)制定和頒布地方法規(guī)，須報(bào)全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)和國(guó)務(wù)院備案;較大的市制定地方法規(guī)、民族自治地方制定自治條例和單行條例，都須報(bào)省、自治區(qū)的人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)批準(zhǔn)后施行，并由省、自治區(qū)人大常委會(huì)報(bào)全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)和國(guó)務(wù)院備案。

　　行政規(guī)章應(yīng)按《組織法》、《立法法》《規(guī)章制定程序條例》、《法規(guī)規(guī)章備案條例》等有關(guān)規(guī)定，經(jīng)立項(xiàng)、起草、審查后決定并公布、上報(bào)備案。其中部門規(guī)章應(yīng)當(dāng)經(jīng)部務(wù)會(huì)議或者委員會(huì)會(huì)議決定，地方政府規(guī)章應(yīng)當(dāng)經(jīng)政府常務(wù)會(huì)議或者全體會(huì)議決定。

　　管理規(guī)章只須經(jīng)相應(yīng)的黨政機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)審批，或者經(jīng)有關(guān)會(huì)議通過(guò)即可發(fā)布施行。

　　4.文種不同。法規(guī)規(guī)定用條例、規(guī)定、辦法等文種，其中條例只能作法規(guī)(黨內(nèi)文件中的條例例外)。行政規(guī)章一般用規(guī)定、辦法。而可作管理規(guī)章的文種比較多，如規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)則、準(zhǔn)則、細(xì)則、規(guī)程、制度、公約等。

　　正因?yàn)榉ㄒ?guī)、規(guī)章與管理規(guī)章文書有這些不同，因此不能把他們混為一談籠統(tǒng)地稱為法規(guī)性文件。

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