淺談財(cái)務(wù)管理在物業(yè)項(xiàng)目管理中的作用

　　摘要：財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的有機(jī)組成部分之一，其重要作用是顯而易見和眾所周知的，因?yàn)槠髽I(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最終要在財(cái)務(wù)部門歸集整理，并用數(shù)字來反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)績(jī)，故財(cái)務(wù)管理手段的科學(xué)運(yùn)用，對(duì)監(jiān)控物業(yè)管理企業(yè)的效益提高有著相當(dāng)重要的作用。筆者根椐多年相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)與所在的公司案例相結(jié)合，論述了財(cái)務(wù)管理在物業(yè)管理中的重要作用。

　　財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的有機(jī)組成部分之一，其重要作用是顯而易見和眾所周知的，因?yàn)槠髽I(yè)的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)最終要在財(cái)務(wù)部門歸集整理，并用數(shù)字來反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)實(shí)績(jī)，故財(cái)務(wù)管理手段的科學(xué)運(yùn)用，對(duì)監(jiān)控物業(yè)管理企業(yè)的效益提高有著相當(dāng)重要的作用。

　　一、縮小核算范圍，嚴(yán)把財(cái)務(wù)審核關(guān)

　　以筆者所在公司為例，財(cái)務(wù)部要對(duì)每一個(gè)管理處實(shí)行相對(duì)獨(dú)立的核算，在核定的金額范圍內(nèi)由管理處主任簽字報(bào)銷。但是，財(cái)務(wù)審核采用“一支筆審核”。公司規(guī)定所有發(fā)票的報(bào)銷，除管理處主任簽字外，均由財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”來審核原始報(bào)銷憑證，對(duì)于超過管理處主任權(quán)限的，除財(cái)務(wù)主管審核外，另外還需總經(jīng)理簽字核準(zhǔn)。這種財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的建立有利于原始憑證的規(guī)范，同時(shí)也有利于發(fā)現(xiàn)報(bào)銷漏洞，對(duì)有效開展物業(yè)項(xiàng)目的節(jié)約工作具有實(shí)際操作的可行性和尺度把握上的一致性。

　　二、財(cái)務(wù)管理是發(fā)現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)管理漏洞的有效工具之一

　　案例一：一次，由筆者所在公司管轄的某小區(qū)來公司核報(bào)公共維修費(fèi)中列支的燈泡采購(gòu)發(fā)票，財(cái)務(wù)部卻發(fā)現(xiàn)這次進(jìn)價(jià)比平常的進(jìn)價(jià)要高出很多，并且是物業(yè)管理公司不經(jīng)常進(jìn)貨的“綠源牌”節(jié)能燈。采購(gòu)人員是樣描述的：該燈泡使用壽命長(zhǎng)且在一年內(nèi)保退保換，所以價(jià)格比原來的價(jià)格要高一點(diǎn)。這樣的解釋似乎也較合情理，但是財(cái)務(wù)部人員總覺得該說法有些牽強(qiáng)，于是指派辦公室采購(gòu)人員對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查摸底，結(jié)論是該采購(gòu)人員說法屬實(shí)，但是燈泡的價(jià)格上是有“貓膩”的 ―― 每只燈泡的成本價(jià)比市面價(jià)高開了 2 元。后來，財(cái)務(wù)人員又登陸了“綠源牌”節(jié)能燈的網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)上就有特約供給點(diǎn)，于是與當(dāng)?shù)氐奶丶s供給店的負(fù)責(zé)人進(jìn)行了聯(lián)系洽談，并商定了 3 年進(jìn)貨量的采購(gòu)合同，使每只燈泡價(jià)格比市場(chǎng)價(jià)還便宜了 2 元，為廣大業(yè)主所共有的公共維修費(fèi)少支出了 5000 元，并為此警告和處罰了原采購(gòu)人員。

　　由此可以舉一反三，假如物業(yè)管理公司對(duì)所有大宗物資采購(gòu)均采用貨比三家、公司統(tǒng)一集中采購(gòu)的方式，對(duì)品種雜、價(jià)值低、采購(gòu)頻繁的小商品實(shí)施定點(diǎn)、定人、管理主任簽批的采購(gòu)制度，不僅能堵塞了物業(yè)管理公司的管理漏洞，而且能大大節(jié)約業(yè)主的公共維修資金，提高了物業(yè)管理公司的社會(huì)聲譽(yù)，贏得廣大業(yè)主的好評(píng)。

　　三、財(cái)務(wù)日常監(jiān)督制度是解決節(jié)能降耗問題的好幫手

　　案例二： 2006 年 7 月，寧波市提高了水費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，供水企業(yè)對(duì)物業(yè)管理公司高層、小高層的水價(jià)采用躉售政策，給予物業(yè)管理公司 8% 的優(yōu)惠(包含水損補(bǔ)貼，不答應(yīng)再向業(yè)主分?jǐn)?。以前，筆者所在的公司對(duì)高層、小高層的水價(jià)采用一年收費(fèi)一次的政策，至于水損則由各位業(yè)主按比例分?jǐn)?，為此廣大業(yè)主也有一些怨言，管理處也沒有能從根本上解決這一問題的辦法。但是隨著這次水價(jià)收費(fèi)政策的調(diào)整，使財(cái)務(wù)人員萌發(fā)了“ 8% 的優(yōu)惠能否彌補(bǔ)正常水損”的念頭，故要求管理處將當(dāng)月抄表度數(shù)與水費(fèi)發(fā)票載明的實(shí)用度數(shù)進(jìn)行比對(duì)并書面報(bào)告公司，結(jié)果發(fā)現(xiàn)管理處的水表所抄錄的合計(jì)數(shù)遠(yuǎn)低于供水公司發(fā)票上的抄錄數(shù)， 8% 水價(jià)的補(bǔ)貼不能彌補(bǔ)水損。于是，物業(yè)管理公司立即要求該管理處務(wù)必在最短時(shí)間內(nèi)聘請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行查漏，結(jié)果發(fā)現(xiàn)在澆鑄很厚的混凝土路面下有漏水，于是立即進(jìn)行緊急搶修，核查發(fā)現(xiàn)原來該漏洞是房地產(chǎn)開發(fā)公司是在施工期間遺留下來的，難怪原來業(yè)主反映如此大!物業(yè)管理公司便直接跟房地產(chǎn)開發(fā)公司聯(lián)系，要求彌補(bǔ)水損。經(jīng)過多次商談，房地產(chǎn)開發(fā)公司終于答應(yīng)彌補(bǔ)一定的損失以償還給業(yè)主，平息了 2 年多來業(yè)主的怨聲。(注：寧波市對(duì)高層、小高層采用二次供水，供水方只抄總表，根據(jù)總表度向物業(yè)管理公司托收，總表后的各業(yè)主用量由物業(yè)管理公司自抄并收費(fèi))

　　四、財(cái)務(wù)的計(jì)劃是控制物業(yè)管理成本的有效手段

　　筆者所在公司對(duì)所管小區(qū)的經(jīng)濟(jì)目標(biāo)管理方法是：年末由管理處上報(bào)下一年度的人員數(shù)，核定各項(xiàng)費(fèi)用開支計(jì)劃，下年初由財(cái)務(wù)部門根據(jù)各小區(qū)年終決算情況進(jìn)行分析比較，確定落實(shí)各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)，由總經(jīng)理與各管理處主任簽訂經(jīng)濟(jì)責(zé)任目標(biāo)考核任務(wù)書，在該任務(wù)書中明確了管理處主任的職責(zé)、權(quán)限，由管理處主任作為財(cái)務(wù)指標(biāo)考核的第一責(zé)任人，各項(xiàng)費(fèi)用指標(biāo)、經(jīng)濟(jì)效益指標(biāo)和獎(jiǎng)罰指標(biāo)與管理處主任的經(jīng)濟(jì)利益直接掛鉤，加強(qiáng)管理處主任對(duì)本小區(qū)成本開支的責(zé)任，以確保公司順利完成董事會(huì)下達(dá)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)。

　　五、嚴(yán)格財(cái)務(wù)管理，加強(qiáng)日常監(jiān)控力度

　　盡管各管理處有經(jīng)濟(jì)指標(biāo)考核，但是對(duì)節(jié)能、降耗仍然存在一定的不足。如對(duì)公共維修材料領(lǐng)用缺乏監(jiān)控力度、對(duì)能耗對(duì)比指標(biāo)缺乏有效核算、對(duì)易耗品的管理不到位等現(xiàn)象，為此公司對(duì)各管理處直接派駐財(cái)務(wù)核算人員，要求他們對(duì)各種備用材料建立登記、領(lǐng)用制度;報(bào)銷需有工程派工單，以及管理員現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證簽字、管理處主任簽字審批的核銷制度;同時(shí)要求各管理處每月申報(bào)不涉及公司成本的公共維修費(fèi)開支臺(tái)賬，代收代付的水、電費(fèi)臺(tái)賬并及時(shí)比較分析，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)督促糾正，這樣大大推進(jìn)了公司的節(jié)能、降耗工作。

　　六、充分運(yùn)用財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制新項(xiàng)目管理處的裝修成本

　　目前，寧波市新交付的物業(yè)均是毛坯房。因此，物業(yè)管理公司接管時(shí)就必須根據(jù)自己實(shí)務(wù)操作的特點(diǎn)進(jìn)行功能性布局并裝修。每個(gè)管理處的裝修，對(duì)物業(yè)管理公司來說，都是一筆價(jià)值不菲的支出，為此，筆者所在的公司制定了沿用歷史成本為依據(jù)的原則，適當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)裝修的價(jià)格信息進(jìn)行招標(biāo)，通過裝修公司互相競(jìng)標(biāo)，中標(biāo)公司的裝修價(jià)格自然是市場(chǎng)價(jià)格或比市場(chǎng)價(jià)格更優(yōu)惠，從而節(jié)約了物業(yè)管理處的裝修支出。

　　綜上所述，只要財(cái)務(wù)管理手段運(yùn)用得當(dāng)，在日常物業(yè)管理的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，節(jié)能降耗仍大有可為，在事先、事中、事后均會(huì)發(fā)揮很大作用的發(fā)揮，這不僅能提高物業(yè)管理公司的經(jīng)濟(jì)效益，也對(duì)提高物業(yè)管理公司的社會(huì)效益(主要是公共維修資金使用的節(jié)約)大有裨益。

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