公路監(jiān)理工程師：施工合同信息管理

l．合同信息管理的含義
　　施工合同管理是對(duì)工程承包合同的簽訂、履行、變更和解除等進(jìn)行籌劃和控制的過(guò)程。為了確保各方利益，保證合同的順利履行，必須重視合同信息管理工作，即對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的各種信息進(jìn)行收集、整理、處理、存儲(chǔ)、傳遞和應(yīng)用，使有關(guān)部門和人員能及時(shí)準(zhǔn)確地獲取相應(yīng)的信息，便于及時(shí)作出有關(guān)決策。
施工合同信息管理的任務(wù)包括對(duì)有關(guān)施工合同信息進(jìn)行分類和編碼，確定合同信息收集與處理工作流程圖，確定信息管理任務(wù)分工表，確定各種報(bào)表和報(bào)告的內(nèi)容和格式，進(jìn)行合同信息的文檔管理，建立信息管理制度和文檔管理制度等。
2．信息分類與編碼
1、建設(shè)項(xiàng)目中的發(fā)包方與承包方是一種合同關(guān)系，雙方均應(yīng)該以合同為核心展開相關(guān)工作，而項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的多數(shù)信息都是與合同有關(guān)的，如有關(guān)質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用等的信息都是合同信息，設(shè)計(jì)變更、材料采購(gòu)與供應(yīng)、有關(guān)試驗(yàn)和檢驗(yàn)報(bào)告等都與合同的履行有關(guān)。因此項(xiàng)目施工中的信息種類多，數(shù)量大，必須對(duì)其進(jìn)行分類和編碼，才能有效地進(jìn)行管理。
一個(gè)項(xiàng)目有不同類型和不同用途的信息，可以從不同角度對(duì)其進(jìn)行分類，如可以按項(xiàng)目的分解結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類，如子項(xiàng)目1、子項(xiàng)目2、子項(xiàng)目n等進(jìn)行信息分類；也可以按項(xiàng)目管理工作的任務(wù)進(jìn)行分類，如成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等進(jìn)行信息分類。
施工合同履行過(guò)程中可能產(chǎn)生的各種信息有：
●  補(bǔ)充簽訂的協(xié)議；
●  業(yè)主或工程師的工作指令、工程簽證、信件、會(huì)談紀(jì)要等；
●  各種變更指令、申請(qǐng)、變更記錄；
●  各種檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑒定報(bào)告；
●  施工中的各種記錄、施工日記等；
●  官方的各種批文、文件；
●  反映工程實(shí)施情況的各種報(bào)表、報(bào)告、圖片等。
　　為了有組織地存儲(chǔ)信息，方便信息檢索和加工整理，必須對(duì)施工項(xiàng)目的合同信息進(jìn)行編碼，如合同編碼，項(xiàng)目結(jié)構(gòu)編碼，函件編碼，進(jìn)度報(bào)告編碼，成本項(xiàng)編碼，等等。這些編碼可以為不同的用途而編制，如成本項(xiàng)編碼服務(wù)于成本控制。
　　但是有些編碼并不僅僅是對(duì)某一項(xiàng)管理工作而編制，如成本控制、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等都要用到項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)編碼，因此，需要進(jìn)行編碼的組合。如某合同中某部位(或某子項(xiàng)目)的進(jìn)度信息可以用組合編碼的方式表示為：
合同號(hào)／項(xiàng)目結(jié)構(gòu)(部位或子項(xiàng)目)號(hào)／進(jìn)度類別信息號(hào)／流水號(hào)。
3．明確任務(wù)分工、責(zé)任分工
　　為保證信息管理任務(wù)的落實(shí)，必須從組織上予以保證，明確信息管理的人員、分工和責(zé)任，建立信息管理任務(wù)分工表和職能分工表，明確哪些信息由誰(shuí)負(fù)責(zé)收集、誰(shuí)負(fù)責(zé)處理、職能分工是什么等等。比如，文件的收發(fā)由某一專人負(fù)責(zé)，但不同文件的簽發(fā)權(quán)可能屬于不同的管理人員，而收到的質(zhì)量或費(fèi)用的信息又可能由不同的管理人員處理，等等。因此，必須落實(shí)具體管理崗位和人員，并進(jìn)行任務(wù)分工和職能分工。
4．建立合同信息管理制度和文檔管理制度
　　要建立合同信息的采集、處理、存儲(chǔ)和應(yīng)用的工作制度，確定各種信息的處理工作流程，從制度上保證信息管理工作的有序、順暢。
　　對(duì)施工管理中的各種文檔，要建立文檔管理工作制度，對(duì)歸檔資料進(jìn)行分類、登記和編碼，建立合理的借閱制度和保密制度。

更多信息請(qǐng)?jiān)L問(wèn)：公路監(jiān)理師頻道     公路監(jiān)理師論壇
?09年公路監(jiān)理考試輔導(dǎo)由申玉辰、王志義、賈彥芳、董軍兆老師聯(lián)合主講
?2009年公路監(jiān)理工程師考試網(wǎng)上遠(yuǎn)程輔導(dǎo)招生簡(jiǎn)章！
?老師輔導(dǎo)每天24小時(shí)不限時(shí)間隨時(shí)反復(fù)學(xué)習(xí)！
?09年公路監(jiān)理師將全部采用視頻教學(xué).